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将操作生成器连接到外部系统（例如 Google 云端硬盘）后，管理员可以将 Zendesk 与自动化工作流程中的外部系统整合起来，从而改善协作并维持跨多个平台的无缝体验。
注意：与操作工作流程中的外部系统关联的步骤统称为外部操作。
本文章包含以下主题：
  • 将 Google Drive 连接到操作生成器
  • 在操作流程中使用 Google 云端硬盘操作
  • 配方：当 Zendesk 工单被识别为潜在客户时，在 Google 云端硬盘中查找销售手册

将 Google Drive 连接到操作生成器

在操作工作流程中包含外部操作之前，您必须将操作生成器连接到外部系统。

连接到外部系统以用于操作流程时，建议采用以下最佳实践：
  • 操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。
  • 所有整合都请求对必要范围进行访问。但是，在授权连接到外部系统之前，请务必查看并验证范围。
  • 在管理基于 API 密钥的工具（例如OpenAI ）的凭证时，最好将密钥存储在安全的保管库或凭证管理器中。
将操作生成器连接到 Google 云端硬盘
  1. 在管理中心，单击应用和整合，然后选择操作>操作流程。
  2. 创建或编辑操作工作流程。
  3. 打开步骤侧栏。
  4. 在外部操作下，单击Google 云端硬盘。
  5. 单击连接。
  6. 按照 Google 的提示进行身份验证并完成连接。

    您将登录 Google Workspace 或 Google 云端硬盘帐户，在托管环境中可能需要管理员批准。

    您用于进行身份验证的帐户需要有以下作用域：https://www.googleapis.com/auth/drive.file .

    注意：操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。

连接到系统后，您将看到一个已连接指示器、已连接实例的详情，以及 Google 云端硬盘的可用操作。

在操作流程中使用 Google 云端硬盘操作

Google 云端硬盘操作步骤可用于发送新电邮。

可用的 Google 云端硬盘操作如下：
  • 搜索文件
  • 搜索文件夹
  • 创建文件夹
  • 创建文件

在 Google 云端硬盘中搜索文件

使用搜索文件操作可根据文件名和其他文件元数据查找文件。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 必填： File name

可选：Match type ，Additional filters ，Parent folder ID ， File type

输出 文件元数据，包括original file name，ID ，Owner ，type ，和 Modified timestamp

在 Google 云端硬盘中搜索文件夹

使用搜索文件夹操作可根据文件夹的名称和其他元数据查找文件夹。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 必填： File name

可选：Match type ，Additional filters ， Parent folder ID

输出 文件元数据，包括original file name，ID ，Owner ，type ，和 Modified timestamp

在 Google 云端硬盘中创建文件夹

使用创建文件夹操作在 Google 云端硬盘中创建新文件夹。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 必填： Folder name

可选： Parent folder ID

输出 文件元数据

在 Google 云端硬盘中创建文件

使用创建文件操作在 Google 云端硬盘中创建文件。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 必填：File name ， File content

可选：File type ， Parent folder ID

输出 文件元数据

配方：当 Zendesk 工单被识别为潜在客户时，在 Google 云端硬盘中查找销售手册

以下示例操作工作流程使用专员添加的工单标签，在 Google 云端硬盘中自动查找相应的 Sales Playbook 文件，并在工单被识别为潜在客户时，将其链接发送给销售团队。

此类操作流程将包含以下步骤：
  1. 使用以下详情添加一个操作工作流程触发器：
    1. 单击添加触发器。
    2. 在该步骤侧栏中的Zendesk下，单击工单。
    3. 单击生命周期，然后选择工单已添加工单标签。
    4. 单击添加条件。
    5. 在变量下，单击工单标签已更改，然后选择标签（已添加） 。
    6. 将运算符设置为包含至少 1 个的。
    7. 在值下，输入sales_潜在客户。
  2. 添加步骤以查找工单详情：
    1. 在操作生成器中操作工作流程触发器下方，单击添加步骤图标 ( ）。
    2. 在步骤侧栏中的Zendesk 操作下，单击查找工单。
    3. 在工单 ID下，单击字段，然后单击选择一个变量。
    4. 在变量菜单中，选择带工单标签的作为输出您要使用的变量的步骤，然后选择工单 ID 。
  3. 添加一个步骤，以查找关于工单请求者的用户详情：
    1. 在操作生成器中，单击添加步骤图标 ( ）。
    2. 在步骤侧栏中的“Zendesk 操作”下，单击查找用户。
    3. 在用户 ID 类型下，选择Zendesk 用户 ID 。
    4. 对于用户 ID ，单击添加变量。
    5. 在变量菜单中，选择查找工单，作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择请求者 ID 。
  4. 添加步骤以查找工单请求者组织的详情：
    1. 在操作生成器中，单击添加步骤图标 ( ）。
    2. 在步骤侧栏中的Zendesk 操作下，单击查找组织。
    3. 在组织 ID 类型下，选择Zendesk 组织 ID 。
    4. 对于组织 ID ，单击添加变量。
    5. 在变量菜单中，选择查找用户作为输出您要使用的变量的步骤，然后选择组织 ID 。
  5. 添加一个在 Google 云端硬盘中搜索相关销售 Playbook 文件的步骤：
    1. 在操作生成器中，单击添加步骤图标 ( ）。
    2. 在步骤侧栏中的外部操作下，单击搜索文件。
    3. 在文件名下，输入sales_Playbook_location _.pdf ，其中location是变量：

      单击添加变量。在变量菜单中，选择查找工单作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择位置。

  6. 添加一个步骤，根据您收集的工单、用户和组织信息发送电邮：
    1. 在操作生成器中，单击添加步骤图标 ( ）。
    2. 在步骤侧栏中的外部操作下，单击Gmail ，然后选择发送电邮。
    3. 在收件人的电邮下，输入内部销售团队通讯组列表。例如， sales@yourcompany.com 。
    4. 在标题下，输入工单工单 ID是潜在客户，其中工单 ID是一个变量。

      单击添加变量，选择查找工单，选择工单 ID ，将工单 ID变量插入到标题中。

    5. 在正文下，输入您要发送给销售团队内部，面向新目标客户的消息。包含相关工单和用户信息，分别作为来自查找工单和查找用户步骤的变量，以便简化跟进。在以下示例中，所有变量都以斜体显示： 
      Hi Sales Team,

Ticket Ticket ID has been identified as a lead. Can you please follow up with User Name as soon as possible?

User contact information:
- Email: User Email
- Phone: User Phone
- Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
- Sales playbook: file link

Here's more context on the ticket:
- Ticket subject: Ticket Subject
- Ticket description: Ticket Description
- Last ticket update: Ticket's Latest agent update
  7. 单击保存。
  8. 单击测试以测试操作流程。
  9. 单击选项菜单 ( ）并选择激活，以便在 Zendesk 工单被识别为销售潜在客户时，自动开始通过电邮将链接发送到相应的销售手册。

翻译免责声明：本文章使用自动翻译软件翻译，以便您了解基本内容。 我们已采取合理措施提供准确翻译，但不保证翻译准确性

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