在操作流程中使用 Google 云端硬盘操作

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将 操作生成器 连接到外部系统（例如 Google 云端硬盘）后，管理员可以将 Zendesk 与自动化工作流程中的外部系统整合起来，从而改善协作并维持跨多个平台的无缝体验。

注意：与操作工作流程中的外部系统关联的步骤统称为 外部操作。

本文章包含以下主题：

• 将 Google Drive 连接到操作生成器
• 在操作流程中使用 Google 云端硬盘操作
• 配方：当 Zendesk 工单被识别为潜在客户时，在 Google 云端硬盘中查找销售手册

将 Google Drive 连接到操作生成器

在操作工作流程中包含外部操作之前，您必须将操作生成器连接到外部系统。

连接到外部系统以用于操作流程时，建议采用以下最佳实践：

• 操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。
• 所有整合都请求对必要范围进行访问。但是，在授权连接到外部系统之前，请务必查看并验证范围。
• 在管理基于 API 密钥的工具（例如OpenAI ）的凭证时，最好将密钥存储在安全的保管库或凭证管理器中。

将操作生成器连接到 Google 云端硬盘

1. 在 管理中心，单击 应用和整合 ，然后选择 操作 > 操作流程。
2. 创建 或 编辑 操作工作流程。
3. 打开步骤侧栏。
4. 在 外部操作下，单击 Google 云端硬盘。
5. 单击连接。
6. 按照 Gmail 的提示进行身份验证并完成连接。

   您将登录 Google Workspace 或 Google 云端硬盘帐户，在托管环境中可能需要管理员批准。

   您用于进行身份验证的帐户需要有以下作用域： https://www.googleapis.com/auth/drive.file.

   注意：操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。

连接到系统后，您将看到一个已连接指示器、已连接实例的详情，以及 Google 云端硬盘的可用操作。

在操作流程中使用 Google 云端硬盘操作

Google 云端硬盘操作步骤可用于发送新电邮。

可用的 Google 云端硬盘操作如下：

• 搜索文件
• 搜索文件夹
• 创建文件夹
• 创建文件

在 Google 云端硬盘中搜索文件

使用 搜索文件 操作可根据文件名和其他文件元数据查找文件。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	必填： File name 可选： Match type， Additional filters， Parent folder ID， File type
输出	文件元数据，包括 original file name， ID， Owner， type，和 Modified timestamp

在 Google 云端硬盘中搜索文件夹

使用 搜索文件夹 操作可根据文件夹的名称和其他元数据查找文件夹。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	必填： File name 可选： Match type， Additional filters， Parent folder ID
输出	文件元数据，包括 original file name， ID， Owner， type，和 Modified timestamp

在 Google 云端硬盘中创建文件夹

使用 创建文件夹 操作在 Google 云端硬盘中创建新文件夹。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	必填： Folder name 可选： Parent folder ID
输出	文件元数据

在 Google 云端硬盘中创建文件

使用 创建文件 操作在 Google 云端硬盘中创建文件。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	必填： File name， File content 可选： File type， Parent folder ID
输出	文件元数据

配方：当 Zendesk 工单被识别为潜在客户时，在 Google 云端硬盘中查找销售手册

以下示例操作工作流程使用专员添加的工单标签，在 Google 云端硬盘中自动查找相应的 Sales Playbook 文件，并在工单被识别为潜在客户时，将其链接发送给销售团队。

此类操作流程将包含以下步骤：

1. 使用以下详情添加一个操作工作流程触发器：
   1. 单击添加触发器。
   2. 在该步骤侧栏中的 Zendesk下，单击 工单。
   3. 单击 生命周期 ，然后选择 工单已添加工单标签。
   4. 单击添加条件。
   5. 在 变量下，单击 工单标签已更改 ，然后选择 标签（已添加）。
   6. 将运算 符 设置为 包含至少 1 个的。
   7. 在 值下，输入 sales_潜在客户。
2. 添加步骤以查找工单详情：
   1. 在操作生成器中操作工作流程触发器下方，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找工单。
   3. 在 工单 ID下，单击字段，然后单击 选择一个变量。
   4. 在变量菜单中，选择 带工单标签的 作为输出您要使用的变量的步骤，然后选择 工单 ID。
3. 添加一个步骤，以查找关于工单请求者的用户详情：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 “Zendesk 操作”下，单击 查找用户。
   3. 在 用户 ID 类型下，选择 Zendesk 用户 ID。
   4. 对于 用户 ID，单击 添加变量。
   5. 在变量菜单中，选择 查找工单， 作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择 请求者 ID。
4. 添加步骤以查找工单请求者组织的详情：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找组织。
   3. 在 组织 ID 类型下，选择 Zendesk 组织 ID。
   4. 对于 组织 ID，单击 添加变量。
   5. 在变量菜单中，选择 查找用户 作为输出您要使用的变量的步骤，然后选择 组织 ID。
5. 添加一个在 Google 云端硬盘中搜索相关销售 Playbook 文件的步骤：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 外部操作下，单击 搜索文件。
   3. 在 文件名下，输入 sales_Playbook_location_.pdf，其中 location 是变量：

      单击 添加变量。在变量菜单中，选择 查找工单 作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择 位置。

6. 添加一个步骤，根据您收集的工单、用户和组织信息发送电邮：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 外部操作下，单击 Gmail，然后选择 发送电邮。
   3. 在 收件人的电邮下，输入内部销售团队通讯组列表。例如，[e-mail]。
   4. 在 标题下，输入 工单 工单 ID 是潜在客户，其中 工单 ID 是一个变量。

      单击 添加变量，选择 查找工单，选择 工单 ID，将 工单 ID 变量插入到标题中。

   5. 在 正文下，输入您要发送给销售团队内部，面向新目标客户的消息。包含相关工单和用户信息，分别作为来自查找工单和查找用户步骤的变量，以便简化跟进。在以下示例中，所有变量都以斜体显示：

      Hi Sales Team,
      
      Ticket Ticket ID has been identified as a lead. Can you please follow up with User Name as soon as possible?
      
      User contact information:
      - Email: User Email
      - Phone: User Phone
      - Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
      - Sales playbook: file link
      
      Here's more context on the ticket:
      - Ticket subject: Ticket Subject
      - Ticket description: Ticket Description
      - Last ticket update: Ticket's Latest agent update

7. 单击保存。
8. 单击 测试 以 测试操作流程。
9. 单击选项菜单 (）并选择 激活 ，以便在 Zendesk 工单被识别为销售潜在客户时，自动开始通过电邮将链接发送到相应的销售手册。

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