Creación de un archivo CSV para importar leads, contactos o tratos

Puede importar sus contactos, leads y tratos en Zendesk Sell usando un archivo CSV. Esto es útil para la importación masiva y rápida de información sobre tratos. Si está actualizando tratos existentes de forma masiva, consulte Importación de leads, contactos y tratos usando un archivo CSV.

Nota: Se puede importar la mayoría de los tipos de campos. Sin embargo, hay algunos campos que no se pueden importar (consulte Tipos de campo no compatibles con la importación).

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Preparación del archivo CSV
• Ejemplo de plantilla del archivo CSV

Artículos relacionados:

• Importación de leads y contactos usando un archivo CSV
• Importación de tratos usando un archivo CSV
• Actualización masiva mediante un archivo CSV

Preparación del archivo CSV

Cuando se crea una lista de clientes para importar, es probable que se genere la lista desde un sistema de administración de usuarios, usando un archivo CSV de exportación. Si tiene que crear la lista desde cero puede usar un programa como Microsoft Excel o bien OpenOffice.org Calc.

Para preparar el archivo, asegúrese de lo siguiente

• El archivo que se desea cargar tiene un formato correcto para cargarlo.
• Los campos personalizados de casilla de verificación contienen los valores "0" o "1" (que equivalen a Sí/No).
• Cada columna del archivo CSV tiene un encabezado en la primera fila. Esto permite identificar los datos que se van a mapear durante la importación.
• Los datos que no se van a importar para un campo no se muestran en la fila de encabezado.
• El archivo CSV tiene el formato correcto y fue guardado usando la codificación de caracteres UTF-8 o UTF-16, para asegurarse de que maneje correctamente todos los símbolos (por ejemplo: — , “, č, ć, ł).
• No hay ningún salto de línea en los datos, porque los saltos de línea en la fila de encabezados causan problemas durante el proceso de importación.
• El tamaño de archivo de la importación es razonable: no se deben exceder 3000 contactos por importación. Por ejemplo, si tiene 5000 contactos en el archivo CSV, podría ser conveniente hacer dos importaciones. El número de contactos que se pueden cargar o el número de archivos CSV que se pueden importar es ilimitado.
• Si desea asignar un lead o un contacto a un usuario en su cuenta, debe incluir una columna llamada Dueño en el archivo, la cual corresponderá al campo Dueño en Sell. El dueño indica qué usuario de la cuenta posee un lead o contacto en particular.
• Si está importando tratos y asocia cada trato con un contacto, el contacto puede ser un contacto singular (persona) o un contacto de compañía.
  • Si el trato está asociado con un contacto que es una persona, el contacto debe tener un apellido. Si importa el nombre completo del contacto, el nombre se debe separar en dos columnas: primer nombre y apellido.
  • Si el contacto del trato ya está en su cuenta de Sell, Zendesk fusionará el contacto existente con el de su archivo CSV y le enviará un resumen de los datos fusionados por correo electrónico.
  • Cada trato tiene un nombre y un contacto asociado. Si uno o más de los tratos no tienen una fase, se colocarán de manera predeterminada en la fase inicial del pipeline.
  • Durante la importación, no asigne tratos a un usuario en su cuenta. Los datos importados se asignan a la persona que los importa. Los datos se pueden reasignar cuando termine la importación.
• Si agrega el nombre de una compañía a un contacto, se crearán dos registros de contacto en su lista de contactos de Sell: uno para la persona y uno para la compañía. Por esta razón, la importación de un nombre de compañía con el contacto es opcional.
• Si está importando tratos, agregue una columna Trato agregado a su hoja de cálculo si desea asignar fechas retroactivas de creación de tratos. Esta columna se mapea al campo Fecha en que se agregó de los tratos. Si no incluye en el archivo CSV una columna Fecha en que se agregó, la fecha predeterminada de creación del trato será el día en que terminó la importación. Al crear la columna Fecha en que se agregó, tenga en cuenta estas indicaciones:
  • Si su cuenta usa el formato de fecha estadounidense de 12 horas, Sell solo cotejará la fecha cuando esté escrita como MM/DD/AAAA.
  • Si su cuenta usa el formato de fecha europeo de 24 horas, Sell solo cotejará la fecha cuando esté escrita como DD/MM/AAAA.

  La tabla siguiente muestra ejemplos de los campos que se pueden incluir en el archivo.

Tabla 1. Datos de importación de usuarios

Campo	Descripción
first name	El primer nombre del cliente
last name	El apellido del cliente. El apellido o el nombre de la compañía necesario para importar nuevos leads. El apellido es necesario para los contactos.
name	El nombre completo del cliente, que se puede dividir automáticamente en nombre y apellido durante el proceso de importación. Nota: Zendesk Sell categorizará los contactos como contactos de personas (empleados) y contactos de compañías. Se deben incluir los campos Primer nombre y Apellido en cada archivo importado, para que Zendesk sepa qué nombre ponerle a los contactos. Sell también proporciona la opción de importar el primer nombre y el apellido separadamente durante el proceso de mapeo de la importación. Los contactos de compañías no necesitan un primer nombre y apellido, sino solo un nombre en el campo Nombre de la compañía.
mobile number	El número de teléfono móvil del lead o el contacto.
work number	El número de teléfono del trabajo del lead o el contacto.
email address	La dirección de correo electrónico completa del cliente (por ejemplo: usuario@micompañía.com). Puede dar a los clientes más de una dirección de correo electrónico con campos adicionales de correo electrónico.
company name	El apellido o el nombre de la compañía necesario para importar nuevos leads. El nombre de la compañía del cliente. Nota: Si desea asociar contactos con una compañía, incluya en su archivo una columna aparte con el nombre de la compañía. Después de la importación, Sell cotejará los contactos de persona con los contactos de compañías, para que los contactos de personas aparezcan como empleados cuando se muestren las compañías en Sell. Si importa contactos de personas sin mapear un nombre de una compañía, esos contactos se importarán sin un contacto de compañía asociado.
title	El puesto de trabajo del cliente.
source (Lead)	El canal en que fue creado el lead o el trato (consulte Seguimiento de los orígenes de leads y tratos). Este es un campo desplegable y, si no hay un origen existente que coincida con los datos importados, el origen se puede agregar automáticamente a la lista de orígenes existentes. Además, si se prefiere, el mapeo se puede editar para modificar el contenido de un origen existente.
industry	El sector del cliente para poder categorizar y filtrar los leads y contactos. Este es un campo desplegable y, si no hay un sector existente que coincida con los datos importados, el sector se puede agregar automáticamente a la lista de sectores existentes. Además, si se prefiere, el mapeo se puede editar para modificar el contenido de un sector existente.
notes	Apuntes relacionados con el cliente. Se pueden agregar notas a la tarjeta de lead, contacto o trato como notas o agregando otro campo (por ejemplo: Descripción).
street (address)	Dirección postal del cliente. Nota: Cuando se importa una dirección en un contacto, se sugiere dividir los detalles específicos de la dirección en varias columnas en el archivo CSV. Esto permite ordenar o filtrar por esos campos en Sell. Puede ser conveniente comprobar que, antes de la importación, los campos siguientes estén separados en su propia columna en el archivo: dirección postal, ciudad, región o estado, código postal y país.
city	La ciudad del cliente.
postal code o zip code	El código postal del cliente.
state/region	El estado o la región del cliente.
country	El país del cliente (Campo desplegable).
company address	La dirección de la compañía del cliente. Nota: Si está importando direcciones distintas para los contactos de persona y los contactos de compañía, es necesario crear columnas separadas en el archivo para incluir la dirección de la persona y la dirección de la compañía. Las columnas de dirección de la persona que es conveniente incluir son: dirección de la persona (dirección postal), ciudad de la persona, región o estado de la persona, país de la persona, etc. Las columnas de dirección de la compañía deben incluir: dirección postal de la compañía, ciudad de la compañía, región o estado de la compañía, etc.
tags	Las etiquetas específicas que se agregan al lead, contacto o trato para categorizar a los clientes y filtrarlos con rapidez en listas inteligentes e informes (consulte Utilización de etiquetas en leads, contactos y tratos). Separe cada etiqueta con una coma.
owner	El usuario de Sell que es dueño del lead, contacto o trato.
website	El sitio web del cliente.
skype	Un vínculo incrustado a la cuenta de Skype del cliente.
facebook	Un vínculo incrustado a la cuenta de Facebook del cliente.
twitter	Un vínculo incrustado a la cuenta de Twitter del cliente.
linkedin	Un vínculo incrustado a la cuenta de LinkedIn del cliente.
fax	El número de fax del cliente.
description	Para agregar una descripción al perfil del cliente.
campo personalizado	Los campos personalizados se pueden cotejar con los campos personalizados existentes (o con los que se crean durante la importación). Estos son los campos personalizados admisibles: Texto de una línea Párrafo Número Lista desplegable Fecha Selección múltiple Correo electrónico Teléfono Dirección URL Casilla de verificación (con valores de "0" o "1")

Las siguientes sugerencias también ayudarán a mantener el control de la importación.

• No hay límite en cuanto a la cantidad de registros que se pueden importar a la vez. No obstante, es una buena práctica dividir un archivo de datos CSV grande en archivos más pequeños cuando se hace una importación. Así se garantiza que la importación no tomará demasiado tiempo y también se puede verificar si cada archivo se está importando correctamente. Comience con un archivo de 20k y luego, si todo funciona bien, aumente el tamaño del archivo a 30-50k para los archivos siguientes.
• Compruebe que no haya ningún salto de línea en la fila de encabezados para que la importación se haga sin problemas.

Ejemplo de plantilla del archivo CSV

Si todavía no tiene un archivo CSV, o si desea comenzar desde cero, puede usar la plantilla de CSV de Zendesk para llenar los datos de sus tratos con un programa como Excel. Descargar el ejemplo de plantilla del archivo CSV.