Con Publicación en equipo, se puede asignar un artículo a un agente y agregar una nota interna dirigida al agente. Esto es conveniente para hacer que un integrante del equipo se haga responsable de actualizar, revisar, aprobar o publicar un artículo.
Un artículo solo se puede asignar a un agente que tenga el permiso necesario para editarlo. Puede agregar una nota interna para decirle al agente asignado qué es lo que se necesita. Es posible reasignar los artículos según sea necesario a medida que pasan por los diversos estados en el flujo de trabajo.
Cuando se asigna un artículo a un usuario, esa persona recibe una notificación por correo electrónico que incluye un vínculo al artículo. Además, es necesario ser un administrador de Guide o un agente con permisos de edición para poder ver las listas de artículos de Publicación en equipo. Los usuarios que no pueden ver las listas de artículos necesitan el URL directo para acceder al artículo.
Asignar un artículo a un agente
Un artículo se puede asignar a cualquier agente que tenga el permiso necesario para editarlo. Los artículos no se pueden asignar a los usuarios finales. Puede agregar una nota interna en el artículo para decirle al agente asignado qué es lo que se necesita.
Si tiene que asignar varios artículos a la vez, consulte Actualización masiva de artículos de la base de conocimientos.
- Abra un artículo para editarlo.
- Haga clic en el icono Asignar
al lado derecho del encabezado del artículo. - En Integrante del equipo, escriba por lo menos dos caracteres para buscar un agente o seleccione un agente en la lista desplegable.
El artículo solo se puede asignar a un agente que tenga el permiso necesario para editarlo. Si selecciona un agente que no puede editar el artículo, verá un mensaje que indica que no se puede asignar el artículo a ese usuario.
Si no ve una lista de usuarios, el rol de agente podría no tener permiso para ver a todos los usuarios de la cuenta.
- En ¿Cuál es la actualización necesaria?, ingrese una nota interna.
- Haga clic en Enviar.
El agente recibirá una notificación por correo electrónico con un vínculo al artículo. Los administradores y agentes de Guide que tienen derechos de publicación pueden ver una lista de todos sus artículos asignados. Los usuarios que no pueden ver las listas de artículos necesitarán el URL directo para acceder al artículo.
Reasignar un artículo a un agente
Es posible reasignar los artículos según sea necesario a medida que pasan por los diversos estados de los artículos en el flujo de trabajo. Al reasignar un artículo, se puede actualizar la nota interna. El historial de la nota no se conserva.
Cuando se reasigna un artículo a otra persona, esa persona recibe una notificación por correo electrónico que incluye un vínculo al artículo. El agente asignado anterior no recibe una notificación de que el artículo ha sido reasignado.
- Abra un artículo para editarlo.
- Haga clic en el icono Asignar al lado derecho del encabezado del artículo y luego seleccione Reasignar.
- En Integrante del equipo, escriba por lo menos dos caracteres para buscar un agente o seleccione un agente en la lista desplegable.
El artículo solo se puede asignar a un agente que tenga el permiso necesario para editarlo. Si selecciona un agente que no puede editar el artículo, verá un mensaje que indica que no se puede asignar el artículo a ese usuario.
Si no ve una lista de usuarios, el rol de agente podría no tener permiso para ver a todos los usuarios de la cuenta. - En ¿Cuál es la actualización necesaria?, ingrese una nota interna.
- Haga clic en Enviar.
El nuevo agente asignado recibirá una notificación por correo electrónico que incluye un vínculo al artículo. El agente asignado anterior no recibe una notificación de que el artículo ha sido reasignado. Los administradores y agentes de Guide que tienen derechos de publicación pueden ver una lista de todos sus artículos asignados. Los usuarios que no pueden ver las listas de artículos necesitarán el URL directo para acceder al artículo.
Ver todos los artículos asignados a usted
En Todos los artículos, se puede usar un filtro para ver los artículos asignados a una persona en particular.
- En Todos los artículos, a la derecha de la barra de búsqueda, abra la lista desplegable Filtros.
- Abra Asignación > Asignado a.
- Ingrese su nombre en el campo de búsqueda.
Cancelar la asignación de un artículo
Se puede cancelar la asignación de un artículo, una vez que se haya terminado de trabajar con él, en cualquiera de los distintos estados en el flujo de trabajo.
- Abra el artículo para editarlo.
- Haga clic en el icono Asignar al lado derecho del encabezado del artículo y luego seleccione Cancelar asignación.