Création d’un groupe de répartition (routage tourniquet ou Round-Robin) avec Zapier

Vous pouvez créer un routage simple basé sur les conditions pour vos leads en utilisant Zapier et la fonctionnalité de routage tourniquet (Round-Robin) Sell (consultez Création de groupes de répartition pour l’affectation des leads, des contacts et des opportunités de vente).

Pour utiliser cette fonctionnalité, il vous faut un compte Zapier et vous devez avoir configuré les groupes de répartition pour votre compte Sell.

Nous avons utilisé un exemple avec des leads importés dans Sell par le biais d’un formulaire Google, puis routés en fonction de leur pays d’origine. Vous pouvez aussi utiliser les formulaires Wufoo, les formulaires Gravity ou même vos propres formulaires personnalisés. Le routage peut aussi être élargi à d’autres critères.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Configuration de vos données
• Création de votre Zap
• Test de votre groupe de répartition Zapier

Configuration de vos données

Pour configurer vos données

1. Créez un ou plusieurs groupes de répartition pour votre compte.

   Vous pourriez avoir trois groupes pour les leads : un pour les leads français, un pour les leads américains et un pour les leads britanniques. Par exemple :

   

2. Créez un formulaire Google contenant au moins les champs de prénom, nom de famille et pays. Par exemple :

   

3. Remplissez votre formulaire Google plusieurs fois pour avoir des données test à utiliser.

   N’oubliez pas de créer une feuille Google Sheet avec les résultats, car c’est ce que Zapier utilise pour chercher les nouveaux leads. Par exemple :

   

   Voici un exemple des réponses que vous pourriez créer :

   

Création de votre Zap

Vous devez avoir un compte Zapier. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez vous inscrire pour une version gratuite qui vous permet de router 100 leads par mois. Pour en savoir plus, consultez Utilisation de Zapier avec Sell.

Pour créer votre Zap

1. Cliquez sur l’icône + pour créer un nouveau Zap.

   

2. Pour l’application, sélectionnez Google Forms et pour l’événement de déclencheur (Trigger Event), sélectionnez New Response in Spreadsheet. Cliquez sur Continue.

   

3. Sélectionnez chacun des autres onglets à ajouter à votre compte Google, le formulaire des leads Google que vous avez créé et la feuille Google Sheet avec les réponses des leads.

   Cliquez sur Done Editing :

   

4. Ajoutez une étape Paths. Vous pouvez saisir « Paths » dans la barre de recherche pour trouver le bon assistant, puis cliquer sur l’icône de chemins (Paths).

   Cela vous permet de router les leads.

   Quand vous ajoutez l’assistant, vous devriez voir deux chemins par défaut :

   

5. Cliquez sur le premier chemin pour le configurer.
   Vous pouvez par exemple l’appeler « USA » et spécifiez la règle suivante :

   • continuer uniquement si le pays correspond exactement à USA

   

   Vous voyez que Zapier affiche un message indiquant que si vous utilisiez les données test, le chemin ne serait pas exécuté (car il y a un lead français dans les données et le chemin est pour les leads américains).

   Cliquez sur Done Editing quand vous avez terminé.

6. Maintenant, vous allez ajouter une étape pour créer un lead dans Sell.

   Cliquez sur l’icône + pour ajouter une nouvelle étape.

7. Sélectionnez votre compte Sell comme application (utilisez la barre de recherche pour trouver Sell si besoin est) et choisissez l’événement d’action Create Lead. Cliquez sur Continue.

   

8. Mappez les champs.

   Par exemple, mappez le prénom et le nom du formulaire Google :

   

   Mappez le propriétaire. L’exemple spécifie la branche US et le propriétaire sera donc le groupe de répartition pour les leads américains que nous avons créé dans Sell.

9. Répétez les étapes 5 à 8 pour chaque chemin que vous voulez créer.

   Vous pouvez par exemple créer un chemin pour le Royaume-Uni en modifiant le chemin B, sélectionnant une règle spécifiant que le pays doit être le Royaume-Uni, etc. Dans notre exemple, nous créons aussi un chemin pour la France.

   La vue finale dans cet exemple montre les trois chemins :

   

10. Activez le Zap et vous le verrez, actif, dans votre tableau de bord.

    

Test de votre groupe de répartition Zapier

Vous pouvez très simplement tester votre configuration en ajoutant un nouveau lead à l’aide de votre formulaire Google.

Pour tester votre groupe de répartition Zapier

1. Ajoutez un lead en utilisant votre formulaire Google.

   Voici un exemple de lead britannique (UK) :

   

2. Patientez quelques minutes ou cliquez sur Run pour exécuter le Zap manuellement et le tester immédiatement.

   Dans Sell, vous pouvez voir le nouveau lead, affecté à un commercial par le biais du groupe de répartition UK :

   

3. Vous pouvez aussi consulter le journal des tâches dans Zapier pour voir le chemin qu’a suivi le Zap.

   Dans cet exemple, le chemin UK s’est exécuté correctement.