De nombreuses équipes commerciales gèrent les leads, contacts et opportunités de vente en utilisant un processus structuré dans le cadre duquel les leads, contacts et opportunités sont distribués équitablement entre les membres de l’équipe en fonction de divers facteurs, par exemple l’emplacement géographique d’un commercial.
- Créer un ou plusieurs groupes de répartition pour la répartition des leads, contacts et opportunités de vente
- Affecter des utilisateurs individuels ou, avec l’édition Enterprise ou Elite, des équipes, groupes ou rôles entiers à un groupe de répartition
- Utiliser le groupe de répartition pour affecter automatiquement les leads, contacts ou les opportunités de vente aux membres du groupe via un routage tourniquet ou Round Robin
Vous pouvez créer un groupe de répartition avec l’édition Sell Professional et plusieurs avec les éditions Enterprise et Elite.
Vous devez avoir des droits d’administrateur pour configurer et gérer les groupes de répartition, mais tous les utilisateurs peuvent voir ces groupes.
Quand vous avez créé un groupe de répartition, vous pouvez l’affecter à tout emplacement de Sell où vous affectez un propriétaire à un lead, un contact ou une opportunité de vente.
Création d’un groupe de répartition
Vous pouvez créer un groupe de répartition pour affecter les leads, contacts ou opportunités de vente à partir de Paramètres > Règles de gestion > Répartitions. Chaque type d’objet a son propre groupe, par exemple un groupe de répartition des leads sert uniquement à l’affectation des leads et un groupe de répartition des opportunités de vente sert uniquement à l’affectation des opportunités de vente.
Vous pouvez créer des groupes de répartition et y affecter des utilisateurs manuellement ou en utilisant l’API REST Sell.
Pour créer un groupe de répartition
- Dans la barre latérale Sell, cliquez sur l’icône Paramètres (
), puis sélectionnez Règles de gestion > Répartitions. - Cliquez sur l’onglet Leads, Contacts ou Opportunités de vente en fonction du type de groupe de répartition que vous voulez créer.
- Si vous n’avez jamais configuré de groupe de répartition pour ce type d’objet, cliquez sur Ajouter votre première répartition. Si vous avez déjà des groupes de répartition pour ce type d’objet, cliquez sur Ajouter une nouvelle répartition.
- Saisissez les informations suivantes dans la fenêtre de nouvelle répartition :
- Nom de la répartition : choisissez un nom pertinent pour le groupe de répartition. Ce nom s’affichera partout où s’affiche un nom d’utilisateur, il est donc important de choisir un nom qui permet de facilement identifier l’équipe et il est judicieux de spécifier qu’il s’agit d’un groupe de répartition.
- Type de répartition : le seul type de répartition actuellement disponible est le routage tourniquet ou Round Robin.
-
Rotation entre : cliquez pour sélectionner des utilisateurs ou des membres d’un groupe, d’une équipe ou encore des membres ayant un rôle donné, si vous lez avez configurés pour votre organisation.
Vous ne pouvez choisir qu’un seul type pour la répartition, c’est-à-dire un jeu d’utilisateurs, de groupes, d’équipes ou de rôles spécifiques.Remarque – Un groupe de répartition ne peut pas contenir plus de 200 utilisateurs, équipes, groupes ou rôles. Par exemple, vous pouvez ajouter jusqu’à 200 groupes à un groupe de répartition, quel que soit le nombre d’utilisateurs dans ces groupes.
- Pour ajouter des utilisateurs, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez chaque utilisateur dans la liste déroulante ou commencez à saisir un nom dans ce champ pour obtenir une liste abrégée des utilisateurs à ajouter. Ajoutez tous les utilisateurs qui doivent faire partie de votre groupe de répartition. Les utilisateurs s’affichent au fur à mesure que vous les ajoutez.
- Pour ajouter des équipes, des groupes ou des rôles, cliquez sur Membres d’une équipe, Membres d’un groupe ou Membres d’un rôle et commencez à taper pour afficher une liste abrégée des équipes, groupes ou rôles que vous pouvez ajouter. Vous pouvez aussi les sélectionner dans la liste déroulante. Les utilisateurs des équipes, des groupes ou des rôles s’affichent au fur et à mesure que vous les ajoutez.
- Cliquez sur Créer.
Votre nouveau groupe de répartition est créé et vous pouvez voir les utilisateurs qui y sont inclus. Si vous avez ajouté une ou plusieurs équipes, groupes ou rôles, chaque utilisateur est répertorié.
Si un groupe de répartition contient beaucoup d’utilisateurs, vous pouvez placer votre curseur sur le nombre d’utilisateurs supplémentaires pour voir leurs noms.
Vous voilà prêt à commencer à affecter les groupes de répartition dans Sell. Consultez Répartition des leads, contacts et opportunités de vente pour en savoir plus au sujet des règles qui s’appliquent à l’utilisation des groupes de répartition.
Modification d’un groupe de répartition
Pour modifier un groupe de répartition
- Dans la barre latérale Sell, cliquez sur l’icône Paramètres (), puis sélectionnez Règles de gestion > Répartitions.
- Cliquez sur l’onglet Leads, Contacts ou Opportunités de vente en fonction du type de groupe de répartition que vous voulez modifier.
- Cliquez sur le nom du groupe de répartition que vous voulez modifier.
- Vous pouvez changer le nom du groupe de répartition.
Le nouveau nom s’affichera alors partout là où il est possible de sélectionner le groupe de répartition.
- Vous pouvez changer le type de répartition pour le groupe. Vous ne pouvez choisir qu’un seul type pour la répartition, c’est-à-dire un jeu d’utilisateurs, de groupes, d’équipes ou de rôles spécifiques.
Cliquez sur Utilisateurs ou Membres d’une équipe, Membres d’un groupe ou Membres d’un rôle si vous lez avez configurés pour votre organisation et sélectionnez ou recherchez ceux que vous voulez ajouter.Remarque – Si vous choisissez une nouvelle option de rotation, la sélection précédente est supprimée. Par exemple, si vous aviez sélectionné Utilisateurs et ajouté des utilisateurs individuels et que vous sélectionnez Membres d’une équipe, tous les utilisateurs précédemment ajoutés au groupe sont supprimés.
- Vous pouvez changer les membres inclus à un groupe de répartition en ajoutant ou supprimant des utilisateurs, des groupes, des équipes ou des rôles en fonction du type de groupe de répartition que vous avez créé.
- Pour ajouter des utilisateurs, cliquez sur Utilisateurs et recherchez les utilisateurs à ajouter ou sélectionnez-les dans la liste.
- Pour ajouter des équipes, des groupes ou des rôles, cliquez sur Membres d’une équipe, Membres d’un groupe ou Membres d’un rôle et recherchez les équipes, groupes ou rôles à ajouter ou sélectionnez-les dans la liste.
- Pour supprimer un membre du groupe de répartition, cliquez sur la croix (X) en regard du nom de l’utilisateur, du groupe, de l’équipe ou du rôle à supprimer.
Remarque – Vous ne pouvez pas supprimer un membre individuel d’un groupe, d’une équipe ou d’un rôle. Vous devez supprimer l’ensemble du groupe, de l’équipe ou du rôle.
- Cliquez sur Enregistrer.
Votre groupe de répartition est enregistré et vous pouvez voir les utilisateurs qui y sont inclus. Si vous avez ajouté une ou plusieurs équipes, groupes ou rôles, chaque utilisateur est répertorié.
Suppression d’un groupe de répartition
Vous pouvez supprimer un groupe de répartition en cliquant sur l’icône de corbeille en regard de son nom. Cela n’a pas d’impact pour les leads, contacts ou opportunités de vente qui étaient affectés par le biais de ce groupe de répartition (car ils sont déjà affectés à un utilisateur), mais les nouveaux leads, contacts et opportunités de vente ne seront pas affectés aux membres du groupe de répartition.
Ce groupe de répartition est supprimé partout.
Vous devez soit créer un nouveau groupe de répartition pour l’affectation des nouveaux leads, contacts et opportunités de vente ou les affecter manuellement.