La función Publicación en equipo incluye los estados de los artículos que están listos para revisión y aprobados para publicación. Puede usar cualquiera de los estados que necesite, según su flujo de trabajo.
- Artículos listos para revisión. Estos artículos se pueden publicar de inmediato o se pueden aprobar para publicarlos más adelante. Si es necesario, también puede dejar el artículo en revisión si tiene que asignarlo al autor para que haga actualizaciones, o bien a otro revisor.
- Artículos aprobados para publicación. Los artículos que se encuentran en este estado pueden ser enviados a revisión, si es necesario, o pueden publicarse en cualquier momento. Por ejemplo, tal vez el artículo esté en espera de un publicador que tenga permiso para publicarlo en la sección que corresponda. O bien, los artículos que tienen el estado de aprobado podrían estar en espera de un evento, como el lanzamiento o la actualización de un producto, y se tienen que publicar en una fecha futura.
Los agentes pueden revisar, aprobar y publicar artículos siempre que tengan los permisos de administración correspondientes.
Revisar artículos para aprobación o publicación
Se pueden revisar los artículos que estén listos para revisión. Cuando se revisa un artículo, se puede aprobar para publicarlo más tarde, o bien publicarlo en ese momento.
Si tiene que cambiar el estado del flujo de trabajo de varios artículos a la vez, consulte Actualización masiva de artículos de la base de conocimientos.
Para revisar un artículo
- Abra el artículo que esté listo para revisión:
- Haga clic en el vínculo de la notificación por correo electrónico para abrir el artículo que desea revisar.
- En Guide, haga clic en Administrar artículos (
) en la barra lateral y luego haga clic en Esperando revisión y abra el artículo que desea revisar.
Si no recibió una notificación por correo electrónico y no es un administrador de Guide, necesitará el URL correspondiente para acceder al artículo que se va a revisar.
- Revise el artículo, haga los cambios necesarios y guárdelo.
Si guarda algún cambio, el artículo adopta el estado “trabajo en curso” y ya no tiene el estado de listo para revisión.
- Cuando esté listo, tiene las siguientes opciones:
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Para enviarlo para revisión: si hizo cambios en el artículo, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Estado de la revisión y luego seleccione Esperando revisión.
El artículo pasa del estado de trabajo en curso al de listo para revisión. Si desea asignárselo a un usuario específico, haga clic en Asignar o Reasignar. Consulte Asignación o reasignación de artículos con Publicación en equipo.
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Para aprobar el artículo, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Estado de la revisión y luego seleccione Listo para publicar.
El artículo pasa al estado de aprobado para publicación. Si desea asignárselo a un usuario específico, haga clic en Asignar o Reasignar. Consulte Asignación o reasignación de artículos con Publicación en equipo.
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Para publicar el artículo: haga clic en la flecha desplegable junto al botón Guardar y luego seleccione Publicar.
El artículo se publica. Si ya existe una versión del mismo artículo, esta se actualiza.
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Para enviarlo para revisión: si hizo cambios en el artículo, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Estado de la revisión y luego seleccione Esperando revisión.
Publicar artículos aprobados
Los artículos que se encuentran en el estado de aprobados para publicación están en espera de ser publicados. Cuando esté listo, puede publicarlos o, si un artículo aprobado no está realmente listo para ser publicado, puede enviarlo a revisión.
Si tiene que publicar varios artículos a la vez, consulte Actualización masiva de artículos de la base de conocimientos.
Para publicar un artículo aprobado
- Abra el artículo que está aprobado para publicación:
- Haga clic en el vínculo de la notificación por correo electrónico para abrir el artículo que desea revisar.
- En Guide, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral y luego haga clic en Listo para publicar y abra el artículo que desea publicar.
Si no recibió una notificación por correo electrónico y no es un administrador de Guide, necesitará el URL correspondiente para acceder al artículo que se va a revisar.
- Si necesita cambiar la sección o modificar otras opciones de configuración y el panel Configuración del artículo no aparece en la barra lateral, haga clic en el icono Configuración del artículo (
) para ampliar el panel.
- Haga clic en las tarjetas Administración y Colocación para ampliar los paneles de configuración del artículo y hacer los cambios necesarios, y luego haga clic en Actualizar configuración.
- Cuando esté listo para publicar el artículo, haga clic en la flecha desplegable enseguida del botón Guardar y luego seleccione Publicar.
O bien, si el artículo no está listo para ser publicado, puede seleccionar Esperando revisión.
El artículo se publica y, si ya existe una versión del mismo artículo, esta se actualiza.
Si envió el artículo para revisión, este vuelve al estado de listo para revisión. Si quiere, puede asignar el artículo a una persona en particular para que lo revise. Consulte Asignación o reasignación de artículos con Publicación en equipo.