在操作流程中使用 Gmail 操作

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通过将 操作生成器 连接到 Gmail 等外部系统，管理员可以将 Zendesk 与自动化工作流程中的外部系统整合起来，从而改善协作并维持跨多个平台的无缝体验。

注意：与操作工作流程中的外部系统关联的步骤统称为 外部操作。

本文章包含以下主题：

• 将 Gmail 连接到操作生成器
• 在操作工作流程中使用 Gmail 操作
• 配方：当 Zendesk 工单被识别为潜在客户时发送电邮给您的内部销售团队

将 Gmail 连接到操作生成器

在操作工作流程中包含外部操作之前，您必须将操作生成器连接到外部系统。

连接到外部系统以用于操作流程时，建议采用以下最佳实践：

• 操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。
• 所有整合都请求对必要范围进行访问。但是，在授权连接到外部系统之前，请务必查看并验证范围。
• 在管理基于 API 密钥的工具（例如OpenAI ）的凭证时，最好将密钥存储在安全的保管库或凭证管理器中。

将操作生成器连接到 Gmail

1. 在 管理中心，单击 应用和整合 ，然后选择 操作 > 操作流程。
2. 创建 或 编辑 操作工作流程。
3. 打开步骤侧栏。
4. 在 外部操作下，单击 Gmail。
5. 单击连接。
6. 按照 Gmail 的提示进行身份验证并完成连接。

   您将登录 Google Workspace 或 Gmail 帐户，在托管环境中可能需要管理员批准。

   您用于进行身份验证的帐户需要有以下作用域： https://www.googleapis.com/auth/gmail.send.

   注意：操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。

连接到系统后，您将看到一个已连接指示器、已连接实例的详情，以及 Gmail 的可用操作。

在操作工作流程中使用 Gmail 操作

Gmail 操作步骤可用于发送新电邮。

以下是可用的 Gmail 操作：

• 在 Gmail 中发送电邮

在 Gmail 中发送电邮

使用 发送电邮 操作发送一封新电邮。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	必填： Recipient's email， Subject， Body 可选： BCC emails， CC emails
输出	threadID， ID， labelIds

配方：当 Zendesk 工单被识别为潜在客户时发送电邮给您的内部销售团队

以下示例操作工作流程使用专员添加的工单标签，在工单被识别为潜在客户时，自动发送通知电邮到销售内部团队。

此类操作流程将包含以下步骤：

1. 使用以下详情添加一个操作工作流程触发器：
   1. 单击添加触发器。
   2. 在该步骤侧栏中的 Zendesk下，单击 工单。
   3. 单击 生命周期 ，然后选择 工单已添加工单标签。
   4. 单击添加条件。
   5. 在 变量下，单击 工单标签已更改 ，然后选择 标签（已添加）。
   6. 将运算 符 设置为 包含至少 1 个的。
   7. 在 值下，输入 sales_潜在客户。
2. 添加步骤以查找工单详情：
   1. 在操作生成器中操作工作流程触发器下方，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找工单。
   3. 在 工单 ID下，单击字段，然后单击 选择一个变量。
   4. 在变量菜单中，选择 工单已标记 为您要使用的输出变量步骤，然后选择 工单 ID。
3. 添加一个步骤，以查找关于工单请求者的用户详情：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 “Zendesk 操作”下，单击 查找用户。
   3. 在 用户 ID 类型下，选择 Zendesk 用户 ID。
   4. 对于 用户 ID，单击 添加变量。
   5. 在变量菜单中，选择 查找工单， 作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择 请求者 ID。
4. 添加步骤以查找工单请求者组织的详情：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找组织。
   3. 在 组织 ID 类型下，选择 Zendesk 组织 ID。
   4. 对于 组织 ID，单击 添加变量。
   5. 在变量菜单中，选择 查找用户 作为输出您要使用的变量的步骤，然后选择 组织 ID。
5. 添加一个步骤，根据您收集的工单、用户和组织信息发送电邮：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 外部操作下，单击 Gmail，然后选择 发送电邮。
   3. 在 收件人的电邮下，输入内部销售团队通讯组列表。例如，[e-mail]。
   4. 在 标题下，输入 工单 工单 ID 是潜在客户，其中 工单 ID 是一个变量。

      单击 添加变量，选择 查找工单，选择 工单 ID，将 工单 ID 变量插入到标题中。

   5. 在 正文下，输入您要发送给销售团队内部，面向新目标客户的消息。包含相关工单和用户信息，分别作为来自查找工单和查找用户步骤的变量，以便简化跟进。在以下示例中，所有变量都以斜体显示：

      Hi Sales Team,
      
      Ticket Ticket ID has been identified as a lead. Can you please follow up with User Name as soon as possible?
      
      User contact information:
      - Email: User Email
      - Phone: User Phone
      - Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
      - Notes: User Notes
      
      Here's more context on the ticket:
      - Ticket subject: Ticket Subject
      - Ticket description: Ticket Description
      - Last ticket update: Ticket's Latest agent update

6. 单击保存。
7. 单击 测试 以 测试操作流程。
8. 单击选项菜单 (）并选择 激活， 以便在 Zendesk 工单被识别为销售潜在客户时开始发送电邮给销售团队。

翻译免责声明：本文章使用自动翻译软件翻译，以便您了解基本内容。 我们已采取合理措施提供准确翻译，但不保证翻译准确性

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