Resumen: ◀▼
Un Google Drive compartido se puede conectar como una fuente de conocimiento externa para sincronizar Documentos y Hojas de cálculo de Google y poder usarlas en los flujos de trabajo. Administre varias unidades compartidas, configure permisos de visualizador para los segmentos de usuarios, vuelva a sincronizar el contenido y desconecte las unidades si es necesario. Con esta integración es posible mantener la base de conocimientos actualizada con documentos externos a los que se puede acceder según los permisos que se hayan configurado.
Conectar su Google Drive compartido
Puede crear una conexión para ingerir y sincronizar el contenido de su Google Drive compartido. Una vez que se conecta Google Drive, se pueden configurar flujos de trabajo para incorporar ese contenido externo.
Es necesario ser administrador de Conocimiento para poder configurar y administrar las conexiones al contenido externo.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos (
) en la barra lateral. - Haga clic en Contenido externo > Conexiones.
- En la sección Fuentes disponibles, haga clic en Conectar en la tarjeta de Google Drive.
- Revise la pantalla de conexión de Google Drive y luego haga clic en Continuar.
- Inicie sesión en Google con una cuenta de usuario que tenga los permisos correctos para el contenido que desea sincronizar con Zendesk y permita que Zendesk acceda a sus archivos de Google Drive.
- Seleccione las unidades que desea sincronizar y luego haga clic en Sincronizar.
Una vez completada la sincronización, la página mostrará un estado Sincronizado en color verde para cada fuente sincronizada.
Agregar otra unidad compartida
Después de crear una conexión a Google Drive, podrá agregar más unidades compartidas a la conexión en cualquier momento.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en Contenido externo > Conexiones.
- Haga clic en el menú de opciones (
) en la fila del sitio de Google Drive que contiene la unidad compartida que desea agregar, y luego seleccione Agregar contenido.
- Seleccione las unidades que desea sincronizar.
- Haga clic en Sincronizar para agregar las unidades compartidas y comenzar a sincronizarlas con Conocimiento.
Una vez completada la sincronización, la página mostrará un estado Sincronizado en color verde para cada unidad que se acaba de agregar.
Administrar los Google Drives conectados a su cuenta de Zendesk
Una vez que haya creado una conexión de Google Drive, podrá modificar la unidad conectada según sea necesario.
Ver los detalles de la conexión de Google Drive
Puede ver información acerca de los Google Drives compartidos que se hayan conectado con Conocimiento (por ejemplo, cuándo se crearon, quién los creo y cuándo se sincronizaron por última vez).
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en Contenido externo > Conexiones.
- Haga clic en el menú de opciones () en la fila de la unidad que desea administrar y luego seleccione Administrar.
- Vea los detalles sobre la conexión:
- Creada: cuándo se creó la conexión.
- Conectada por: nombre del administrador de Conocimiento que creó la conexión.
- Elementos: número de archivos conectados en la unidad.
- Estado: estado de la sincronización.
- Última sincronización: cuándo ocurrió la última sincronización. Las sincronizaciones se realizan automáticamente cada 24 horas, aunque también se pueden gatillar manualmente.
- Conexión: nombre de la unidad conectada.
- Permisos de visualización: quién puede ver los archivos conectados. Para ver el contenido del archivo, los usuarios deben tener permiso en Google Drive para acceder al contenido.
- Haga clic en Guardar.
Administrar los permisos de visualizador para el contenido de Google Drive
Los permisos de visualizadores (que determinan quién puede ver el contenido conectado de Google Drive) se pueden configurar en los flujos de trabajo de Zendesk.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en Contenido externo > Conexiones.
- Haga clic en el menú de opciones () en la fila de la fuente que desea administrar y luego seleccione Administrar.
- En Permisos de visualización, seleccione una de las siguientes opciones para determinar qué segmentos de usuarios pueden ver el contenido de esta fuente.
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Solo visible para los segmentos de usuarios seleccionados: seleccione hasta 10 segmentos de usuarios de cualquiera de las siguientes opciones (se requiere un plan Enterprise para seleccionar varios segmentos de usuarios):
- Usuarios que han iniciado sesión: incluye a los usuarios internos y externos que crean una cuenta e inician sesión en el centro de ayuda.
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Agentes y administradores: incluye a los integrantes del equipo solamente, lo que permite crear contenido exclusivamente para uso interno. Nota: Los agentes Light se incluyen en este segmento. Si desea ver una lista de los permisos de los agentes Light, consulte Comprender y otorgar permisos a los agentes Light.
- Segmento de usuarios personalizado: permite restringir el acceso de visualización a usuarios específicos en función de etiquetas, organizaciones o grupos mediante la aplicación de segmentos de usuarios. Consulte Creación de segmentos de usuarios para limitar el acceso.
- Visible para todos: incluye a todas las personas que visitan el centro de ayuda y no exige inicio de sesión.
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Solo visible para los segmentos de usuarios seleccionados: seleccione hasta 10 segmentos de usuarios de cualquiera de las siguientes opciones (se requiere un plan Enterprise para seleccionar varios segmentos de usuarios):
- Haga clic en Guardar.
Volver a sincronizar manualmente el contenido de Google Drive
Cuando Google Drive se conecta como una fuente de contenido externo, se ejecuta un proceso de sincronización cada 24 horas para actualizar el contenido nuevo o cambiado. Se puede forzar una sincronización manualmente.
- En la página Conexiones, haga clic en el menú de opciones () para la conexión que desea sincronizar.
- Seleccione Sincronizar de nuevo.
La conexión de Google Drive se sincroniza de inmediato y la columna Última sincronización se actualiza con la hora de la sincronización más reciente.
Desconectar una conexión de Google Drive
Las conexiones a Google Drive se pueden eliminar si ya no se desea sincronizar las unidades compartidas. Si se elimina una conexión de Google Drive, se eliminarán todas las conexiones de unidades compartidas dentro de ese sitio. Para eliminar la conexión de una unidad compartida individual pero conservar las otras dentro de Google Drive, se debe eliminar la conexión de la unidad compartida únicamente.
Al eliminar la conexión, su contenido relacionado queda inaccesible en todos los lugares donde se usa contenido externo.
- En la página Conexiones, haga clic en el menú de opciones () para la conexión o la unidad compartida que desea desconectar.
- Seleccione Eliminar conexión.
- Lea el mensaje y luego haga clic en Eliminar conexión.
La unidad compartida se elimina de la lista de conexiones y deja de estar disponible como fuente de contenido externa.