Un rôle détermine ce que les utilisateurs peuvent faire avec un lead, un contact ou une opportunité de vente dans Sell. Les rôles sont utiles si vous configurez plusieurs utilisateurs avec les mêmes permissions. Par exemple, si vous avez une équipe de développement commercial, vous voudrez peut-être que tous ses membres aient exactement les mêmes permissions.
Avec les éditions Professional et Enterprise, vous pouvez créer des rôles personnalisés, qui vous permettent de spécifier comment les utilisateurs avec ce rôle peuvent consulter, créer et gérer leurs enregistrements et ceux des autres utilisateurs dans Sell. Vous pouvez configurer ces options indépendamment pour les leads, contacts et opportunités de vente. Vous pouvez affecter le nombre d’utilisateurs de votre choix à un rôle.
Vous devez avoir des droits d’administrateur pour utiliser les rôles.
Vous devez activer les permissions avancées pour créer et utiliser ces rôles personnalisés dans Sell.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Création d’un rôle avec des permissions d’action et de hiérarchie avancées
- Mise à jour d’un rôle
- Suppression d’un rôle
Articles connexes :
Création d’un rôle avec des permissions d’action et de hiérarchie avancées
Chaque fois que vous ajoutez un nouvel utilisateur, vous pouvez lui affecter le rôle personnalisé que vous avez créé, au lieu de devoir configurer ses permissions individuellement.
Quand vous avez créé une hiérarchie des utilisateurs, vous pouvez créer des rôles, basés sur la structure de l’équipe définie dans cette hiérarchie.
Pour configurer un nouveau rôle
- Cliquez sur l’icône Paramètres (
), puis allez à Gérer > Utilisateurs. - Ouvrez l’onglet Rôles. Remarque – Cet onglet n’est visible qu’une fois que vous avez configuré une hiérarchie des utilisateurs.
- Cliquez sur Nouveau rôle.
- Dans Créer un nouveau rôle, spécifiez un nom pour le rôle (par exemple Ventes internes), et une description du rôle (facultative). Cela est utile aux autres administrateurs de votre compte.
Choisissez un nom de rôle pertinent afin de pouvoir facilement l’identifier quand vous l’affectez à un utilisateur.
- Dans Configurer les permissions, il y a cinq groupes de permissions pour les leads, les contacts et les opportunités de vente, qui permettent de gérer ce qu’un utilisateur peut faire avec ses propres enregistrements, ceux de ses pairs, ceux de ses subordonnés ou ceux de son responsable. Tous ces termes correspondent à la position de l’utilisateur dans la hiérarchie des utilisateurs. Réfléchissez aux permissions que vous voulez accorder à l’utilisateur :
- Consultation : l’utilisateur a un accès en lecture seule (le type de permissions le plus limité, l’utilisateur ne peut pas modifier un enregistrement ni y ajouter de commentaires).
- Ajout : l’utilisateur peut saisir un nouveau lead, un nouveau contact ou une nouvelle opportunité de vente dans Sell.
- Mise à jour : l’utilisateur peut effectuer de nombreuses actions, notamment :
- Modifier les champs
- Faire progresser les opportunités de vente d’étape en étape et les leads de statut en statut
- Ajouter des notes, ajouter des activités de journal, organiser des rendez-vous
- Communiquer (envoyer des e-mails, passer des appels, envoyer des SMS)
- Ajouter et supprimer des documents et des produits
- Réaffectation du propriétaire : l’utilisateur peut, par exemple, faire passer une opportunité de vente d’un propriétaire à un autre. Ils peuvent aussi convertir les leads en contacts.
- Suppression : l’utilisateur a les droits de suppression. Réfléchissez bien avant d’accorder les droits de suppression. Les opportunités de vente, par exemple, ne peuvent plus être récupérées une fois supprimées.
- Sous Configurer les permissions, ouvrez l’onglet Leads. Vous y trouverez différentes options qui permettent de spécifier comment les utilisateurs avec ce rôle peuvent travailler avec les leads. Les valeurs par défaut sont présentées pour chaque type de permission. Configurez les permissions du rôle pour chaque type d’action :
-
Peut consulter les leads :
- Ses leads et ceux de ses subordonnés
- Ses leads, ceux de ses subordonnés et ceux de ses pairs
- Ses leads, ceux de ses subordonnés, de ses pairs et de son responsable
- Mêmes leads que le responsable
- Peut ajouter des leads : cochez la case s’il peut ajouter des leads, décochez la case s’il ne peut pas ajouter de leads.
-
Peut mettre les leads à jour : cochez la case s’il peut mettre les leads à jour, puis définissez quels leads il peut mettre à jour. Décochez la case s’il ne peut pas mettre les leads à jour.
- Uniquement ses leads et ceux de ses subordonnés
- Tous les leads qu’il peut consulter
-
Peut réaffecter le propriétaire et convertir les leads : cochez la case s’il peut réaffecter le propriétaire et convertir les leads, puis définissez quels leads il peut convertir. Décochez la case s’il ne peut pas réaffecter le propriétaire et convertir les leads.
- Uniquement ses leads et ceux de ses subordonnés
- Tous les leads qu’il peut consulter
-
Peut supprimer les leads : cochez la case s’il peut supprimer les leads, puis définissez quels leads il peut supprimer. Décochez la case s’il ne peut pas supprimer les leads.
- Uniquement ses leads et ceux de ses subordonnés
- Tous les leads qu’il peut consulter
-
Peut consulter les leads :
- Ouvrez l’onglet Contacts. Vous y trouverez différentes options qui permettent de spécifier comment les utilisateurs avec ce rôle peuvent travailler avec les contacts. Les valeurs par défaut sont présentées pour chaque type de permission. Configurez les permissions du rôle pour chaque type d’action :
-
Peut consulter les contacts :
- Ses contacts et ceux de ses subordonnés
- Ses contacts, ceux de ses subordonnés et ceux de ses pairs
- Ses contacts, ceux de ses subordonnés, de ses pairs et de son responsable
- Mêmes contacts que son responsable
-
Définir des permissions différentes pour la consultation des prospects et des clients : cochez la case si vous différenciez les prospects et les clients, puis sélectionnez une permission d’action :
Peut consulter les prospects et clients
- Ses prospects et clients et ceux de ses subordonnés
- Ses prospects et clients, ceux de ses subordonnés et ceux de ses pairs
- Ses prospects et clients, ceux de ses subordonnés, de ses pairs et de son responsable
- Mêmes prospects et clients que son responsable
- Peut ajouter des contacts : cochez la case s’il peut ajouter des contacts, décochez la case s’il ne peut pas ajouter de contacts.
-
Peut mettre les contacts à jour :
- Uniquement ses contacts et ceux de ses subordonnés
- Tous les contacts qu’il peut consulter
-
Peut réaffecter le propriétaire des contacts :
- Uniquement ses contacts et ceux de ses subordonnés
- Tous les contacts qu’il peut consulter
-
Peut supprimer les contacts :
- Uniquement ses contacts et ceux de ses subordonnés
- Tous les contacts qu’il peut consulter
-
Peut consulter les contacts :
- Ouvrez l’onglet Opportunités de vente. Vous y trouverez différents champs qui permettent de spécifier comment les utilisateurs avec ce rôle peuvent travailler avec les opportunités de vente. Les valeurs par défaut sont présentées pour chaque type de permission. Configurez les permissions du rôle pour chaque type d’action :
-
Peut consulter les opportunités de vente :
- Ses opportunités de vente et celles de ses subordonnés
- Ses opportunités de vente, celles de ses subordonnés et celles de ses pairs
- Ses opportunités de vente, celles de ses subordonnés, de ses pairs et de son responsable
- Mêmes opportunités de vente que son responsable
- Peut ajouter des opportunités de vente : cochez la case s’il peut créer des opportunités de vente, décochez la case s’il ne peut pas ajouter d’opportunités de vente.
-
Peut mettre les opportunités de vente à jour :
- Uniquement ses opportunités de vente et celles de ses subordonnés
- Toutes les opportunités de vente qu’il peut consulter
-
Peut réaffecter le propriétaire des opportunités de vente :
- Uniquement ses opportunités de vente et celles de ses subordonnés
- Toutes les opportunités de vente qu’il peut consulter
-
Peut supprimer les opportunités de vente :
- Uniquement ses opportunités de vente et celles de ses subordonnés
- Toutes les opportunités de vente qu’il peut consulter
-
Peut consulter les opportunités de vente :
- Cliquez sur Enregistrer pour créer le nouveau rôle.
- Dans Gestion des utilisateurs > Rôles, vous verrez le nouveau rôle avec une colonne qui montre le nombre d’utilisateurs affectés à ce rôle. Quand vous créez le rôle, le nombre d’utilisateurs affectés est 0.
Vous voilà prêt à ajouter des utilisateurs au rôle.
Mise à jour d’un rôle
Vous pouvez mettre à jour un rôle existant dans l’onglet Rôles. Remarque – Si vous mettez à jour les paramètres dans un rôle, dès que vous enregistrez vos modifications, les mises à jour sont appliquées à tous les utilisateurs affectés à ce rôle. Vous pouvez voir les utilisateurs affectés au rôle en plaçant votre curseur sur le texte correspondant au-dessus d’Enregistrer.
Pour mettre un rôle à jour
- Cliquez sur l’icône Paramètres (), puis sélectionnez Gérer > Utilisateurs.
- Ouvrez l’onglet Rôles.
- Cliquez sur le nom du rôle à mettre à jour.
- Modifiez le nom, la description ou les permissions selon vos besoins.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vos mises à jour sont appliquées à tous les utilisateurs affectés à ce rôle.
Suppression d’un rôle
Vous pouvez supprimer un rôle existant dans l’onglet Rôles. Remarque – Vous ne pouvez pas supprimer un rôle si des utilisateurs y sont affectés. Pour continuer, vous devez soit affecter les utilisateurs à un nouveau rôle, soit annuler leur affectation et configurer leurs permissions manuellement. Vous pouvez alors supprimer le rôle.
Pour supprimer un rôle
- Cliquez sur l’icône Paramètres (), puis sélectionnez Gérer > Utilisateurs.
- Ouvrez l’onglet Rôles.
- Cliquez sur le nom du rôle à supprimer et consultez la colonne des utilisateurs affectés pour vérifier qu’il n’y a aucun utilisateur affecté à ce rôle. Pour pouvoir supprimer le rôle, vous devez d’abord le supprimer pour tous les utilisateurs concernés.
Si vous placez votre curseur sur le chiffre dans la colonne des utilisateurs affectés, vous voyez les noms des utilisateurs affectés au rôle. - Cliquez sur Supprimer ce rôle. Cette option s’affiche uniquement si aucun utilisateur n’est affecté au rôle.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer que vous souhaitez bien supprimer le rôle.
Le rôle est supprimé et ne peut pas être récupéré.