Utilisation d’un référentiel de documents

Un référentiel de documents est un espace de stockage partagé dans lequel vous pouvez conserver des documents fréquemment utilisés par de nombreux membres de l’équipe. Il est géré par les utilisateurs disposant des droits d’administrateur.

Tout comme pour les documents que les utilisateurs de Sell chargent et joignent directement, les documents d’un référentiel peuvent être joints à des leads, contacts et opportunités de vente, ainsi qu’à des e-mails.

Pour en savoir plus sur comment joindre des documents à des leads, contacts, opportunités de vente et e-mails, voir Joindre des documents à des leads, contacts et opportunités de vente.

Remarque – Quand vous ajoutez un document au référentiel, seuls les utilisateurs du compte qui sont à un niveau de la hiérarchie inférieur au vôtre le voient. Les utilisateurs au même niveau ou à niveau supérieur ne peuvent pas voir vos documents. Si vous voulez que tous les utilisateurs Sell aient accès à un document, l’utilisateur au niveau le plus élevé de la hiérarchie doit charger ce document.

Cet article explique aux administrateurs comment ajouter et gérer des documents dans un référentiel. Il aborde les sujets suivants :

• Ajout de documents dans un référentiel
• Gestion des documents de votre référentiel
• Limitations et types de fichiers

Ajout de documents dans un référentiel

Seuls les utilisateurs disposant des droits d’administrateur sont habilités à ajouter et gérer des fichiers dans un référentiel.

Ajout de documents dans un référentiel

1. Cliquez sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit de l’en-tête de la page, puis sélectionnez Gérer le référentiel.
2. Vous pouvez déposer un fichier de document dans la fenêtre de documents, ou sélectionner Télécharger depuis votre ordinateur.
3. Dans ce deuxième cas, localisez le document sur votre ordinateur, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir. Le document est ajouté à votre liste de documents du référentiel.

Les documents qui ont été ajoutés au référentiel peuvent être ajoutés aux leads, contacts et opportunités de vente (consultez Ajout de documents à des leads, contacts et opportunités de vente).

Gestion des documents de votre référentiel

Dans le référentiel de documents, vous pouvez consulter des documents, les rechercher par nom et les trier par nom et date.

Vous pouvez également télécharger des documents sur votre ordinateur, charger une nouvelle version d’un document, changer les titres des documents et supprimer des documents. Lorsque vous sélectionnez un fichier, vous verrez les options de gestion dans le volet droit du référentiel.

Cliquez sur l’action de gestion que vous souhaitez effectuer sur le fichier. Vous serez invité à effectuer l’action.

Remarque – Les actions de mise à jour, de modification du titre et de suppression de documents affectent l’intégralité de votre compte Sell. Par exemple, si vous modifiez un document, sa nouvelle version sera actualisée s’il est joint à des leads, contacts ou opportunités de vente. Dans un référentiel, vous ne pouvez supprimer que les documents que vous avez vous-même ajoutés.

Pour sélectionner plusieurs fichiers en même temps, maintenez appuyée la touche Maj. tout en sélectionnant des fichiers.

Limitations et types de fichiers

Il n’y a pas de limite à la taille des fichiers individuels que vous chargez dans Sell ; cependant, chaque édition Sell a une limite de documents que chaque utilisateur peut y stocker. Par exemple, la limite de stockage des documents de chaque utilisateur d’une édition Team est de 2 Go. Pour connaître la liste des limites de stockage de documents par édition, consultez la page de comparaison des éditions Zendesk Sell. 

Sell prend en charge le chargement et le stockage des types de fichiers suivants : PDF, Word, Excel, PowerPoint, Pages, Keynote, PNG et JPG.