在操作流程中使用 Microsoft Excel 操作

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通过将 操作生成器 连接到 Microsoft Excel 等外部系统，管理员可以将 Zendesk 与自动化工作流程中的外部系统整合起来，从而改善协作并维持跨多个平台的无缝体验。

注意：与操作工作流程中的外部系统关联的步骤统称为 外部操作。

本文章包含以下主题：

• 将 Microsoft Excel 连接到操作生成器
• 在操作流程中使用 Microsoft Excel 操作
• 配方：使用操作流程在 Excel 中维护集中的事务日志

将 Microsoft Excel 连接到操作生成器

在操作工作流程中包含外部操作之前，您必须将操作生成器连接到外部系统。

连接到外部系统以用于操作流程时，建议采用以下最佳实践：

• 操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。
• 所有整合都请求对必要范围进行访问。但是，在授权连接到外部系统之前，请务必查看并验证范围。
• 在管理基于 API 密钥的工具（例如OpenAI ）的凭证时，最好将密钥存储在安全的保管库或凭证管理器中。

将 Microsoft Excel 连接到操作生成器

1. 在 管理中心，单击 应用和整合 ，然后选择 操作 > 操作流程。
2. 创建 或 编辑 操作工作流程。
3. 打开步骤侧栏。
4. 在 外部操作下，单击 Microsoft Excel。
5. 单击连接。
6. 使用 Microsoft 对帐户进行身份验证。

   根据您组织的政策，您可能需要授权设备或应用访问。

   注意：

   • 操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。
   • 为确保连接成功，您必须先让 Microsoft 租户管理员添加连接器。

连接到系统后，您将看到一个已连接指示器、已连接实例的详细信息，以及 Microsoft Excel 的可用操作。

在操作流程中使用 Microsoft Excel 操作

Microsoft Excel 操作步骤可用于创建和更新 Excel 工作簿和工作表，并从中读取数据。

可以使用以下 Excel 操作：

• 创建工作簿
• 创建工作表
• 添加行到工作表
• 抓取行数据
• 更新行

创建新的 Excel 工作簿

使用 创建工作簿 操作可以使用指定名称创建新的 Excel 工作簿。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	workbook_name
输出	created_date_time， http_status_code， last_modified_date_time， web_url， workbook_id， workbook_name

在 Excel 工作簿中创建工作表

使用 创建工作表 操作可在现有工作簿中创建新的工作表。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	workbook_id，worksheet_name
输出	http_status_code， id， name， position， visibility

添加行到 Excel 工作表

使用 在工作表中添加行 操作可将新行附加到现有工作表。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	workbook_id， sheet_name， values
输出	address， cell_count， column_count， column_hidden， column_index， http_status_code， row_count， row_hidden， row_index， values

从 Excel 工作表中的行抓取数据

使用 抓取行数据 操作可根据行索引检索特定行中的值。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	spreadsheet_id，row_index
输出	row_data

更新 Excel 工作表中的行

使用 更新行 操作可根据行索引更新特定行中的值。

此操作有以下输入和输出：

	变量
输入	spreadsheet_id，header_row
输出	address， cell_count， column_count， column_hidden， column_index， http_status_code， row_count， row_hidden， row_index， values

配方：使用操作流程在 Excel 中维护集中的事务日志

以下示例操作流程将数据添加到 Microsoft Excel 格式的集中式事务日志。每次有 张 Zendesk 工单被归类为事务时，操作流程都会自动在电子表格中添加一个新行，其中包含完整的事务详情。这样团队就可以自动跟踪趋势、分析影响并报告事务量。

此类操作流程将包含以下步骤：

1. 使用以下详情添加一个操作工作流程触发器：
   1. 单击添加触发器。
   2. 在该步骤侧栏中的 Zendesk下，单击 工单。
   3. 单击 属性 ，然后选择 工单类型已更改。
   4. 单击添加条件。
   5. 在 变量下，选择 工单类型已更改 和 类型。
   6. 将 运算符 设置为 是。
   7. 在 值下，输入 事务。
2. 添加步骤以查找工单详情：
   1. 在操作生成器中操作工作流程触发器下方，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找工单。
   3. 在 工单 ID下，单击字段，然后单击 选择一个变量。
   4. 在变量菜单中，选择 工单类型已更改 作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择 工单 ID。
3. 添加一个步骤，以查找关于工单请求者的用户详情：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 “Zendesk 操作”下，单击 查找用户。
   3. 在 用户 ID 类型下，选择 Zendesk 用户 ID。
   4. 对于 用户 ID，单击 添加变量。
   5. 在变量菜单中，选择 查找工单， 作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择 请求者 ID。
4. 添加步骤以查找工单请求者组织的详情：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找组织。
   3. 在 组织 ID 类型下，选择 Zendesk 组织 ID。
   4. 对于 组织 ID，单击 添加变量。
   5. 在变量菜单中，选择 查找用户 作为输出您要使用的变量的步骤，然后选择 组织 ID。
5. 添加一个步骤，使用您收集的工单、用户和组织信息在 Excel 电子表格中添加一行：
   1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
   2. 在步骤侧栏中，在 外部操作下，单击 Microsoft Excel，然后选择 在工作表中添加行。
   3. 选择 Excel 工作表的 工作簿 ID 和 工作表名称。
   4. 在行值下，使用之前步骤中的变量捕获关于与事务关联的工单、用户和组织的详细信息。按列在工作表中出现的顺序输入数据，每列的值以逗号分隔。

      例如，这可能包括工单 ID、标题和创建日期；工单请求者的姓名；组织的名称等信息。

6. 单击保存。
7. 单击 测试 以测试操作流程。
8. 单击选项菜单 (），然后选择 激活 ，开始使用操作流程在 Excel 电子表格中自动记录事务工单。

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