Las políticas de retención de datos son vitales para que las compañías puedan garantizar el cumplimiento normativo, ya que en muchos sectores hay leyes que obligan a retener determinados tipos de datos. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) prohíbe que las compañías de la Unión Europea retengan los datos personales por más tiempo de lo necesario y, además, las obliga a demostrar dicho cumplimiento. A menudo, las compañías deben cumplir diversas leyes concernientes a la retención de datos, algo que varía según el sector y la ubicación.
- Borrar a los usuarios finales que no hayan estado activos en tres años
- Borrar a los usuarios finales cuya organización NO sea Acme, Inc. que no hayan estado activos en dos años
- Borrar a los usuarios finales que no tengan la etiqueta retain y no hayan estado activos en 18 meses
Cuando se borran usuarios finales en Zendesk, se borran solo temporalmente y se ponen en cola para su borrado permanente 30 días después.
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Acerca de los horarios de eliminación de usuarios finales
Los horarios de eliminación de usuarios finales buscan continuamente usuarios finales y los borran si no han estado activos durante un periodo de tiempo especificado. Por ejemplo, si se crea un horario que borra a un usuario final después de un año de inactividad, pero el usuario final hace un comentario en un ticket durante ese tiempo, no se borra al usuario final. El cronómetro se reinicia y el usuario se borra un año después de su última actividad.
- La última actividad del usuario final en el centro de ayuda, incluida la última vez que buscó o visualizó un artículo o hizo un comentario sobre el artículo.
- La última vez que el usuario final inició sesión.
- El último comentario de ticket del usuario final, que es la marca de tiempo del último comentario realizado por el usuario en un ticket del que es el solicitante.
Una actividad de usuario no es una actividad realizada por un integrante del equipo o por Zendesk, como la fecha y hora de cierre de un ticket.
Una vez activado, un horario de eliminación no es un evento aislado. Zendesk busca y borra constantemente a los usuarios finales a menos que se desactive el horario. Los horarios de eliminación comienzan a borrar a los usuarios finales que cumplen los requisitos en las 72 horas siguientes al momento en que se cumplen los criterios definidos. Por ejemplo, si un horario borra a los usuarios finales inactivos después de 3 años, comenzará a borrarlos en las 72 horas siguientes al momento en que se alcanzan 3 años de inactividad. Zendesk puede borrar hasta 24.000 usuarios finales por cuenta y día.
Los horarios de eliminación borran temporalmente a los usuarios finales, lo que quiere decir que los usuarios finales seguirán estando en la base de datos de Zendesk y estarán accesibles de manera limitada para los empleados de Zendesk con ciertos privilegios de acceso a la base de datos. Luego puede borrar permanentemente al usuario, o no tomar ninguna medida adicional, y Zendesk se encargará de borrar al usuario permanentemente después de 30 días.
Se puede hacer seguimiento de estos cambios en el registro de auditoría con solo filtrar por Tipo de actividad: Actualización.
Crear horarios de eliminación de usuarios finales
Se pueden crear hasta 10 horarios de eliminación de usuarios finales, pero solo puede haber un horario activo a la vez. Si tiene el complemento Privacidad y protección de datos avanzada, puede activar hasta 10 horarios de eliminación de usuarios finales.
Para crear un horario de eliminación de usuarios finales
- En el Centro de administración, haga clic en
Cuenta en la barra lateral y luego seleccione Seguridad > Horarios de eliminación. - Haga clic en Crear horario de eliminación > Usuarios finales.
Si ya creó 10 horarios de eliminación de usuarios finales, aparecerá un mensaje que indica que ha llegado al límite. Necesita borrar un horario antes de poder crear otro nuevo.
- Ingrese el Nombre del horario.
Utilice una convención de nomenclatura uniforme para que sea más fácil reconocer los tipos de horarios de eliminación similares.
- (Opcional) Ingrese una Descripción para el horario de eliminación.
- Para Activo por última vez, indique cuándo desea borrar a los usuarios finales en función de cuándo fue la última vez que estuvieron activos en Zendesk. Este campo es obligatorio.
Nota: La primera fecha que se puede usar para “activo por última vez” es el 1 de enero de 2018. Los usuarios finales que estuvieron activos por última vez antes de dicha fecha serán marcados con una fecha de última actividad del 1 de enero de 2018.
- Haga clic en Agregar condición para agregar condiciones adicionales para borrar a usuarios finales, como por organización o etiquetas. Puede configurar el horario de eliminación para borrar a los usuarios finales que cumplen Todas o Cualquiera de las condiciones especificadas. Consulte Crear declaraciones de condición para los horarios de eliminación de usuarios finales.
También puede agregar una condición adicional para borrar a usuarios finales. Si tiene el complemento Privacidad y protección de datos avanzada, no hay límite en cuanto al número de condiciones que puede agregar.
- Seleccione una Categoría, un Operador y un Valor para cada condición.
El operador determina la relación entre la categoría y el valor. Por ejemplo, si selecciona el operador Es, la categoría debe ser igual al valor.
- (Opcional) Una vez añadidas las condiciones, haga clic en Previsualizar para previsualizar un número aproximado de usuarios finales coincidentes que serán eliminados al activarse el horario.
- Haga clic en Crear.
- Active el horario de eliminación.
Crear declaraciones de condición para los horarios de eliminación de usuarios finales
Las declaraciones de condición consisten en categorías, operadores de campo y valores de condición (que varían según la categoría seleccionada). Las declaraciones de condición son esencialmente declaraciones "if" que borran a los usuarios finales que cumplen con los criterios especificados.
La tabla siguiente muestra las categorías disponibles para crear declaraciones de condición para los horarios de eliminación de usuarios finales.
| Categoría | Descripción |
|---|---|
| Activo por última vez | Borra a los usuarios finales en función de cuándo estuvieron activos por última vez. Se requiere por lo menos una condición Activo por última vez.
Los horarios de eliminación borran a los usuarios finales que han estado inactivos por el periodo de tiempo especificado en el campo Activo por última vez. Por ejemplo, si Activo por última vez se establece en 365 días y el usuario final hizo un comentario en un ticket durante ese tiempo, el usuario final no será borrado. En lugar de ello, se reinicia el cronómetro y el usuario final se borra 365 días después de la última fecha de actividad. |
| Organización | Borra a los usuarios finales según la organización, si hay varias organizaciones. |
| Etiquetas | Borra a los usuarios finales que tienen las etiquetas de ticket seleccionadas. |
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