Après avoir partagé un tableau de bord, vous pouvez notifier les utilisateurs de ses mises à jour en leur envoyant automatiquement la dernière version par e-mail en fonction d’un calendrier que vous configurez. Dans cet article, vous allez apprendre à envoyer des tableaux de bord par e-mail à d’autres agents, ainsi qu’aux administrateurs et aux groupes. Avec les éditions Enterprise, vous pouvez aussi envoyer les tableaux de bord par e-mail aux utilisateurs finaux.
Cet article aborde les sujets suivants :
Planification de l’envoi d’un tableau de bord
Après avoir ouvert un tableau de bord, vous pouvez planifier son envoi à un ou plusieurs groupes. Pour créer un calendrier, vous devez avoir la permission de modifier le tableau de bord.
Pour planifier l’envoi d’un tableau de bord
- Dans un tableau de bord Explore que vous avez préalablement partagé, copiez l’URL du tableau de bord à partir de la barre d’adresse de votre navigateur (vous en aurez besoin plus tard) et cliquez sur Envoi planifié.
À la page Envois planifiés, vous voyez tous les envois planifiés configurés précédemment.
- Cliquez sur Nouvel envoi planifié.
- À la page Planifier l’envoi, configurez les options suivantes :
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Planifié : utilisez les listes déroulantes pour configurer l’heure et la fréquence des envois de chaque tableau de bord.
Notez que l’heure de planification n’est pas exactement la même que l’heure d’envoi. L’heure de planification d’un tableau de bord est le moment auquel les rapports du tableau de bord sont calculés en utilisant les données synchronisées à ce moment dans Explore. Ainsi, si vous planifiez un tableau de bord à 9 heures, il est possible que ses destinataires le reçoivent après 9 heures, mais les rapports qu’ils voient quand ils le reçoivent reflètent les données telles qu’elles existaient dans Explore à 9 heures.
Pour les rapports complexes ou les jeux de données volumineux, le calcul et l’envoi des données et la réception du tableau de bord par les destinataires peuvent prendre un certain temps.
Remarque – Si vous planifiez l’envoi d’un tableau de bord qui doit renvoyer les données pour la totalité de la journée précédente, planifiez-le pour 2 heures du matin ou plus tard. La synchronisation des données Explore peut prendre jusqu’à deux heures, ainsi, si vous planifiez l’envoi pour 2 heures du matin, vous êtes sûr que les données de la journée précédente ont été intégralement synchronisées avant l’envoi du tableau de bord. - Sujet : saisissez l’objet et le texte du message. Le texte entre {{brackets}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord.
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Message : tapez le message que les utilisateurs recevront avec le rapport. Le texte entre {{brackets}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord.
Si vous voulez que les utilisateurs accèdent au tableau de bord dans Explore, n’oubliez pas de coller l’URL de votre tableau de bord dans le corps du message, car elle n’est pas générée automatiquement. Sinon, les utilisateurs recevront uniquement une copie du tableau de bord dans les formats que vous spécifiez dans la section Inclut.
Si l’URL du tableau de bord est très longue, envisagez d’utiliser un service de réduction d’URL comme Bitly afin de la raccourcir et de faciliter la lecture de votre message.
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Inclure : sélectionnez un ou plusieurs formats pour la livraison. Vous avez le choix entre :
- Image : envoie le tableau de bord sous la forme d’un fichier d’image (.png) pour chaque onglet.
- PDF : envoie le tableau de bord sous la forme d’un fichier PDF unique (.pdf) incluant tous les onglets.
- Excel : envoie le tableau de bord sous la forme d’un fichier Excel (.xlsx) pour chaque onglet.
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CSV : envoie chaque rapport sous la forme d’un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv). Les fichiers .csv pour chaque onglet sont compressés dans un fichier .zip.Remarque – Pour les envois planifiés, les pièces jointes aux e-mails ne peuvent pas dépasser 20 Mo. Si la taille totale des pièces jointes dépasse cette limite, l’e-mail ne sera pas livré. Pour éviter de dépasser cette limite quand vous planifiez d’envoyer des tableaux de bord volumineux, évitez d’utiliser les formats PDF et image en même temps.
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Planifié : utilisez les listes déroulantes pour configurer l’heure et la fréquence des envois de chaque tableau de bord.
- Quand vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner les destinataires.
- À la page suivante, choisissez les groupes ou les utilisateurs auxquels envoyer le tableau de bord. Vous pouvez commencer à taper le nom d’un groupe ou d’un utilisateur dans le champ de recherche, puis le sélectionner quand il s’affiche dans la liste.
Si vous utilisez Explore Enterprise et voulez planifier des envois de tableaux de bord aux utilisateurs finaux, vous devez d’abord activer cette option pour chaque utilisateur en ajoutant le marqueur explore à son profil. Pour en savoir plus, consultez Planification de l’envoi des tableaux de bord aux utilisateurs finaux.
Vous ne pouvez pas planifier l’envoi des tableaux de bord aux utilisateurs avec des permissions de lecteur et d’éditeur limitées.
- Cliquez sur Envoi planifié quand vous avez fini.
La planification que vous avez configurée s’affiche à la page des envois planifiés.
Les destinataires des envois planifiés sont regroupés par langue et par fuseau horaire, avec un e-mail envoyé à chaque groupe. Pour en savoir plus, consultez Pourquoi les e-mails de tableau de bord programmés Explore excluent-ils certains destinataires ? Si un envoi planifié échoue, un e-mail de notification est envoyé au propriétaire de la planification uniquement.
Révision et modification d’un envoi planifié existant
Dans la bibliothèque de tableaux de bord, vous pouvez passer en revue et modifier les envois planifiés. Les administrateurs peuvent voir tous les envois planifiés, mais les éditeurs ne peuvent voir que les leurs.
Pour modifier un envoi planifié
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Dans Explore, cliquez sur l’icône de tableau de bord (
) dans la barre latérale sur la gauche. La colonne Planifications affiche le nombre d’envois planifiés auxquels est inclus un tableau de bord.
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Cherchez le tableau de bord duquel vous voulez passer l’envoi planifié en revue et sélectionnez-le pour l’ouvrir.
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Cliquez sur Envoi planifié.
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Dans la fenêtre Envois planifiés, cliquez sur l’envoi planifié à modifier.
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Modifiez les détails de l’envoi ou les destinataires en fonction de vos besoins. Consultez Planification de l’envoi d’un tableau de bord pour en savoir plus.
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Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour.
Suppression d’un envoi planifié
Vous pouvez supprimer un envoi précédemment configuré à la page des envois planifiés.
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Dans Explore, cliquez sur l’icône de tableau de bord (
) dans la barre latérale sur la gauche. -
Cherchez le tableau de bord duquel vous voulez supprimer l’envoi planifié et cliquez pour l’ouvrir.
- Cliquez sur Envoi planifié.
- Dans la fenêtre Envois planifiés, placez votre curseur sur l’envoi à supprimer et cliquez sur le menu des options (
), puis sur Supprimer.
L’envoi planifié est supprimé et les utilisateurs ne recevront plus d’e-mails.