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通过将 操作生成器 连接到外部系统（例如 Microsoft Outlook），管理员可以将 Zendesk 与自动化工作流程中的外部系统整合起来，从而改善协作并维持跨多个平台的无缝体验。
注意：与操作工作流程中的外部系统关联的步骤统称为 外部操作。
本文章包含以下主题：
  • 将 Microsoft Outlook 连接到操作生成器
  • 在操作流程中使用 Microsoft Outlook 操作
  • 配方：当工单被识别为新的目标客户业务机会时发送电邮给销售团队

将 Microsoft Outlook 连接到操作生成器

在操作工作流程中包含外部操作之前，您必须将操作生成器连接到外部系统。

连接到外部系统以用于操作流程时，建议采用以下最佳实践：
  • 操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。
  • 所有整合都请求对必要范围进行访问。但是，在授权连接到外部系统之前，请务必查看并验证范围。
  • 在管理基于 API 密钥的工具（例如OpenAI ）的凭证时，最好将密钥存储在安全的保管库或凭证管理器中。
将 Microsoft Outlook 连接到操作生成器
  1. 在 管理中心，单击 应用和整合 ，然后选择 操作 > 操作流程。
  2. 创建 或 编辑 操作工作流程。
  3. 打开步骤侧栏。
  4. 在 外部操作下，单击 Microsoft Outlook。
  5. 单击连接。
  6. 使用 Microsoft 对帐户进行身份验证。

    确保用于身份验证的帐户具有发送和阅读电邮所需的权限。以下范围是必填项： Mail.Send 和 Mail.Read， Mail.ReadWrite.

    注意：操作流程执行的所有外部操作都归因于连接外部系统的用户。因此，在连接到每个外部系统时，最好使用专用服务帐户而不是个人凭证。

连接到系统后，您将看到一个已连接指示器、已连接实例的详情，以及 Microsoft Outlook 的可用操作。

在操作流程中使用 Microsoft Outlook 操作

Microsoft Outlook 操作步骤可用于在 Microsoft Outlook 中发送、回复、转发和搜索电邮。这些步骤使用 Microsoft Graph API 提供安全可靠的电邮自行程序，从而简化沟通、减少人工电邮处理并缩短响应时间。

可以使用以下 Outlook 操作：
  • 查找电邮
  • 转发电邮
  • 回复电邮
  • 发送电邮

查找电邮

使用 查找电邮 操作可根据电邮的标题或发件人详情检索电邮，以便在操作流程中进一步使用。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 subject，from
输出 body， categories， change_key， conversation_id， conversation_index， created_datetime， from_address， from_name， has_attachments， id， internet_message_id， is_delivery_receipt_requested， is_draft， is_read， is_read_receipt_requested， last_modified_datetime， parent_folder_id， received_datetime， replyTo_address， replyTo_name， sent_datetime， subject， web_link

转发电邮

使用 转发电邮 操作可将现有电邮转发给指定收件人。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 to_email， subject， body， content_type， cc_emails， bcc_emails， save_to_sent_items
输出 email_id

回复电邮

使用 回复电邮 操作可将回复发送到使用电邮 ID 的现有电邮。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 to_email， subject， body， content_type， cc_emails， bcc_emails， save_to_sent_items
输出 无

发送电邮

使用 发送电邮 操作可发送一封带有已定义主题和正文的新电邮给指定收件人。

此操作有以下输入和输出：

  变量
输入 to_email， subject， body， content_type， cc_emails， bcc_emails， save_to_sent_items
输出 无

配方：当工单被识别为新的目标客户业务机会时发送电邮给销售团队

以下示例操作流程会在 Zendesk 工单被确定为新的目标客户业务机会时自动通过 Microsoft Outlook 发送一封电邮给销售团队。这可确保不直接处理 Zendesk 工单的销售团队能够及时跟进。

此类操作流程将包含以下步骤：
  1. 使用以下详情添加一个操作工作流程触发器：
    1. 单击添加触发器。
    2. 在该步骤侧栏中的 Zendesk下，单击 工单。
    3. 单击 属性 并选择 工单标签已更改。
    4. 单击添加条件。
    5. 在 变量下，单击 工单标签已更改 ，然后选择 标签（已添加）。
    6. 将 运算符 设置为 包含至少 1 个的。
    7. 在 值下，输入 sales_prospect。
  2. 添加步骤以查找工单详情：
    1. 在操作生成器中操作工作流程触发器下方，单击 添加步骤 图标 (）。
    2. 在步骤侧栏中的 Zendesk 操作下，单击 查找工单。
    3. 在 工单 ID下，单击字段，然后单击 选择一个变量。
    4. 在变量菜单中，选择 工单标签已更改， 作为您要使用的输出变量步骤，然后选择 工单 ID。
  3. 添加一个步骤，以查找关于工单受托人的用户详情：
    1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
    2. 在步骤侧栏中的 “Zendesk 操作”下，单击 查找用户。
    3. 在 用户 ID 类型下，选择 Zendesk 用户 ID。
    4. 对于 用户 ID，单击 添加变量。
    5. 在变量菜单中，选择 查找工单， 作为您要使用的输出变量的步骤，然后选择 请求者 ID。
  4. 添加一个步骤，根据您收集的工单、受托人和组织信息创建日历活动日志：
    1. 在操作生成器中，单击 添加步骤 图标 (）。
    2. 在步骤侧栏中的 外部操作下，单击 Microsoft Outlook，然后选择 发送电邮。
    3. 在 收件人的电邮下，输入销售团队通讯组列表。例如，sales@yourcompany.com。
    4. 在 标题下，输入 工单 工单 ID 为新目标客户，其中 工单 ID 是一个变量。

      单击 添加变量，选择 查找工单，选择 工单 ID，将 工单 ID 变量插入到标题中。

    5. 在 正文下，输入您要针对新目标客户发送给销售团队的消息。包含相关工单和用户信息，分别作为来自查找工单和查找用户步骤的变量，以便简化跟进。在以下示例中，所有变量都以斜体显示： 
      Hi Sales Team,

Ticket Ticket ID has been identified as a new prospect. Can you please follow up with User Name as soon as possible?

User contact information:
- Email: User Email
- Phone: User Phone
- Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
- Notes: User Notes

Here's more context on the ticket:
- Ticket subject: Ticket Subject
- Ticket description: Ticket Description
- Last ticket update: Ticket's Latest agent update
  5. 单击保存。
  6. 单击 测试 以测试操作流程。
  7. 单击选项菜单 (），然后选择 激活 以开始使用操作流程：在工单被识别并被标记为新的销售目标客户时，自动发送一封电邮给销售团队。

翻译免责声明：本文章使用自动翻译软件翻译，以便您了解基本内容。 我们已采取合理措施提供准确翻译，但不保证翻译准确性

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