Die Rolle bestimmt, was ein Benutzer mit Leads, Kontakten oder Geschäften in Sell tun kann. Rollen sind nützlich, wenn Sie mehrere Benutzer mit identischen Berechtigungen einrichten. Wenn Sie beispielsweise ein Business-Development-Team haben, sollten alle Mitglieder über die gleichen Berechtigungen verfügen.
Beim Professional- und Enterprise-Plan haben Sie die Möglichkeit, angepasste Rollen zu erstellen, in denen Sie festlegen, wie die betreffenden Benutzer ihre eigenen Datensätze und die anderer Benutzer in Sell anzeigen, erstellen und verwalten können. Diese Optionen können für Leads, Kontakte und Geschäfte separat eingestellt werden. Sie können einer Rolle beliebig viele Benutzer zuweisen.
Zum Arbeiten mit Rollen werden Administratorberechtigungen benötigt.
Zum Erstellen und Verwenden dieser angepassten Rollen in Sell müssen Sie erweiterte Berechtigungen aktivieren.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
- Erstellen einer Rolle mit erweiterten Aktions- und Hierarchieberechtigungen
- Aktualisieren einer Rolle
- Löschen einer Rolle
Verwandte Beiträge:
Erstellen einer Rolle mit erweiterten Aktions- und Hierarchieberechtigungen
Beim Hinzufügen neuer Benutzer können Sie diese der angepassten Rolle zuweisen, die Sie zuvor erstellt haben, sodass Sie ihre Berechtigungen nicht individuell festlegen müssen.
Wenn Sie eine Benutzerhierarchie erstellt haben, können Sie Rollen auf der Grundlage der in dieser Hierarchie definierten Teamstruktur einrichten.
So richten Sie eine neue Rolle ein
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen (
) und dann auf Verwalten > Benutzer. - Öffnen Sie die Registerkarte Rollen. Hinweis: Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn Sie eine Benutzerhierarchie eingerichtet haben.
- Klicken Sie auf Neue Rolle.
- Legen Sie unter Neue Rolle erstellen einen Namen für die Rolle fest (z. B. Vertrieb Innendienst) und geben Sie eine optionale Beschreibung ihrer Funktion ein. Diese Beschreibung kann für andere Administratoren Ihres Kontos hilfreich sein.
Wählen Sie einen aussagekräftigen Rollennamen, damit Sie die Rolle bei der Zuweisung Ihrer Benutzer mühelos identifizieren können.
- Unter Berechtigungen konfigurieren sind fünf Berechtigungsgruppen für Leads, Kontakte und Geschäfte aufgeführt, die bestimmen, was ein Benutzer mit den eigenen Datensätzen und denen seiner Gleichgestellten, Unterstellten und Vorgesetzten tun kann. Alle diese Begriffe beziehen sich auf die Position des Benutzers in der Benutzerhierarchie. Überlegen Sie, welche Berechtigungen der Benutzer erhalten soll:
- Anzeigen: Der Benutzer hat nur Lesezugriff (mit dieser am stärksten eingeschränkten Berechtigungskategorie können Datensätze in keiner Weise kommentiert oder bearbeitet werden).
- Hinzufügen: Der Benutzer kann einen neuen Lead, einen neuen Kontakt oder ein neues Geschäft in Sell erfassen.
- Aktualisieren: Der Benutzer kann verschiedene Aktionen mit Datensätzen durchführen, darunter
- Felder bearbeiten
- Die Phase von Geschäften und den Status von Leads ändern
- Notizen und Protokollaktivitäten hinzufügen, Termine einrichten
- Kommunizieren (E-Mails und SMS senden, Anrufe tätigen)
- Dokumente und Produkte hinzufügen und entfernen
- Inhaber neu zuweisen: Der Benutzer kann beispielsweise ein Geschäft einem anderen Inhaber zuordnen. Außerdem kann er Leads in Kontakte umwandeln.
- Löschen: Der Benutzer kann Datensätze löschen. Seien Sie vorsichtig, wem Sie Löschzugriff gewähren. Das Löschen von Geschäften und anderen Datensätzen kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Öffnen Sie unter Berechtigungen konfigurieren die Registerkarte Leads. Hier finden Sie verschiedene Optionen, die bestimmen, was Benutzer in dieser Rolle mit Leads tun können. Zu jeder Art von Berechtigung werden die Standardwerte angezeigt. Legen Sie für jede Art von Aktion die Rollenberechtigungen fest.
-
Kann Leads anzeigen:
- Die eigenen Leads und die von Unterstellten
- Die eigenen Leads und die von Unter- und Gleichgestellten
- Die eigenen Leads, die von Unter- und Gleichgestellten und die des Vorgesetzten
- Gleiche Leads wie Vorgesetzter
- Kann Leads hinzufügen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Leads hinzufügen kann, oder deaktivieren Sie es, wenn er keine Leads hinzufügen kann.
-
Kann Leads aktualisieren: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Leads aktualisieren kann, und legen Sie dann fest, wessen Leads er aktualisieren kann. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer keine Leads aktualisieren kann.
- Nur die eigenen Leads und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Leads
-
Kann die Inhaberschaft neu zuweisen und Leads konvertieren: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer die Inhaberschaft neu zuweisen und Leads konvertieren kann, und legen Sie dann fest, für wessen Leads er dies tun kann. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer dies nicht tun kann.
- Nur die eigenen Leads und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Leads
-
Kann Leads löschen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Leads löschen kann, und legen Sie dann fest, wessen Leads er löschen kann. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer keine Leads löschen kann.
- Nur die eigenen Leads und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Leads
-
Kann Leads anzeigen:
- Öffnen Sie die Registerkarte Kontakte. Hier finden Sie verschiedene Optionen, die bestimmen, was Benutzer in dieser Rolle mit Kontakten tun können. Zu jeder Art von Berechtigung werden die Standardwerte angezeigt. Legen Sie für jede Art von Aktion die Rollenberechtigungen fest.
-
Kann Kontakte anzeigen:
- Die eigenen Kontakte und die von Unterstellten
- Die eigenen Kontakte und die von Unter- und Gleichgestellten
- Die eigenen Kontakte, die von Unter- und Gleichgestellten und die des Vorgesetzten
- Gleiche Kontakte wie Vorgesetzter
-
Unterschiedliche Berechtigungen zum Anzeigen von potenziellen und aktuellen Kunden festlegen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie zwischen potenziellen und aktuellen Kunden unterscheiden, und wählen Sie dann eine Aktionsberechtigung aus:
Kann potenzielle und aktuelle Kunden anzeigen
- Die eigenen potenziellen und aktuellen Kunden und die von Unterstellten
- Die eigenen potenziellen und aktuellen Kunden und die von Unter- und Gleichgestellten
- Die eigenen potenziellen und aktuellen Kunden, die von Unter- und Gleichgestellten und die des Vorgesetzten
- Gleiche potenziellen und aktuellen Kunden wie Vorgesetzter
- Kann Kontakte hinzufügen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Kontakte hinzufügen kann, oder deaktivieren Sie es, wenn er keine Kontakte hinzufügen kann.
-
Kann Kontakte aktualisieren:
- Nur die eigenen Kontakte und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Kontakte
-
Kann die Inhaberschaft von Kontakten neu zuweisen:
- Nur die eigenen Kontakte und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Kontakte
-
Kann Kontakte löschen:
- Nur die eigenen Kontakte und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Kontakte
-
Kann Kontakte anzeigen:
- Öffnen Sie die Registerkarte Geschäfte. Hier finden Sie verschiedene Felder, in denen Sie festlegen, was Benutzer in dieser Rolle mit Geschäften tun können. Zu jeder Art von Berechtigung werden die Standardwerte angezeigt. Legen Sie für jede Art von Aktion die Rollenberechtigungen fest.
-
Kann Geschäfte anzeigen:
- Die eigenen Geschäfte und die von Unterstellten
- Die eigenen Geschäfte und die von Unter- und Gleichgestellten
- Die eigenen Geschäfte, die von Unter- und Gleichgestellten und die des Vorgesetzten
- Gleiche Geschäfte wie Vorgesetzter
- Kann Geschäfte hinzufügen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Geschäfte erstellen kann, oder deaktivieren Sie es, wenn er keine Geschäfte erstellen kann.
-
Kann Geschäfte aktualisieren:
- Nur die eigenen Geschäfte und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Geschäfte
-
Kann die Inhaberschaft von Geschäften neu zuweisen:
- Nur die eigenen Geschäfte und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Geschäfte
-
Kann Geschäfte löschen:
- Nur die eigenen Geschäfte und die von Unterstellten
- Alle sichtbaren Geschäfte
-
Kann Geschäfte anzeigen:
- Klicken Sie auf Speichern, um die neue Rolle zu erstellen.
- Unter Benutzerverwaltung > Rollen wird die neue Rolle und in der Spalte daneben die Anzahl der ihr zugewiesenen Benutzer angezeigt. Wenn Sie die Rolle gerade erst erstellt haben, beträgt die Anzahl der ihr zugewiesenen Benutzer 0.
Nun können Sie der Rolle Benutzer hinzufügen.
Aktualisieren einer Rolle
In der Registerkarte Rollen können Sie eine vorhandene Rolle aktualisieren. Hinweis: Wenn Sie die Einstellungen in einer Rolle aktualisieren, werden die Änderungen beim Speichern auf alle dieser Rolle zugewiesenen Benutzer angewendet. Sie können die einer Rolle zugewiesenen Benutzer anzeigen, indem Sie den Mauszeiger auf den Text „Benutzer zugewiesen“ über der Schaltfläche Speichern setzen.
So aktualisieren Sie eine Rolle
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen () und dann auf Verwalten > Benutzer.
- Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rolle, die Sie aktualisieren möchten.
- Bearbeiten Sie den Namen, die Beschreibung oder die Berechtigungen, die Sie ändern möchten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen werden auf alle dieser Rolle zugewiesenen Benutzer angewendet.
Löschen einer Rolle
In der Registerkarte Rollen können Sie eine vorhandene Rolle löschen. Hinweis: Rollen, denen Benutzer zugewiesen sind, können nicht gelöscht werden. Sie müssen die Benutzer entweder einer neuen Rolle zuweisen oder ihre Zuweisung aufheben und ihre Berechtigungen manuell festlegen. Anschließend können Sie die Rolle löschen.
So löschen Sie eine Rolle
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen () und dann auf Verwalten > Benutzer.
- Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rolle, die Sie löschen möchten, und überprüfen Sie in der Spalte „Zugewiesene Benutzer“, ob dieser Rolle noch Benutzer zugewiesen sind. Sie müssen die Zuweisung aller Benutzer aufheben, bevor Sie die Rolle löschen können.
Sie können die Namen der zugewiesenen Benutzer anzeigen, indem Sie den Mauszeiger auf die Zahl in der Spalte „Zugewiesene Benutzer“ setzen. - Klicken Sie auf Diese Rolle löschen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn der Rolle keine Benutzer zugewiesen sind.
- Klicken Sie auf Löschen, um zu bestätigen, dass Sie die Rolle löschen möchten.
Die Rolle wird gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.