Compartilhamento de conversas de e-mail com sua equipe

Qual é o meu plano?

As mensagens de e-mail que você envia para seus leads e contatos e recebe deles podem ficar visíveis para (ou seja, ser compartilhadas com) outros membros de sua equipe. Você pode fazer isso uma única vez (para um lead ou contato específico) ou permitir que todas as conversas por e-mail fiquem visíveis para todos usuários do Sell. É possível definir configurações de visibilidade separadamente para leads, contatos e oportunidades.

Este artigo abrange os seguintes tópicos:

• Ativação da visibilidade de e-mail para um endereço de e-mail
• Como as configurações de visibilidade afetam os contatos e as oportunidades
• Ativação de visibilidade global de e-mail
• Trabalho com conversas por e-mail compartilhadas 

Ativação da visibilidade de e-mail para um endereço de e-mail

É possível permitir que uma conversa por e-mail entre um lead ou contato, ou relacionada a uma oportunidade específica, fique visível para outros usuários do Sell por meio de uma configuração rápida no cartão de lead, contato ou oportunidade.

Como permitir que todos os usuários visualizem uma conversa por e-mail

1. Na página de Leads, Contatos ou Oportunidades, selecione o lead, o contato ou a oportunidade que contém a conversa que você deseja compartilhar.
2. Abaixo das abas Adicionar uma observação e Enviar um e-mail, você verá a configuração Conversas por e-mail visíveis. Clique em Nenhuma para alterar a configuração.

   

3. Clique na caixa de seleção ao lado do nome do lead ou do contato.
4. Clique em Salvar e a configuração de visibilidade será alterada para Todas.

Selecionar essa configuração faz com que as mensagens recebidas e enviadas por esse endereço de e-mail fiquem visíveis para outros usuários do Sell que tenham acesso ao lead, ao contato ou à oportunidade.

Você pode desativar a configuração a qualquer momento seguindo as mesmas etapas.

Observação: essa configuração se aplica ao endereço de e-mail selecionado usado na conversa por e-mail. Se o lead ou contato tiver um outro endereço de e-mail no perfil (em um campo personalizado), isso não terá efeito sobre esse endereço. 

Como as configurações de visibilidade afetam os contatos e as oportunidades

Alterar as configurações de visibilidade afeta os contatos e as oportunidades das seguintes maneiras:

• Compartilhar o endereço de e-mail de um contato no cartão de contato também faz com que o endereço seja compartilhado (fique visível) no cartão de oportunidade dele.
• Compartilhar o endereço de e-mail de uma oportunidade no cartão de oportunidade, entretanto, não o torna visível no cartão do contato. Se você quiser que tanto o cartão de contato quanto o da oportunidade fiquem visíveis, precisa alterar as configurações de visibilidade nos dois cartões.
• Se você cancelar o compartilhamento de um endereço de e-mail em um cartão de contato, será solicitado que escolha se quer fazer o mesmo em relação ao endereço de e-mail em todas as oportunidades associadas que o contato possui.
• Da mesma forma, se você cancelar o compartilhamento de um endereço de e-mail em um cartão de oportunidade, será solicitado que você faça o mesmo para o contato.

Ativação de visibilidade global de e-mail

Além de compartilhar um endereço de e-mail por vez, você pode compartilhar suas conversas por e-mail com sua equipe. Isso pode ser feito separadamente para leads, contatos e oportunidades.

Observação: a configuração global é substituída quando você compartilha manualmente um endereço de e-mail usando as instruções mostradas acima. Por exemplo, se o padrão do sistema for que todas as conversas por e-mail com seus leads não fiquem visíveis, mas você define manualmente um endereço de e-mail do lead que deseja tornar visível, isso substitui a configuração global e deixa o endereço visível para os outros usuários.

Como ativar o compartilhamento global de e-mail

1. Clique no ícone Configurações () e selecione Canais de comunicação > E-mail.
2. Selecione a aba Visibilidade.
3. Clique em Invisíveis para usuários para alterar as configurações de visibilidade separadamente para leads, contatos e oportunidades.

   

   Você tem estas quatro opções:

   • Invisíveis para usuários - a configuração padrão. Suas conversas não ficam visíveis para outros usuários.
   • Visíveis para usuários - suas conversas ficam visíveis para outros usuários.
   • Visíveis para usuários somente se eu for responsável ou colaborador - suas conversas ficam visíveis somente se você for o responsável pelo lead, contato ou oportunidade, ou se você for um colaborador em um deles.
   • Visíveis para usuários somente se eu for responsável - suas conversas ficam visíveis somente se você for o responsável pelo lead, contato ou oportunidade.
4. Clique em Salvar.

Observação: se você selecionar a opção Visíveis para usuários somente se eu for responsável ou colaborador ou a opção Visíveis para usuários somente se eu for responsável e alterar a responsabilidade pelo lead, contato ou oportunidade, a configuração de visibilidade neles será determinada pelas configurações de visibilidade do novo responsável.

Trabalho com conversas por e-mail compartilhadas

A configuração de visibilidade é exibida em mensagens de e-mail no feed de atividade dos cartões de lead, contato e oportunidade. O ícone de cadeado fechado indica que a conversa não foi compartilhada, já o cadeado aberto indica que foi compartilhada.

Quando outros membros da sua equipe compartilharem as conversas por e-mail deles, você verá o status de recebimento dos e-mails enviados, como veria em seus próprios e-mails. Você não verá se o responsável pela conversa leu um e-mail e não poderá responder a conversas que forem compartilhadas com você. No entanto, você poderá encaminhar mensagens de e-mail compartilhadas.