Planification de l’envoi des tableaux de bord

Après avoir partagé un tableau de bord, vous pouvez notifier les utilisateurs de ses mises à jour en leur envoyant automatiquement la dernière version par e-mail en fonction d’un calendrier que vous configurez. Par défaut, vous pouvez partager les tableaux de bord avec d’autres agents et administrateurs. Dans cet article, vous allez apprendre à partager des tableaux de bord avec d’autres agents et avec les administrateurs et les groupes. Si vous utilisez Explore Enterprise, vous pouvez aussi planifier l’envoi des tableaux de bord aux utilisateurs finaux.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Planification de l’envoi d’un tableau de bord
• Consultation de tous les envois planifiés
• Suppression d’un envoi de tableau de bord planifié

Planification de l’envoi d’un tableau de bord

Après avoir ouvert un tableau de bord, vous pouvez planifier son envoi à un ou plusieurs groupes.

Pour planifier l’envoi d’un tableau de bord

1. Dans un tableau de bord Explore que vous avez préalablement partagé, copiez l’URL du tableau de bord à partir de la barre d’adresse de votre navigateur (vous en aurez besoin plus tard) et cliquez sur Planifier.
2. À la page Envois planifiés, vous voyez tous les envois planifiés configurés précédemment. Cliquez sur Nouvel envoi planifié.

   

   Conseil : Pour voir les envois planifiés de tableaux de bord pour tous les utilisateurs Explore, vous devez avoir des permissions d’administrateur. Pour en savoir plus, consultez Consultation de tous les envois planifiés dans cet article.
3. À la page Planifier l’envoi, configurez les options suivantes :
   • Planifié : utilisez les listes déroulantes pour configurer l’heure et la fréquence des envois de chaque tableau de bord.

     Notez que l’heure de planification n’est pas exactement la même que l’heure d’envoi. L’heure de planification d’un tableau de bord est le moment auquel les rapports du tableau de bord sont calculés en utilisant les données synchronisées à ce moment dans Explore. Ainsi, si vous planifiez un tableau de bord à 9 heures, il est possible que ses destinataires le reçoivent après 9 heures, mais les rapports qu’ils voient quand ils le reçoivent reflètent les données telles qu’elles existaient dans Explore à 9 heures.

     Pour les rapports complexes ou les jeux de données volumineux, le calcul et l’envoi des données et la réception du tableau de bord par les destinataires peuvent prendre un certain temps.

     Remarque – Si vous planifiez l’envoi d’un tableau de bord qui doit renvoyer les données pour la totalité de la journée précédente, planifiez-le pour 2 heures du matin ou plus tard. La synchronisation des données Explore peut prendre jusqu’à deux heures, ainsi si vous planifiez l’envoi pour 2 heures du matin, vous êtes sûr que les données de la journée précédente ont été intégralement synchronisées avant l’envoi du tableau de bord.
   • Sujet : saisissez l’objet et le texte du message. Le texte entre {{brackets}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord.
   • Message : tapez le message que les utilisateurs recevront avec le rapport. Le texte entre {{brackets}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord.

     Si vous voulez que les utilisateurs accèdent au tableau de bord dans Explore, n’oubliez pas de coller l’URL de votre tableau de bord dans le corps du message, car elle n’est pas générée automatiquement. Sinon, les utilisateurs recevront uniquement une copie du tableau de bord dans les formats que vous spécifiez dans la section Inclut.

     Si l’URL du tableau de bord est très longue, envisagez d’utiliser un service de réduction d’URL comme Bitly afin de la raccourcir et de faciliter la lecture de votre message.

   • Inclure : sélectionnez un ou plusieurs formats pour la livraison. Vous avez le choix entre :
     • Image : envoie le rapport sous la forme d’un fichier d’image au format .png.
     • PDF : envoie le rapport sous la forme d’un fichier PDF.
     • Excel : envoie le rapport sous la forme d’une feuille de calcul Excel. Le fichier est compressé sous la forme d’un fichier .zip.
     • CSV : envoie le rapport sous la forme d’un fichier de valeurs séparées par des virgules. Le fichier est compressé sous la forme d’un fichier .zip.
       Remarque – Pour les envois planifiés, les pièces jointes aux e-mails ne peuvent pas dépasser 20 Mo. Si la taille totale des pièces jointes dépasse cette limite, l’e-mail ne sera pas livré. Pour éviter de dépasser cette limite quand vous planifiez d’envoyer des tableaux de bord volumineux, évitez d’utiliser les formats PDF et image en même temps.

   

4. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner les destinataires.
5. À la page suivante, choisissez les groupes ou les utilisateurs auxquels envoyer le tableau de bord. Vous pouvez commencer à taper le nom d’un groupe ou d’un utilisateur dans le champ de recherche, puis le sélectionner quand il s’affiche dans la liste.

   Si vous ne voyez aucun groupe ou aucun utilisateur quand vous commencez à taper, vérifiez que vous êtes bien un administrateur Explore avec la permission de modifier le tableau de bord.

   

   Conseil : si vous utilisez Explore Enterprise et voulez planifier des envois de tableaux de bord aux utilisateurs finaux, vous devez d’abord activer cette option pour chaque utilisateur en ajoutant le marqueur explore à son profil. Pour en savoir plus, consultez Partage de tableaux de bord.
6. Quand vous avez terminé, cliquez sur Planifier.

La planification que vous avez configurée s’affiche à la page des envois planifiés.

Les destinataires des envois planifiés sont regroupés par langue et par fuseau horaire, avec un e-mail envoyé à chaque groupe. Si un envoi planifié échoue, un e-mail de notification est envoyé au propriétaire de la planification uniquement.

Consultation de tous les envois planifiés

Dans le menu Admin d’Explore, vous pouvez consulter et supprimer les envois planifiés. Pour savoir comment créer un nouvel emploi planifié ou modifier un envoi planifié existant, consultez Planification de l’envoi d’un tableau de bord.

Pour consulter tous les envois planifiés

1. Ouvrez le menu Admin () dans le volet gauche, puis sélectionnez Envoi des tableaux de bord par e-mail (). Une liste de tous les envois planifiés s’affiche.

   

2. Vous pouvez sélectionner n’importe quel envoi planifié pour en savoir plus à son sujet. Vous pouvez aussi sélectionner un envoi planifié, puis cliquer sur Supprimer pour le supprimer.

Suppression d’un envoi de tableau de bord planifié

Vous pouvez supprimer un envoi planifié précédemment configuré à la page des envois planifiés.

1. Dans un tableau de bord Explore que vous avez précédemment partagé, cliquez sur Envoyer.

   

   Remarque – Le tableau de bord doit être en mode d’édition. Si le tableau de bord est ouvert en mode d’aperçu, cliquez sur Planifier.
2. À la page Envois planifiés, vous voyez tous les envois planifiés configurés précédemment. Cliquez sur le menu à droite de l’envoi planifié et cliquez sur Supprimer.

   

L’envoi planifié est supprimé et les utilisateurs ne recevront plus d’e-mails.