Häufige Probleme bei der E-Mail-Lieferfähigkeit

Die Weise, wie Sie häufig verwendet wird, ist die E-Mail ein fehlerhaftes Nachrichten-Liefer-Protokoll. Dies bedeutet, dass keine Garantie dafür besteht, dass eine beliebige E-Mail, die von Ihnen gesendet wird, an die beabsichtigten Empfänger geliefert wird. Die Lieferung basiert auf der Annahme und Akzeptanz des Relay-Servers die Funktion vollständig abschließen wird. Nachdem der Relay-Server die E-Mail für die Lieferung akzeptiert hat, gibt es eine Reihe von Dingen, die verhindern können, dass die E-Mail zum Empfänger durchkommt.

Ein Server wird gelegentlich etwas bereitstellen, dass als „Bounce-Back-E-Mail bekannt ist, die dem Server darüber benachrichtigt, dass die E-Mail nicht geliefert werden kann und warum. Viele Server werden diese nicht als Teil der Anstrengung bereitstellen, um mögliche Spammer so wenig Informationen wie möglich über ihre internen Prozesse zu liefern.

Mit einer Verbreitung von Spam-E-Mails wurde eine zunehmende Zahl der ISP dazu gezwungen, strengere Beschränkungen für die Lieferung einzuführen, sowie mehr auf die Filterung des Spam-Verkehrs zu konzentrieren. Dadurch wird es für Sie zunehmend schwierig, ihre Jobs effektiv auszuführen, ohne dass eine echte E-Mail gelegentlich unterwegs suspendiert wird. Glücklicherweise können diese Systeme sich selbst korrigieren und es gibt Schritte, die man unternehmen kann, um sie bei der schwierigen Arbeit zu unterstützen, die sie tun. Sowohl einzelne Anbieter als auch die Bundeshandelskommission haben sich bemüht, die Gesamtwirkung des Spams zu reduzieren . Die offene Natur der E-Mail als Kommunikation-Protokoll deutet jedoch darauf hin, dass es sich wahrscheinlich immer als ein Problem darstellen wird.

Nachfolgend werden wir einige der häufigeren Probleme im Zusammenhang mit der E-Mail-Lieferfähigkeit im Zendesk-Support untersuchen.

Dieser Artikel enthält die folgenden Abschnitte:

• Probleme beim Senden einer E-Mail an eine bestimmte Domäne Benutzer
• Wenn Sie eine Aussperr-Nachricht erhalten
• Als Spam erkannt

Probleme beim Senden einer E-Mail an eine bestimmte Domäne Benutzer

Wenn Ihre E-Mails nicht an eine bestimmte Domäne geliefert werden, dann besteht die gute Wahrscheinlichkeit, dass sie als Spam blockiert werden. Je nachdem, wie der Empfänger-Server konfiguriert wird, können Sie eine Bounce-Benachrichtigung in Ihrer suspendierten Warteschlange erhalten oder nicht. Der Grund dafür ist, dass ein Server vermutet, dass Sie versuchen, eine unbefugte Kommunikation an jemanden innerhalb Ihrer Organisation zu erhalten. Sie werden Ihre E-Mail zu einem Spam/Junk-Ordner suspendieren, ablehnen oder weiterleiten und werden Ihnen niemals darüber benachrichtigen, das dies Sie vielleicht nur dazu ermutigen wird, es auf eine andere Weise zu versuchen.

Einrichten eines SPF- oder DKIM-Eintrags

Für Zendesk-Support, wäre es zur Sendung Ihres Namens am besten, dass Sie einen SPF-Eintrag als Teil des DNS-Eintrags Ihrer Domäne erstellen. Es handelt sich um eine Liste, die uns die Erlaubnis gibt, gibt, E-Mails zu senden, als ob wir Sie wären. Das heißt, wenn eine E-Mail an einen anderen Server von einer IP außerhalb Ihrer Domäne eintrifft, werden sie eine schnelle Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass Sie sich darüber bewusst sind und dass Sie den Prozess billigen. Ein SPF-Eintrag bittet im Grunde genommen den Empfänger-Server darum, dass er bitte die Spam-Anzahl für diese Übertragung verringert, weil Sie sich darüber bewusst sind und Sie wollen, dass wir in Ihren Namen handeln.

Dies kann schwierig sein. Manchmal wird eine E-Mail wie erwartet am Posteingang eines Mitarbeiters eines Unternehmens ankommen, aber nicht bei einem anderen. Der Grund dafür ist, dass es kaskadierende Erlaubnisse und Sicherheitseinstellungen innerhalb der Server-Umgebung eines Unternehmens gibt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den CEO erreichen, ist nicht die gleiche, als ob Sie jemanden in der Marketing-Abteilung erreichen, wo sie unerwünschte E-Mails von einer viel größeren Vielfalt an Lieferanten und Kontakten erwarten können.

Eine Alternative zum SPF-Eintrag ist DKIM. Dieses Protokoll führt eine sehr ähnliche Rolle aus, mit der Ausnahme, dass es die ausgehende E-Mail mit einem verschlüsselten Schlüssel kennzeichnet. Die andere Hälfte dieses Schlüssels wird von Ihrer Domäne bereitgestellt, so dass, wenn diese Schlüssel übereinstimmen, die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail akzeptiert wird, erhöht wird, da das Vertrauen im E-Mail-Eintrag nachweisbar ist.

Arbeiten Sie mit kostenlosen Online E-Mail-Dienstleistungen

Eine zusätzliche Variable in dieser Gleichung kommt dann vor, wenn Sie an einen der kostenlosen Online-E-Mail-Anbieter wie Gmail, Yahoo, MSN, usw. gesendet werden. Weil sie so viel mehr Verkehr erhalten, müssen Ihre Spam-Filter dann geändert werden, wenn die E-Mail von einer einzelnen erkannten Domäne ankommt. Sie leisten im Allgemeinen gute Arbeit damit, aber es ist nicht ungewöhnlich, dass eine fehlende E-Mail im Spam/Junk-Ordner gefunden wird, wenn sie am Posteingang angekommen ist. Dies kann leicht behoben werden. Der Benutzer muss nur auf die Schaltfläche „Nicht Junk/Spam" klicken. Dadurch wird die E-Mail zum Posteingang zurückgeschickt und schickt eine Nachricht an den Service den Sie verwenden, dass sie diese E-Mails von diesem erhalten möchten.

Wenn der Zendesk-Server auf die schwarze Liste gesetzt wird.

Weniger wahrscheinlich, obwohl dies immer noch gelegentlich ein Problem darstellt, wenn die Zendesk-Server auf die schwarze Liste gesetzt werden. Dies kann aus vielen Gründen geschehen und unser Betriebs-Team ist immer daran interessiert, eine Liste mit einem beliebigen Listen-Service zu entdecken (RBL, SORBS, DNSBl, usw.) Weil es viele Subdomänen gibt, die unsere ausgehenden E-Mail-Server verwenden, besteht zu jedem Zeitpunkt das Risiko eines gelegentlichen Missbrauchs. Oft passiert dies unabsichtlich, aber sogar ein Versuch, Zendesk-Support für etwas anderes als das zu verwenden, wofür es entworfen wurde, wie ein ausgehender proaktiver Marketing-Burst, kann eine temporäre Spam-Liste auslösen.

Als Beispiel sagen wir, dass ein Konto Massen-E-Mails aus ihrem Konto sendet, um ihre Kunden über eine neue Funktion Bescheid zu sagen, oder über ein Produkt, das sie anbieten. Wenn sie 1.000 E-Mails ausgesendet haben und 10 der Leute entscheiden sich dazu, dass sie keine Anfrage nach dieser E-Mail eingereicht haben, und sie haben auf die Schaltfläche „Dies ist Junk" geklickt, dann besteht die Wahrscheinlichkeit einer Auflistung einer oder mehrerer IP-Adressen. Dies kann möglicherweise zu Liefer-Probleme für andere Konten führen. Weil diese Bewertungen dynamisch sind, bestehen sie nicht sehr lange, da es viele echte E-Mails gibt, die abgeschickt und erhalten werden, aber die Auswirkungen können immer noch verbietend sein und es ist etwas, das unser Betriebs-Team untersuchen möchte.

Wenn Sie eine Aussperr-Nachricht erhalten

Es passiert bei allen, früher oder später. Keine Panik! Es gibt normalerweise einen leicht erkennbaren Grund für den Fehler, der innerhalb der Bounce-Nachricht enthalten ist.

Dies kann ein wenig beängstigend sein, zuerst lesen zu lernen, aber wenn Sie es ein paar Mal versuchen, wird es viel einfacher, da es wirklich nur wenige Dinge gibt, die innerhalb derselben gesucht werden.

• Von welchem Server wurde die Nachricht erstellt?
• Zu welcher Adresse wurde die versuchte Lieferung geschickt?
• Was war der smtp-Fehler-Code, der gegeben wurde?
• Gibt es einen zurückgegebenen .eml? Wenn ja, was ist der Inhalt dieser Datei?

• Wenn der berichtende Server Zendesk war (wie im obigen Beispiel angegeben ist, zeigt sich die zdsys.com in der From: Adresse), dann handelt es sich sehr wahrscheinlich eine ausgehende E-Mail-Benachrichtigung, die wir versucht haben, zu senden, und ist nicht eingegangen.
• Wenn der Bericht von einem anderen Server kommt, dann besteht die Wahrscheinlichkeit, dass diese Bounce-Back-Nachricht durch Ihre externe Support-Adresse eingegangen ist, an Zendesk-Support weitergeleitet wurde, und in Ihrer gesperrten Warteschlange gelandet ist, weil es eine automatische E-Mail ist, und dort sollte sie sein. Es könnte überhaupt nichts mit Zendesk zu tun haben, aber das Ergebnis einer zurückgegebenen Nachricht, die Sie auch in Ihrem Support-Adresse-Posteingang finden würden, lautet [e-mail] (Beispiel).
• Wenn die Adresse, zu der die Lieferung geschickt werden sollte, nicht existiert, dann wäre das Ergebnis das Gleiche. Dies kann geschehen, weil ein Schreibfehler zum Zeitpunkt des Eintrags in das System eingeführt wurde, oder es kann das Ergebnis von Spammern sein, die Ihr Online-Formular „Formular senden" ausnutzen. Hier ist der Artikel, der beschreibt, wie man mit Spam umgehen sollte. Für den anderen, den versehentlichen Schreibfehler, können Sie die E-Mail-Adresse mit einer beliebigen Anzahl von Online-Tools überprüfen. Der eine verknüpfte Link ist mein Lieblingslink. Die in dieser Antwort bereitgestellten Informationen können Ihnen eine Vorstellung davon geben, was das Problem sein könnte.
• Der smtp-Fehler-Code. Es handelt sich um einen aus 3 Ziffern bestehenden Code in 1 von 5 Kategorien (100-500), gefolgt von einem Bindestrich, gefolgt von drei Nummern, die durch Dezimalstellen getrennt werden. Jede Nummer gibt mehr detaillierte Einblicke in die Art des Versagens, hoffentlich. Es gibt auch eine Kategorie von generischen Fehlern. 500, 550, 551, und 544 sind alle häufige permanente/fatale Fehler, was bedeutet, dass der Relay-Server den Versuch abgelehnt hat und es nicht erneut versuchen wird. Hier ist RFC 3463, der dieses System beschreibt. Im obigen Beispiel von 550-5.5.1 stellen die drei Nummern [class].[subject] [detail] dar. Es gibt 2 Klassen: Erfolg, 4: vorübergehender Fehler, 5: Permaneneter/Fataler Fehler. Sie werden im Allgemeinen nur 4er und 5er als Bounce-Back-Nachrichten sehen.
• Die zurückgegebene .eml-Datei könnte für Sie interessant und wertvoll sein, in dem Verständnis, was den Fehler verursacht hätte. Dies wird normalerweise das Ergebnis des Bounce-Backs sein, der von den Zendesk-Servern stammt. Sie können dies dazu verwenden, um zu bestimmen, bei welchem Ticket das Problem aufgetreten ist. Wenn eine Korrektur in der E-Mail-Adresse dann erstellt werden muss, was leicht geschehen kann, und eine weitere Aktualisierung wird eine weitere ausgehende Nachricht versuchen.

Es ist auch nicht ganz ungewöhnlich, dass es mehr als ein Bounce-Back von der gleichen E-Mail gibt. Dies kann es möglich erscheinen lassen, als ob das Problem viel schlimmer ist als es eigentlich ist. Wenn es hilfreich ist, sie in der Reihenfolge zu untersuchen, in der sie in Ihrer gesperrten Warteschlange erscheinen, schreiben Sie auf, wer die beabsichtigten Empfänger sind. Dies kann manchmal das beruhigen, was sonst eine nervenaufreibende Sache sein könnte.

Nachfolgend eine Beispiel-Antwort vom E-Mail-Bestätigungslink, den ich auch oben bereitgestellt habe. (Hier ist eine andere Website, auch wenn sie ähnlich ist):

Diese Ergebnisse stammen von einer Test-Domäne, die ich verwenden kann, also wusste ich, dass die Domäne echt war, aber die Adresse war das nicht. Häufige Ergebnisse sind: Unbekannter Benutzer (schlechte E-Mail-Adresse), unbekannte Host (Domain gibt es nicht), E-Mail konnte nicht geliefert werden (gegebenenfalls ein Server-Ausfall).

Testen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse und Sie sollten ein blaues Ergebnis sehen. Wenn nicht, dann können Sie sich mit Ihrem E-Mail-Administrator oder -Anbieter in Verbindung setzen.

Als Spam erkannt

Dies wirkt sich auf Ihre eingehenden E-Mails aus. Dies bedeutet, dass eine Schwelle des Spam-Erkennungssystems von einer Komponente der eingehenden E-Mail überschritten wurde. Der Grund dafür kann der IP sein, von dem es gesendet wurde oder durch „Spamy"-Verbindungen innerhalb einer Signatur-Datei weitergeleitet wurde.

Wenn Sie glauben, dass die E-Mail echt ist, sendet die Wiederherstellung der E-Mail von der gesperrten Warteschlange eine Nachricht an Cloudmark, die ihnen darüber Bescheid gibt. Dies ähnelt der Schaltfläche „Kein Spam/Junk" in Gmail oder Hotmail. Sie werden vielleicht die Ergebnisse des ersten oder zweiten Aufwands nicht bemerken, aber das System ist selbstlernend und im Verlauf der Zeit sollte es die E-Mail-Adresse erreichen (unabhängig der Art des Senders, der ständig nicht akzeptables Sendeverhalten zur Schau stellt).

Dies war nur eines von vielen Suspensions-Beispielen. Ein weiterer häufiger Grund für Suspensionen besteht darin, dass die eingehende E-Mail als automatisiert erkannt wird. Es wäre am besten, unseren Artikel über den Prozess zu lesen.

Wir hoffen, dass dies bei der Lösung eines Teils des Rätsels um die Prozesse hilfreich sein wird, die sich auf die Art und Weise auf die Lieferung von E-Mails auswirken. Wenn Sie glauben, dass Ihre Probleme außerhalb dieser Bereiche liegen, oder innerhalb derer, aber immer noch problematisch sind, dann öffnen Sie ein Ticket bei uns unter [e-mail] und wir würden uns das gerne Mal näher anschauen.