Erstellen von Organisationen

Welchen Plan habe ich?

Bei Organisationen handelt es sich in der Regel um Sammlungen von Endbenutzern; sie können jedoch auch Agenten enthalten. Anfänglich weist Ihr Konto eine einzige Standardorganisation auf, die den Namen Ihres Kontos trägt und alle Ihre Benutzer enthält.

Administratoren und Agenten in angepassten Rollen mit entsprechender Berechtigung können Organisationen erstellen und bearbeiten. Die Art und Weise, wie Sie Organisationen einrichten, hängt davon ab, wie Sie den Workflow definieren und Benutzer organisieren möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Organisationen und Gruppen.

Bei Team-Plänen können Benutzer nur einer einzigen Organisation angehören. Bei allen anderen Plänen können Benutzer bis zu 300 Organisationen angehören. Ein Benutzer muss aber nicht unbedingt einer Organisation angehören.

Im vorliegenden Beitrag behandelte Themen:

• Erstellen von Organisationen
• Automatisches Hinzufügen von Benutzern zu Organisationen ausgehend von ihrer E-Mail-Domäne
• Zuordnen einer Gruppe zu einer Organisation
• Einrichten einer gemeinsamen Organisation für Endbenutzer

Erstellen von Organisationen

Administratoren und Agenten in angepassten Rollen mit entsprechender Berechtigung können Organisationen erstellen.

Das folgende Video bietet einen Überblick über die Erstellung einer Organisation:

Erstellen von Organisationen [1:01]

So erstellen Sie eine Organisation

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Support auf das Symbol Organisationen ().
2. Klicken Sie auf Organisation hinzufügen. Sie können auch den Mauszeiger in der oberen Symbolleiste auf die Registerkarte +Hinzufügen setzen und dann auf Organisation klicken.

   

3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Organisation ein.
   Hinweis: Verwenden Sie im Namen der Organisation keinen Senkrechtstrich (|). Wenn der Name dieses Zeichen enthält, wird die Organisation nicht erstellt.
4. Wenn Sie die Benutzerzuordnung einrichten möchten, geben Sie unter Domänen eine oder mehrere E-Mail-Domänen ein (durch Leerzeichen getrennt, z. B. organisation1.com organisation2.com).

   Sofern die Benutzerzuordnung eingerichtet ist, werden Benutzer aus den angegebenen E-Mail-Domänen automatisch zu dieser Organisation hinzugefügt, wenn sie zum ersten Mal eine Anfrage einreichen oder sich registrieren. Wenn Sie eine Domäne hinzufügen, die bereits einer anderen Organisation zugeordnet ist, werden die Benutzer in alphabetischer Reihenfolge der ersten Organisation zugeordnet.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, können Sie zusätzliche Informationen eingeben.

6. Geben Sie bei Bedarf die gewünschten Stichwörter ein.

   Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Stichwörtern zu Benutzern und Organisationen.

7. Wenn Sie die Gruppenzuordnung einrichten möchten, wählen Sie eine Gruppe aus.

   Nach Einrichtung der Gruppenzuordnung werden die Tickets der Organisation automatisch zu dieser Gruppe hinzugefügt.

8. Legen Sie den Ticketzugriff für Benutzer im Help-Center-Kundenportal fest.
   Wichtig: Es gibt organisationsspezifische Zugriffseinstellungen im Benutzerprofil und in der Organisation selbst. Wenn es einen Konflikt zwischen diesen Einstellungen gibt, gilt die jeweils striktere Einstellung.

   Es gibt folgende Ticketzugriffsoptionen:

   • Kann nur eigene Ticket sehen: Benutzer dieser Organisation können nur eigene Tickets anzeigen und bearbeiten.
     Hinweis: Wenn Sie diese Einstellung wählen, aber die Zugriffseinstellung im Benutzerprofil oder in der angepassten Rolle dem Benutzer Zugriff auf alle Tickets der Organisation gewährt, wird diese Organisationseinstellung durch die Benutzereinstellung übersteuert.
   • Kann alle Tickets in Org. sehen: Benutzer dieser Organisation können alle Tickets der Organisation anzeigen. Dies wird als gemeinsame Organisation bezeichnet. Bei dieser Einstellung müssen Sie zusätzlich festlegen, ob die Benutzer Organisationstickets auch kommentieren können.
     Hinweis: Wenn Sie diese Einstellung wählen, aber die Zugriffseinstellung im Benutzerprofil oder in der angepassten Rolle den Benutzern in der Organisation nur Zugriff auf die eigenen Tickets gewährt, wird die Benutzereinstellung durch diese Organisationseinstellung übersteuert.
9. Machen Sie unter Details und Notizen die gewünschten Angaben.

   Die neue Organisation wird automatisch gespeichert.

Wenn Sie weitere Informationen zu Ihrer Organisation hinzufügen möchten, für die keine Standardfelder vorgesehen sind, lesen Sie den Beitrag Hinzufügen von angepassten Feldern zu Organisationen.

Automatisches Hinzufügen von Benutzern zu Organisationen ausgehend von ihrer E-Mail-Domäne

Benutzer können ausgehend von ihrer E-Mail-Domäne automatisch zu einer Organisation hinzugefügt werden, wenn sie zum ersten Mal eine Anfrage einreichen oder sich registrieren. Dies wird als Benutzerzuordnung bezeichnet. Ein Administrator kann diese Funktion in den Einstellungen der Organisation einrichten.

Im Allgemeinen muss ein Benutzer seine E-Mail-Adresse bestätigen, bevor er automatisch zu einer Organisation hinzugefügt wird. Ein nicht bestätigter Benutzer kann jedoch einer Organisation zugeordnet werden, wenn sein Profil zur gleichen Zeit erstellt wird wie sein erstes Ticket und das Ticket entweder per E-Mail oder Chat erstellt wird.

Wichtig: Wenn ein Benutzer mit einer nicht bestätigten E-Mail-Adresse aus der angegebenen Domäne bereits vor der Einrichtung der Benutzerzuordnung ein Ticket eingereicht hat, muss er der Organisation manuell hinzugefügt werden. Er wird nicht automatisch hinzugefügt. Benutzer mit bestätigten E-Mail-Adressen werden der Organisation beim Erstellen der Benutzerzuordnung automatisch hinzugefügt.

So richten Sie die Benutzerzuordnung für eine Organisation ein

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Support auf das Symbol Organisationen ().
2. Machen Sie die Organisation ausfindig, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf ihren Namen.
3. Geben Sie in der Detailansicht der Organisation im Feld Domänen die E-Mail-Domäne(n) ein (durch Leerzeichen getrennt) , um die Benutzerzuordnung einzurichten.

   Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Seite also einfach verlassen. Ein Benutzer muss seine E-Mail-Adresse bestätigen, bevor sie automatisch hinzugefügt wird.

Hinweis: Wenn Sie eine Domäne, die bereits einer Organisation zugeordnet ist, einer Organisation hinzufügen, geschieht Folgendes:

• Benutzer werden automatisch der Organisation zugeordnet, die bei alphabetischer Sortierung nach Namen an erster Stelle erscheint.
• Benutzer werden nicht mehr der früheren Organisation zugeordnet.
• Die E-Mail-Domäne wird automatisch zur Zulassungsliste hinzugefügt.

Wenn Sie E-Mail-Domänen zur Zulassungsliste hinzugefügt haben (siehe Verwenden der Zulassungs- und Blockierliste zur Steuerung des Zugriffs auf Zendesk Support), werden diese Domänen automatisch in die Liste aufgenommen. Obwohl zulässige Domänen eingeschlossen sind, erscheinen sie nicht auf dieser Seite mit Organisationseinstellungen.

Beim Entfernen der Domänenzuordnung werden auch alle Benutzer entfernt, die der Domäne zugeordnet wurden.

Zuordnen einer Gruppe zu einer Organisation

Die Tickets einer Organisation können automatisch zu einer Gruppe zugewiesen werden. Dies wird als Gruppenzuordnung bezeichnet. Die Gruppenzuordnung kann durch einen Administrator eingerichtet werden.

So richten Sie die Gruppenzuordnung für eine Organisation ein

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Support auf das Symbol Organisationen ().
2. Machen Sie die Organisation ausfindig, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf ihren Namen.
3. Wählen Sie in der Detailansicht der Organisation eine Gruppe in der Dropdownliste aus, wenn Sie die Gruppenzuordnung einrichten möchten.

   Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Seite also einfach verlassen.

Der ausgewählten Gruppe werden nun automatisch neue Tickets hinzugefügt; diese Standardgruppeneinstellung kann jedoch durch Business-Regeln und Agenten überschrieben werden.

Einrichten einer gemeinsamen Organisation für Endbenutzer

Wahlweise können Sie es sämtlichen Endbenutzern in einer Organisation gestatten, die Tickets anderer Endbenutzer zu sehen. Dies wird als gemeinsame Organisation bezeichnet. Die Einstellung kann von einem Administrator vorgenommen werden.

So richten Sie eine gemeinsame Organisation ein

1. Klicken Sie in der Seitenleiste von Support auf das Symbol Organisationen ().
2. Machen Sie die Organisation ausfindig, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf ihren Namen.
3. Wählen Sie in der Detailansicht der Organisation im Feld Benutzer die Option Kann alle Tickets in Org. sehen aus. Wenn Benutzer Kommentare zu Tickets in der gemeinsamen Organisation hinterlassen dürfen, können Sie auch ...und kommentieren auswählen.
   Wichtig: Diese organisationsweite Einstellung hat Vorrang vor der Benutzerzugriffseinstellung im Benutzerprofil. Wenn Sie für einen Benutzer in dieser Organisation den Zugriff auf die eigenen Tickets beschränkt haben, kann dieser Benutzer aber alle Tickets der Organisation sehen, wenn der Zugriff organisationsweit auf alle Tickets der Organisation eingestellt ist.

   Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Seite also einfach verlassen.

Statt es allen Endbenutzern in einer Organisation zu erlauben, die Tickets einer Organisation zu sehen, können Sie dieses Recht ausgewählten Endbenutzern gewähren Aktivieren Sie hierzu für die Organisation die Einstellung Kann nur eigene Tickets sehen und für die entsprechenden Benutzer die Einstellung Kann alle Tickets in Org. sehen im jeweiligen Benutzerprofil. In diesem Fall hat die Benutzerzugriffseinstellung Vorrang vor der organisationsweiten Einstellung.