작업 플로우에서 Microsoft 캘린더 작업 사용하기

사용 중인 플랜

Suite, 모든 버전

Growth, Professional, Enterprise 또는 Enterprise Plus

관리자는 작업 빌더를 Microsoft 캘린더와 같은 외부 시스템에 연결하여 자동화된 워크플로우에서 Zendesk를 외부 시스템과 연결하여 공동 작업을 개선하고 여러 플랫폼 간에 원활한 경험을 유지할 수 있습니다.

참고: 작업 플로우에서 외부 시스템과 관련된 단계를 통칭하여 외부 작업이라고 합니다.

이 문서에서는 다음과 같은 주제를 다룹니다.

• Microsoft 캘린더를 작업 빌더에 연결하기
• 작업 플로우에서 Microsoft 캘린더 작업 사용하기
• 사용법: 티켓이 재배정될 때 자동으로 Microsoft 캘린더에 인수인계를 위한 모임 만들기

Microsoft 캘린더를 작업 빌더에 연결하기

작업 플로우에 외부 작업을 포함하기 전에 작업 빌더를 외부 시스템에 연결해야 합니다.

작업 플로우에서 사용하기 위해 외부 시스템에 연결할 때 다음 성공 사례를 권장합니다.

• 작업 플로우에 의해 수행된 모든 외부 작업은 외부 시스템을 연결한 사용자가 한 것으로 표시됩니다. 따라서 각 외부 시스템에 연결할 때 개인 자격 증명보다는 전용 서비스 계정을 사용하는 것이 가장 좋습니다.
• 모든 연동 서비스가 필요한 범위에 대한 액세스를 요청합니다. 하지만 외부 시스템에 연결을 승인하기 전에 반드시 범위를 검토하고 검증해야 합니다.
• OpenAI와 같은 API 키 기반 도구의 자격 증명을 관리할 때는 키를 안전한 보관소나 자격 증명 관리 프로그램에 저장하는 것이 가장 좋습니다.

Microsoft 캘린더를 작업 빌더에 연결하려면 다음과 같이 하세요.

1. 관리 센터의 사이드바에서 앱 및 연동 서비스를 클릭한 다음 작업 > 작업 플로우를 선택합니다.
2. 작업 플로우를 만들거나 편집합니다.
3. 단계 사이드바를 엽니다.
4. 외부 작업 아래에서 Microsoft 캘린더를 클릭합니다.
5. 연결을 클릭합니다.
6. Microsoft를 사용하여 계정을 인증합니다.

   Microsoft 캘린더에 연결할 때 사용자 범위를 사용하므로 서비스 계정을 사용해야 합니다. 개인 계정으로 인증하는 것은 제대로 작동하지 않습니다.

   offline_access, User.Read, Calendars.Read, Calendars.ReadWrite, MailboxSettings.Read, MailboxSettings.ReadWrite 범위가 필요합니다.

   참고: 작업 플로우에 의해 수행된 모든 외부 작업은 외부 시스템을 연결한 사용자가 한 것으로 표시됩니다.

시스템에 연결된 후에는 연결되었다는 표시와 연결된 인스턴스에 대한 세부 정보, Jira에서 사용할 수 있는 작업을 볼 수 있습니다.

작업 플로우에서 Microsoft 캘린더 작업 사용하기

Microsoft 캘린더 작업 단계를 사용하여 Microsoft 캘린더에서 자동으로 캘린더 이벤트를 만들고, 업데이트하고, 관리할 수 있습니다.

다음과 같은 Microsoft 캘린더 작업을 사용할 수 있습니다.

• 이벤트 만들기
• 이벤트 업데이트
• 이벤트 검색
• 이벤트 삭제

캘린더 이벤트 만들기

이벤트 만들기 작업을 사용하여 새 캘린더 이벤트를 만드세요. 예를 들어, Zendesk에서 우선 순위가 높은 티켓이 만들어질 때 자동으로 후속 모임 또는 알림을 만들고 싶을 수 있습니다.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

	변수
입력	external_id, calendar_id, title, start_time, end_time, attendees, description, location
출력	id, link

캘린더 이벤트 업데이트하기

이벤트 업데이트 작업을 사용하여 티켓 기한이 변경될 때 다시 스케줄하는 등 기존 캘린더 이벤트를 수정하세요.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

	변수
입력	external_id, calendar_id, event_id, updated_fields
출력	id, link

캘린더 이벤트 검색하기

캘린더 이벤트 검색 작업을 사용하여 기존 캘린더 이벤트에 대한 정보를 검색하세요. 이벤트가 이미 있는지 여부를 확인하고 기존 이벤트의 세부 정보를 확인하는 데 유용합니다.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

	변수
입력	external_id, query (title, date range, attendee)
출력	events (id, title, start_time, end_time, attendees, link)

캘린더 이벤트 삭제하기

이벤트 삭제 작업을 사용하여 기존 캘린더 이벤트를 삭제하세요.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

	변수
입력	external_id, calendar_id, event_id
출력	없음

사용법: 티켓이 재배정될 때 자동으로 Microsoft 캘린더에 인수인계를 위한 모임 만들기

다음 예의 작업 플로우는 티켓이 재배정될 때 자동으로 Microsoft 캘린더에 모임을 만들고 이전 담당자와 새 담당자를 초대합니다. 이로써 티켓의 전체 컨텍스트와 함께 일관된 소유권 이전을 통해 지연 시간을 줄이고 책임성을 높입니다.

그러한 작업 플로우는 다음 단계들로 구성될 수 있습니다.

1. 다음과 같은 세부 정보로 작업 플로우 트리거를 추가합니다.
   1. 트리거 추가를 클릭합니다.
   2. 단계 사이드바의 Zendesk 아래에서 티켓을 클릭합니다.
   3. 라우팅을 클릭하고 티켓 배정 변경됨을 선택합니다.
2. 티켓 세부 정보를 조회하는 단계를 추가합니다.
   1. 작업 빌더에서 작업 플로우 트리거 아래의 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
   2. 단계 사이드바의 Zendesk 작업 아래에서 티켓 조회를 클릭합니다.
   3. 티켓 ID 아래에서 필드를 클릭한 다음 대신 변수 선택을 클릭합니다.
   4. 변수 메뉴 내에서 사용할 변수를 출력하는 단계로 티켓 배정 변경됨을 선택한 다음 티켓 ID를 선택합니다.
3. 티켓 담당자에 대한 사용자 세부 정보를 조회하는 단계를 추가합니다.
   1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
   2. 단계 사이드바의 Zendesk 작업 아래에서 사용자 조회를 클릭합니다.
   3. 사용자 ID 유형 아래에서 Zendesk 사용자 ID를 선택합니다.
   4. 사용자 ID에 대해 변수 추가를 클릭합니다.
   5. 변수 메뉴 내에서 사용할 변수를 출력하는 단계로 티켓 조회를 선택한 다음 담당자 ID를 선택합니다.
4. 티켓 요청자의 조직에 대한 세부 정보를 조회하는 단계를 추가합니다.
   1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
   2. 단계 사이드바의 Zendesk 작업 아래에서 조직 조회를 클릭합니다.
   3. 조직 ID 유형 아래에서 Zendesk 조직 ID를 선택합니다.
   4. 조직 ID에 대해 변수 추가를 클릭합니다.
   5. 변수 메뉴 내에서 사용할 변수를 출력하는 단계로 사용자 조회를 선택한 다음 조직 ID를 선택합니다.
5. 티켓, 요청자, 조직에 대해 수집한 정보를 기반으로 캘린더 이벤트를 만드는 단계를 추가합니다.
   1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
   2. 단계 사이드바의 외부 작업 아래에서 Microsoft 캘린더를 클릭한 다음 이벤트 만들기를 선택합니다.
   3. 캘린더 아래에서 이벤트를 만들 연결된 계정에서 적합한 캘린더를 선택합니다.
   4. 제목 아래에 핸드오프 티켓을 입력한 다음 변수 추가 > 티켓 ID를 클릭합니다.
6. 저장을 클릭합니다.
7. 테스트를 클릭하여 작업 플로우를 테스트합니다.
8. 옵션 메뉴()를 클릭하고 활성화를 선택하면 티켓 담당자가 변경될 때 자동으로 티켓 핸드오프 모임을 스케줄하는 작업 플로우를 사용하기 시작합니다.