Erstellen von Verteilungspools (Round Robin) für die Zuweisung von Leads, Kontakten und Geschäften

Bei vielen Verkaufsteams werden neue Leads, Kontakte und Geschäfte nach einem strukturierten Verfahren unter Berücksichtigung der Standorte und anderer Faktoren gleichmäßig auf die einzelnen Teammitglieder verteilt.

Mit der Objektverteilungsfunktion können Sie:

• Einen oder mehrere Verteilungspools für die Verteilung von Leads, Kontakten oder Geschäften erstellen
• Einem Verteilungspool einzelne Benutzer oder – beim Enterprise- und beim Elite-Plan – ganze Teams, Gruppen oder Rollen zuweisen
• Den Benutzern in einem Verteilungspool Leads, Kontakte oder Deals automatisch nach dem Round-Robin-Prinzip zuweisen.

Beim Sell Professional-Plan können Sie einen Verteilungspool erstellen. Beim Enterprise- und beim Elite-Plan können Sie mehrere Verteilungspools erstellen.

Zum Einrichten und Verwalten von Verteilungspools werden Administratorberechtigungen benötigt. Verteilungspools sind jedoch für alle Benutzer sichtbar.

Wenn Sie einen Verteilungspool erstellt haben, können Sie ihn überall dort zuweisen, wo Sie in Sell den Inhaber eines Leads, Kontakts oder Geschäfts festlegen.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:

• Erstellen eines Verteilungspools
• Bearbeiten eines Verteilungspools
• Löschen eines Verteilungspools

Erstellen eines Verteilungspools

Verteilungspools für die Zuweisung von Leads, Kontakten oder Geschäften werden unter Einstellungen > Business-Regeln > Verteilungen erstellt. Jeder Pool bezieht sich auf einen bestimmten Objekttyp. Ein Lead-Verteilungspool weist also beispielsweise nur Leads und ein Geschäftsverteilungspool nur Geschäfte zu.

Sie können Pools manuell erstellen und ihre Benutzer zuweisen oder die Sell REST API verwenden.

So erstellen Sie einen Verteilungspool

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Sell auf das Symbol Einstellungen () und dann auf Business-Regeln > Verteilungen.
2. Klicken Sie je nach Art des Verteilungspools, den Sie erstellen möchten, auf die Registerkarte Leads, Kontakte oder Geschäfte.
3. Wenn Sie für diesen Objekttyp noch keinen Verteilungspool eingerichtet haben, klicken Sie auf Erste Verteilung hinzufügen. Wenn für diesen Objekttyp bereits Verteilungspools vorhanden sind, klicken Sie auf Neue Verteilung hinzufügen.
4. Geben Sie in das Fenster für die neue Verteilung folgende Informationen ein:
   • Verteilungsname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Verteilungspool ein. Dieser Name erscheint überall dort, wo ein Benutzername angezeigt wird. Deshalb sollte er das betreffende Team eindeutig bezeichnen und darauf hinweisen, dass es sich um eine Verteilungsgruppe handelt.
   • Verteilungstyp: Derzeit kann nur der Verteilungstyp „Round Robin“ gewählt werden.
   • Reihum wechseln zwischen: Klicken Sie auf „Benutzer“, „Gruppenmitglieder“, „Teammitglieder“ oder Rollenmitglieder, wenn Sie diese für Ihre Organisation eingerichtet haben.
     Sie können nur einen Typ für die Verteilung auswählen, also entweder Benutzer, Gruppen, Teams oder Rollen.

     Hinweis: Ein Verteilungspool kann maximal 200 Benutzer, Teams, Gruppen oder Rollen enthalten. Sie können einem Verteilungspool also beispielsweise bis zu 200 Gruppen hinzufügen, unabhängig davon, wie viele Benutzer in ihnen jeweils enthalten sind.
   • Zum Hinzufügen von Benutzern klicken Sie auf Benutzer und wählen die gewünschten Benutzer in der Dropdownliste aus. Sie können die ersten Buchstaben eines Benutzernamens in das Feld eingeben, um die Liste zu filtern. Fügen Sie alle Benutzer hinzu, die Sie in den Verteilungspool aufnehmen möchten. Die hinzugefügten Benutzer werden rechts im Fenster angezeigt.

     

   • Zum Hinzufügen von Teams, Gruppen oder Rollen klicken Sie auf Teammitglieder, Gruppenmitglieder oder Rollenmitglieder und geben die ersten Buchstaben des Namens in das Feld ein, um die Liste zu filtern. Sie können die gewünschten Einträge auch direkt in der Dropdownliste auswählen. Die Benutzer der hinzugefügten Teams, Gruppen oder Rollen werden rechts im Fenster angezeigt.

     

5. Klicken Sie auf Erstellen.

   Ihr neuer Verteilungspool wird erstellt und die Liste der entsprechenden Benutzer angezeigt. Wenn Sie mehrere Teams, Gruppen oder Rollen hinzugefügt haben, werden alle betreffenden Benutzer aufgelistet.

   Wenn ein Verteilungspool sehr viele Benutzer enthält, können Sie den Mauszeiger auf die Anzahl der weiteren Benutzer setzen, um deren Namen einzublenden.

   

Nun können Sie mit dem Zuweisen von Verteilungspools in Sell beginnen. Weitere Informationen zu den Regeln für die Funktionsweise von Verteilungspools finden Sie unter Verteilen von Leads, Kontakten und Geschäften.

Bearbeiten eines Verteilungspools

Sie können einen vorhandenen Verteilungspool bearbeiten und seinen Namen oder die Liste seiner Mitglieder ändern.

Hinweis: Wenn Sie Benutzer aus dem Verteilungspool entfernen, hat dies keine Auswirkungen auf die ihm bereits zugewiesenen Leads, Kontakte oder Geschäfte.

So bearbeiten Sie einen Verteilungspool

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Sell auf das Symbol Einstellungen () und dann auf Business-Regeln > Verteilungen.
2. Klicken Sie je nach Art des Verteilungspools, den Sie bearbeiten möchten, auf die Registerkarte Leads, Kontakte oder Geschäfte.
3. Klicken Sie auf den Namen des Verteilungspools, den Sie bearbeiten möchten.
4. Sie können den Namen des Pools ändern.

   Der geänderte Name erscheint an allen Orten, an denen der Verteilungspool ausgewählt werden kann.

5. Sie können den Verteilungstyp des Pools ändern. Sie können nur einen Typ für die Verteilung auswählen, also entweder Benutzer, Gruppen, Teams oder Rollen.
   Klicken Sie auf Benutzer, Gruppenmitglieder, Teammitglieder oder Rollenmitglieder, wenn Sie diese für Ihre Organisation eingerichtet haben, und suchen oder wählen Sie die gewünschten Einträge aus.

   Hinweis: Wenn Sie eine neue Verteilungsoption für den Pool wählen, wird die vorherige Auswahl entfernt. Wenn Sie zuvor beispielsweise Benutzer ausgewählt und einzelne Benutzer hinzugefügt hatten und nun Teammitglieder wählen, werden alle vorhandenen Benutzer aus dem Pool entfernt.
6. Sie können die im Pool enthaltenen Mitglieder ändern, indem Sie je nach Art des Pools Benutzer, Gruppen, Teams oder Rollen hinzufügen oder löschen.
   • Zum Hinzufügen von Benutzern klicken Sie auf Benutzer und suchen oder wählen die gewünschten Benutzer in der Liste aus.
   • Zum Hinzufügen von Teams, Gruppen oder Rollen klicken Sie auf Teammitglieder, Gruppenmitglieder oder Rollenmitglieder und suchen oder wählen die gewünschten Teams, Gruppen oder Rollen in der Liste aus.
   • Zum Löschen von Benutzern, Gruppen, Teams oder Rollen klicken Sie auf das X neben den gewünschten Einträgen.
     Hinweis: Es ist nicht möglich, einzelne Mitglieder einer Gruppe, eines Teams oder einer Rolle zu entfernen. Teams, Gruppen oder Rollen müssen stets als Ganzes entfernt werden.
7. Klicken Sie auf Save.

   Ihr Verteilungspool wird gespeichert und die Liste der in ihm enthaltenen Benutzer angezeigt. Wenn Sie mehrere Teams, Gruppen oder Rollen hinzugefügt haben, werden alle betreffenden Benutzer aufgelistet.

Löschen eines Verteilungspools

Sie können einen Verteilungspool löschen, indem Sie auf das entsprechende Papierkorbsymbol klicken. Dies hat keine Auswirkungen auf die dem Pool zugewiesenen Leads, Kontakte oder Geschäfte (da diese bereits auf die Benutzer verteilt wurden), den in ihm enthaltenen Benutzern werden aber keine neuen Leads, Kontakte und Geschäfte mehr zugewiesen.

Der Verteilungspool wird aus allen Teilen des Produkts entfernt.

Sie müssen entweder einen neuen Verteilungspool erstellen oder neue Leads, Kontakte oder Geschäfte manuell einzelnen Benutzern zuweisen.