Un segmento de usuarios está compuesto por un grupo de usuarios finales o de agentes, definidos conforme a ciertos atributos, y sirve para determinar el acceso al contenido del centro de ayuda. Los segmentos de usuarios son los componentes básicos para los permisos de visualización y administración de los usuarios.
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Permisos de visualización. Se puede aplicar lo siguiente:
- Un segmento de usuarios a cada centro de ayuda y tema de la comunidad para definir el acceso de visualización para esos recursos. Los usuarios deben pertenecer al segmento de usuarios especificado para poder tener acceso.
- Hasta 10 segmentos de usuarios a cada artículo de la base de conocimientos. Cualquier usuario que pertenezca a por lo menos uno de los segmentos de usuarios aplicados podrá ver ese artículo.
- Permisos de administración. Se pueden aplicar segmentos de usuarios cuando se crean los permisos de administración para los artículos. Una vez creados, los permisos de administración se pueden aplicar a los artículos de la base de conocimientos para definir quién tiene permiso para editar y publicar esos artículos.
Hay dos segmentos de usuarios que existen de manera predeterminada:
- Usuarios que han iniciado sesión incluye a los usuarios que han iniciado sesión en el centro de ayuda.
- Agentes y administradores incluye a todos los agentes y administradores.
También se pueden crear segmentos de usuarios personalizados para refinar aún más esos grupos de usuarios de esta manera:
- Usuarios que han iniciado sesión (internos y externos). Estos segmentos se crean en el Centro de administración y pueden basarse en etiquetas, organizaciones, usuarios individuales o una combinación de estas tres cosas.
- Personal (interno). Estos segmentos se crean en el Centro de administración y se basan en etiquetas, grupos, usuarios individuales o una combinación de estas tres cosas.
Los administradores de Guide tienen acceso a todo el contenido, sin importar a qué segmentos de usuarios pertenecen. Por esa razón, sus perfiles de usuario mostrarán todos los segmentos de usuarios personalizados. Es necesario ser un administrador de Guide para poder crear segmentos de usuarios.
Comprender las restricciones de acceso para los segmentos de usuarios
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Usuarios que han iniciado sesión. Pueden restringirse por etiquetas, organizaciones, usuarios individuales o una combinación de estas tres cosas. Las etiquetas deben ser del usuario o de la organización a la que pertenecen.
Si se crea un segmento de usuarios en función de etiquetas para los usuarios que han iniciado sesión, se puede requerir que se incluyan todas las coincidencias con etiquetas especificadas para el agente, o bien se puede requerir que se incluya al menos una de las coincidencias con etiquetas especificadas para el usuario. En cuanto a las organizaciones, el usuario debe pertenecer a al menos una de las organizaciones especificadas.
Los agentes que han iniciado sesión deben tener las etiquetas obligatorias, pero los agentes no tienen que pertenecer a ninguna de las organizaciones especificadas para ser incluidos en el segmento de usuarios, así que la organización no se toma en cuenta para los agentes.
Los usuarios individuales no tienen que cumplir ninguno de los filtros para ser incluidos en un segmento de usuarios; de hecho, si un segmento de usuarios solo tiene usuarios individuales, el segmento incluirá solo a esos usuarios.
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Personal (agentes y administradores). Pueden restringirse por etiquetas, grupos, usuarios individuales o una combinación de estas tres cosas.
Si se crea un segmento de usuarios en función de etiquetas para el personal, se puede requerir que se incluyan todas las coincidencias con etiquetas especificadas para el agente, o bien se puede requerir que se incluya al menos una de las coincidencias con etiquetas especificadas para el agente. En relación a los grupos, el agente debe pertenecer a al menos uno de los grupos especificados.
Los administradores de Guide tienen acceso a todo el contenido, sin importar a qué segmentos de usuarios pertenecen.
Los usuarios individuales no tienen que cumplir ninguno de los filtros para ser incluidos en el segmento de usuarios, y si un segmento de usuarios solo tiene usuarios individuales, el segmento incluirá solo a esos usuarios.
Para definir segmentos de usuarios, consulte la siguiente tabla
| Rol del usuario | Restringir por etiquetas
(los usuarios necesitan todas las etiquetas) |
Restringir por etiquetas
(los usuarios necesitan cualquiera de las etiquetas) |
Restringir por organizaciones
(los usuarios necesitan por lo menos una organización) |
Restringir por grupos
(los usuarios necesitan por lo menos un grupo) |
Restringir por usuarios individuales |
|---|---|---|---|---|---|
| Usuarios que han iniciado sesión | SÍ | SÍ | SÍ
(se ignora para los agentes) |
NO | SÍ |
| Personal | SÍ | SÍ | NO | SÍ | SÍ |
Crear segmentos de usuarios
Hay dos tipos de acceso para los segmentos de usuarios: usuarios que han iniciado sesión y personal. También se pueden crear segmentos de usuarios personalizados para refinar aún más esos dos grupos de usuarios de esta manera:
- Usuarios que han iniciado sesión (internos y externos). Estos segmentos se crean en el Centro de administración y se basan en etiquetas, organizaciones, usuarios individuales o una combinación de estas tres cosas.
- Personal (interno). Estos segmentos se crean en el Centro de administración y se basan en etiquetas, grupos, usuarios individuales o una combinación de estas tres cosas.
Se pueden crear hasta 200 segmentos de usuarios por cuenta. Si tiene varias marcas en su cuenta, los segmentos de usuarios se comparten entre todas las marcas.
Los administradores de Guide tienen acceso a todo el contenido, sin importar a qué segmentos de usuarios pertenecen.
- En Guide, haga clic en el icono Permisos de usuario (
) en la barra lateral. - En la página Segmentos de usuarios, haga clic en Agregar nuevo.
Si recibe un mensaje de error, quiere decir que ya se ha alcanzado la cantidad máxima de 200 segmentos de usuarios. Puede borrar algunos segmentos de usuario si desea continuar.
- Ingrese un Nombre para el segmento de usuarios.
- Seleccione un Tipo de usuario como base para el segmento de usuarios.
- Usuarios que han iniciado sesión incluye a los usuarios internos y externos que crean una cuenta e inician sesión en el centro de ayuda.
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Personal, es para los usuarios internos únicamente, incluidos los agentes y administradores de Guide.
- Haga clic en Filtrar por etiquetas.
Luego haga clic en el menú desplegable para seleccionar una etiqueta:
- Usuarios y organizaciones que coinciden con TODAS estas etiquetas: el usuario o la organización deberá contar con todas las etiquetas para que pueda ser incluido en el segmento de usuarios.
- Usuarios y organizaciones que coinciden con CUALQUIERA de estas etiquetas: el usuario o la organización deberá contar con una o varias de las etiquetas para que pueda ser incluido en el segmento de usuarios.
Se pueden agregar hasta 50 etiquetas en Usuarios y organizaciones que coinciden con TODAS estas etiquetas y hasta 50 etiquetas en Usuarios y organizaciones que coinciden con CUALQUIERA de estas etiquetas. No todas las etiquetas disponibles aparecen en la lista, de modo que debe usar la función de búsqueda o desplazarse para encontrar las etiquetas que está buscando. Puede elegir cualquier etiqueta que esté aplicada a usuarios u organizaciones existentes. Las etiquetas pueden estar en el perfil del usuario, o en el caso de los usuarios finales, pueden ser heredadas a través de una organización.
Se muestra una lista de usuarios coincidentes a la derecha. Los agentes no aparecerán en la lista de usuarios coincidentes. Si hay más de 30 usuarios coincidentes, haga clic en Ver todos los usuarios coincidentes para ver la lista completa.
Nota: Para poder crear un segmento de usuario restringido en función de etiquetas, deberán estar activadas las etiquetas de usuario. Si desea más información, consulte Permitir etiquetado de usuarios y organizaciones.. - (Opcional) Para refinar aún más el segmento de usuarios, realice uno de los siguientes pasos:
- Para los usuarios que han iniciado sesión: si desea restringir por organización, seleccione una organización en el menú desplegable y haga clic en Filtrar por organización,
- Para el personal del equipo: si desea restringir por grupo, seleccione un grupo en el menú desplegable y haga clic en Filtrar por grupo.
El usuario debe pertenecer a por lo menos una de las organizaciones o grupos para poder ser incluido en el segmento de usuarios. Se pueden agregar hasta 50 organizaciones o grupos a un segmento de usuarios. La excepción es que la organización se ignora para los agentes que han iniciado sesión. Los agentes no tienen que pertenecer a ninguna de las organizaciones para ser incluidos en el segmento de usuarios.
La lista de usuarios coincidentes se actualizará automáticamente.
- Para agregar usuarios a un nuevo segmento de usuarios, haga clic en Agregar usuarios individuales.
Puede agregar hasta 50 usuarios individuales adicionales, independientemente del número de usuarios en los filtros de grupo, etiqueta u organización que haya especificado. A medida que vaya agregando usuarios, se irá actualizando la lista de usuarios coincidentes.Nota: Si agrega usuarios individuales, se agregan al segmento de usuarios independientemente de los filtros de grupo, etiqueta u organización que haya definido.
- Haga clic en Crear segmento.
Consulte los siguientes temas si desea más información sobre cómo se pueden aplicar los segmentos de usuarios: