Trabajar con borradores de artículos en la base de conocimientos

Con los planes que no son Enterprise, se pueden crear borradores de artículos para el contenido nuevo. Los borradores de artículos se guardan pero no se publican, así que se puede seguir trabajando en ellos hasta que estén listos para publicar. No se pueden crear borradores para contenido existente que ya se ha publicado, solo para contenido nuevo. 

Nota: En los planes Enterprise no hay una lista de borradores, sino listas de artículos en varios estados del flujo de trabajo de Publicación en equipo. Se puede crear un trabajo en curso, que es similar a un borrador, para el contenido nuevo. También se puede crear trabajo en curso para el contenido publicado existente sin que eso afecte la versión publicada.

Los administradores de Guide pueden agregar o editar borradores de artículos. Los agentes que no son administradores de Guide pueden agregar y editar borradores en las secciones en las que tienen los permisos necesarios (consulte Restricción del acceso al contenido de la base de conocimientos).

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Agregar borradores de artículos
• Editar borradores de artículos
• Publicar borradores de artículos
• Ver una lista de todos los borradores

Agregar borradores de artículos

Cuando se crea un artículo en borrador, se guarda pero no se publica y se puede continuar trabajando en él hasta el momento de publicarse.

Para agregar un borrador de artículo

1. Seleccione Agregar > Artículo en la barra de menús superior.

   

   El artículo que se crea es un borrador de manera predeterminada, como se indica en la parte superior del artículo.

2. Escriba el contenido preliminar del borrador de su artículo.
3. Seleccione una sección para el artículo en el menú Publicar en sección.
4. Haga clic en Guardar.

   Asegúrese de anotar el URL del borrador ya que se puede usar para regresar directamente al artículo hasta que sea publicado. El URL para la versión de borrador del artículo es distinto al de la versión publicada, aunque la ID del artículo sigue siendo la misma.

   Para ver los borradores de artículos, también puede ver la actividad del centro de ayuda o, si es un administrador de Guide, puede ver una lista de todos los borradores. En los planes Enterprise, puede usar el flujo de trabajo de Publicación en equipo para ver todos los artículos que están en estado de borrador. Consulte Revisión, aprobación y publicación de artículos con Publicación en equipo.

Editar borradores de artículos

Los borradores de artículos se pueden editar según sea necesario.

Para editar un borrador

1. Abra el borrador que desea editar y haga clic en Editar artículo.

   

   Para ubicar el borrador, puede ver la actividad del centro de ayuda. O bien, si es un administrador de Guide, puede ver una lista de todos los borradores y seleccionar el borrador que desea de la lista. El borrador se abrirá en modo de edición.

2. Haga los cambios que desee.
3. Haga clic en Guardar.

   El borrador del artículo se actualiza. Puede continuar editándolo si es necesario, o bien puede hacer clic en Previsualizar para ver una vista previa del artículo en el centro de ayuda.

Publicar borradores de artículos

Cuando esté listo, puede acceder al borrador y publicarlo.

Para publicar un borrador

1. Abra el borrador que desea publicar y haga clic en Editar artículo. Para ubicar el borrador, puede ver la actividad del centro de ayuda.

   

   O bien, si es un administrador de Guide, puede ver una lista de todos los borradores y seleccionar el borrador que desea de la lista. El borrador se abrirá en modo de edición.

2. Seleccione una sección para el artículo en el menú Publicar en sección.

   

3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:
   • Para no admitir más comentarios en el artículo, deseleccione Admitir comentarios.
   • Para promover el artículo en su sección, seleccione Promover artículo.
   • Para agregar un archivo adjunto, haga clic en Administrar archivos adjuntos en la sección Archivos adjuntos en la parte inferior del panel. Consulte Adjuntar archivos multimedia a los artículos.

     El tamaño máximo del archivo es 20 MB.

4. Agregue los Rótulos que desee (no está disponible en Suite Team).

   A medida que comience a escribir, verá una lista de las etiquetas existentes entre las que puede elegir. Para agregar una palabra clave nueva, seleccione Agregar como nuevo rótulo.

   Los rótulos pueden ser una sola palabra o una frase con varias palabras. Los rótulos están indexados para las búsquedas con un poco menos de peso que el título del artículo. Sin embargo, puesto que varios rótulos con palabras similares pueden tener mayor peso que el título y el cuerpo del artículo, use los rótulos con cuidado para equilibrar los resultados de la búsqueda.

5. Haga clic en la flecha desplegable enseguida del botón Guardar y luego seleccione Publicar.

   

   El artículo se publica.

Ver una lista de todos los borradores (solo administradores de Guide)

Puede ver una lista completa de todos los borradores de artículos, siempre y cuando sea administrador de Guide.

Para ver una lista de los borradores

1. En Guide, haga clic en el icono de administrar artículos () en la barra lateral.

   La pestaña Listas se abre de manera predeterminada.

2. Haga clic en Borradores.

   Aparece una lista de todos los borradores de artículos de la marca de su centro de ayuda.