Muchos equipos de ventas trabajan con los leads, contactos y tratos nuevos usando un proceso estructurado por el cual los leads, contactos y tratos se distribuyen en partes iguales entre los integrantes de un equipo, en función de distintos factores, por ejemplo, la ubicación de un representante.
- Crear uno o varios grupos de distribución, para la distribución de leads, contactos y tratos
- Asignar usuarios individuales, o con los planes Enterprise y Elite, asignar equipos, grupos enteros o roles a un grupo de distribución
- Usar el grupo de distribución para asignar automáticamente leads, contactos o tratos a los usuarios del grupo, usando una distribución equitativa.
Con el plan Sell Professional, se puede crear un grupo de distribución, y con los planes Enterprise y Elite, se pueden crear varios grupos de distribución.
Es necesario tener derechos de administrador para configurar y administrar los grupos de distribución, no obstante, estos grupos están visibles para todos los usuarios.
Una vez creado un grupo de distribución, se puede asignar en cualquier lugar de Sell donde se asigna un dueño para un lead, contacto o trato.
Crear un grupo de distribución
Puede crear un grupo de distribución para asignar leads, contactos o tratos en Configuración > Reglas de negocio > Distribuciones. Cada grupo es específico para el tipo de objeto, por ejemplo, un grupo de distribución de leads solo asigna leads, y un grupo de distribución de tratos solo asigna tratos.
Puede crear grupos de distribución y asignar usuarios a los grupos de distribución manualmente, o bien usar la API de REST de Sell.
Para crear un grupo de distribución
- En la barra lateral de Sell, haga clic en el icono Configuración (
) y luego seleccione Reglas de negocio > Distribuciones. - Haga clic en la pestaña Leads, Contactos o Tratos, según el tipo de grupo de distribución que desee crear.
- Si aún no ha configurado un grupo de distribución para este tipo de objeto, haga clic en Agregar su primera distribución. Si ya tiene grupos de distribución existentes para este tipo de objeto, haga clic en Agregar nueva distribución.
- Ingrese la siguiente información en la nueva ventana de distribución:
- Nombre de distribución: utilice un nombre lógico para el grupo de distribución. Este nombre aparecerá en todos los lugares donde haya un nombre de usuario, de modo que es importante que sea un nombre que identifique fácilmente al equipo relevante; además, es útil especificar que se trata de un grupo de distribución.
- Tipo de distribución: se trata de una distribución equitativa (este es el único tipo de distribución disponible en la actualidad).
-
Rotar entre: haga clic para seleccionar a los usuarios o integrantes del grupo, o miembros con un mismo rol, si están configurados en la organización.
Solo se puede elegir un tipo de grupo de distribución, es decir, un conjunto de usuarios, grupos, equipos o roles específicos.Nota: Hay un límite de 200 usuarios, equipos, grupos o roles en un grupo de distribución. Por ejemplo, se pueden agregar hasta 200 grupos a una distribución, independientemente del número de usuarios en cada grupo.
- Para agregar usuarios, haga clic en Usuarios y seleccione cada usuario en la lista desplegable, o comience a escribir parte del nombre en el campo para ver una lista de los usuarios que se pueden agregar. Agregue todos los usuarios que desea incluir en este grupo de distribución. Los usuarios aparecerán a medida que se vayan agregando.
- Para agregar equipos, grupos o roles, haga clic en Integrantes del equipo, Integrantes del grupo o Integrantes del rol y comience a escribir parte del nombre para ver una selección de los equipos, grupos y roles que se pueden agregar. O bien, puede seleccionar un nombre en la lista desplegable. Los usuarios de ese equipo, grupo o rol aparecerán a medida que se vayan agregando.
- Haga clic en Crear.
Se creará el nuevo grupo de distribución y se mostrará una lista de los usuarios que están incluidos en él. Si agregó uno o más equipos, grupos o roles, la lista incluirá a todos los usuarios.
Si hay muchos usuarios en un grupo de distribución, puede pasar el mouse por encima del número de usuarios adicionales para ver sus nombres.
Ahora puede comenzar a asignar grupos de distribución en Sell. Consulte Distribución de leads, contactos y tratos si desea más información sobre las reglas que se aplican cuando se usan grupos de distribución.
Editar un grupo de distribución
Para editar un grupo de distribución
- En la barra lateral de Sell, haga clic en el icono Configuración () y luego seleccione Reglas de negocio > Distribuciones.
- Haga clic en la pestaña Leads, Contactos o Tratos, según el tipo de grupo de distribución que desee editar.
- Haga clic en el nombre del grupo de distribución que desee editar.
- Puede cambiar el nombre de la distribución.
Se cambiará el nombre en todos los lugares donde el grupo de distribución esté disponible y se pueda seleccionar.
- Puede cambiar el tipo de distribución para el grupo. Solo se puede elegir un tipo de grupo de distribución, es decir, un conjunto de usuarios, grupos, equipos o roles específicos.
Haga clic en Usuarios o Integrantes del equipo, Integrantes del grupo o Integrantes del rol, si están configurados para la organización, y seleccione o haga una búsqueda para agregarlos.Nota: Si elige una nueva opción para la rotación del grupo, se eliminará la selección anterior. Por ejemplo, si anteriormente seleccionó Usuarios y agregó usuarios individuales, y ahora elige Integrantes del equipo, se eliminarán todos los usuarios agregados anteriormente al grupo.
- Si desea cambiar a los integrantes del grupo, puede agregar o borrar usuarios, grupos, equipos o roles, según el tipo de grupo que haya creado.
- Para agregar usuarios, haga clic en Usuarios y selecciónelos en la lista o busque a cada usuario.
- Para agregar equipos, grupos o roles, haga clic en Integrantes del equipo, Integrantes del grupo o Integrantes del rol y selecciónelos en la lista o busque cada equipo, grupo o rol.
- Para borrar del grupo de distribución, haga clic en la X junto al nombre del usuario, grupo, equipo o rol que desee borrar.
Nota: No es posible eliminar a integrantes individuales de un grupo, equipo o rol. Tiene que eliminar todo el grupo, equipo o rol.
- Haga clic en Guardar.
Se guardará el grupo de distribución y mostrará una lista de los usuarios que están incluidos en el grupo. Si agregó uno o más equipos, grupo o roles, la lista incluirá a todos los usuarios.
Borrar un grupo de distribución
Para borrar un grupo de distribución, puede hacer clic en el icono de papelera junto al grupo de distribución. Los leads, contactos o tratos que hayan sido asignados usando el grupo de distribución no se verán afectados (puesto que ya han sido asignados a un usuario), sin embargo, los leads, contactos y tratos nuevos no serán asignados a los usuarios de ese grupo.
La lista de distribución se elimina de todas las partes del producto.
Tendrá que crear un nuevo grupo de distribución para asignar los nuevos leads, contactos o tratos, o asignarlos manualmente a los usuarios.