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Collegando lo strumento di creazione azioni a sistemi esterni, come Gmail, gli amministratori possono integrare Zendesk con sistemi esterni in workflow automatizzati, migliorando la collaborazione e garantendo un'esperienza fluida su più piattaforme.
Nota: I passaggi associati ai sistemi esterni nei flussi di azioni sono indicati collettivamente come azioni esterne.
Questo articolo include i seguenti argomenti:
  • Collegamento di Gmail a Creazione azioni
  • Uso delle azioni Gmail nei flussi di azioni
  • Procedura: Invio di email al team Inside Sales quando un ticket Zendesk viene identificato come cliente potenziale

Collegamento di Gmail a Creazione azioni

Prima di poter includere azioni esterne nei flussi di azioni, devi collegare lo strumento di creazione azioni al sistema esterno.

Quando ci si connette a sistemi esterni per l’uso nei flussi di azioni, si consigliano le seguenti best practice:
  • Tutte le azioni esterne eseguite da un flusso di azioni vengono attribuite all’utente che ha collegato il sistema esterno. Pertanto, è consigliabile usare un account di servizio dedicato anziché credenziali personali quando ci si connette a ciascun sistema esterno.
  • Tutte le integrazioni richiedono l’accesso agli ambiti necessari. Tuttavia, è importante rivedere e convalidare gli ambiti prima di autorizzare la connessione al sistema esterno.
  • Quando si gestiscono le credenziali per strumenti basati su chiavi API, come OpenAI, è meglio archiviare le chiavi in un insieme di credenziali sicuro o in un gestore credenziali.
Per collegare lo strumento di creazione azioni a Gmail
  1. Nel Centro amministrativo, fai clic su App e integrazioni nella barra laterale, quindi seleziona Azioni > Flussi di azioni.
  2. Crea o modifica un flusso di azioni.
  3. Apri la barra laterale dei passaggi.
  4. In Azioni esterne, fai clic su Gmail.
  5. Fai clic su Connetti.
  6. Segui le istruzioni di Gmail per autenticarti e completare la connessione.

    Accederai a uno spazio di lavoro Google o a un account Gmail e negli ambienti gestiti potrebbe essere necessaria l’approvazione dell’amministratore.

    L’ambito seguente è obbligatorio per l’account con cui esegui l’autenticazione: https://www.googleapis.com/auth/gmail.send.

    Nota: Tutte le azioni esterne eseguite da un flusso di azioni vengono attribuite all’utente che ha collegato il sistema esterno. Pertanto, è consigliabile usare un account di servizio dedicato anziché credenziali personali quando ci si connette a ciascun sistema esterno.

Dopo esserti connesso al sistema, vedrai un indicatore di connessione e i dettagli sull’istanza a cui sei connesso, oltre alle azioni disponibili per Gmail.

Uso delle azioni Gmail nei flussi di azioni

I passaggi delle azioni Gmail possono essere usati per inviare nuove email.

Sono disponibili le seguenti azioni Gmail:
  • Invio di email in Gmail

Invio di email in Gmail

Usa l’azione Invia email per inviare una nuova email.

Questa azione ha i seguenti input e output:

  Variabili
Input Obbligatorio: Recipient's email, Subject, Body

Facoltativo: BCC emails, CC emails
Output threadID, ID, labelIds

Ricetta: Invio di email al team Inside Sales quando un ticket Zendesk viene identificato come cliente potenziale

Il flusso di azioni di esempio seguente usa i tag dei ticket aggiunti dagli agenti per inviare automaticamente email di notifica al team Inside Sales quando un ticket viene identificato come cliente potenziale.

Tale flusso di azioni consisterebbe nei passaggi seguenti:
  1. Aggiungi un trigger del flusso di azioni con i seguenti dettagli:
    1. Fai clic su Aggiungi trigger.
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Zendesk, fai clic su Ticket.
    3. Fai clic su Ciclo di vita e seleziona Il ticket è contrassegnato da tag.
    4. Fai clic su Aggiungi condizione.
    5. In Variabile, fai clic su Tag ticket modificati e seleziona Tag (aggiunti).
    6. Imposta Operatore su Contiene almeno 1 di.
    7. In Valore, inserisci sales_lead.
  2. Aggiungi un passaggio per cercare i dettagli del ticket:
    1. In Creazione azioni, sotto il trigger del flusso di azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni Zendesk, fai clic su Cerca ticket.
    3. In ID ticket, fai clic nel campo, quindi fai clic su Seleziona una variabile.
    4. Nel menu della variabile, seleziona Il passaggio è contrassegnato da tag come il passaggio che genera l’output della variabile da usare, quindi seleziona ID ticket.
  3. Aggiungi un passaggio per cercare i dettagli utente sul richiedente del ticket:
    1. In Creazione azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni Zendesk, fai clic su Cerca utente.
    3. In Tipo di ID utente, seleziona ID utente Zendesk.
    4. In ID utente, fai clic su Aggiungi variabile.
    5. Nel menu della variabile, seleziona Cerca ticket come passaggio che genera l’output della variabile da usare, quindi seleziona ID richiedente.
  4. Aggiungi un passaggio per cercare i dettagli sull’organizzazione del richiedente del ticket:
    1. In Creazione azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni Zendesk, fai clic su Cerca organizzazione.
    3. In Tipo di ID organizzazione, seleziona ID organizzazione Zendesk.
    4. In ID organizzazione, fai clic su Aggiungi variabile.
    5. Nel menu delle variabili, seleziona Cerca utente come passaggio che genera l’output della variabile da usare, quindi seleziona ID organizzazione.
  5. Aggiungi un passaggio che invii un’email in base alle informazioni raccolte per il ticket, l’utente e l’organizzazione:
    1. In Creazione azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni esterne, fai clic su Gmail e seleziona Invia email.
    3. In Email del destinatario, inserisci l’elenco di distribuzione Inside Sales team. Ad esempio, vendite@tuaazienda.com.
    4. In Oggetto, inserisci ID ticket ticket identificato come cliente potenziale, dove ID ticket è una variabile.

      Fai clic su Aggiungi variabile, seleziona Cerca tickete seleziona ID ticketper inserire la variabile ID ticket nell’oggetto.

    5. In Body, inserisci il messaggio da inviare al team di vendita Inside per i nuovi prospect. Includi i ticket pertinenti e le informazioni sugli utenti come variabili rispettivamente dai passaggi Cerca ticket e Cerca utente per semplificare la loro capacità di follow-up. Nell’esempio seguente, tutte le variabili sono in corsivo:
      Hi Sales Team,

Ticket Ticket ID has been identified as a lead. Can you please follow up with User Name as soon as possible?

User contact information:
- Email: User Email
- Phone: User Phone
- Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
- Notes: User Notes

Here's more context on the ticket:
- Ticket subject: Ticket Subject
- Ticket description: Ticket Description
- Last ticket update: Ticket's Latest agent update
  6. Fai clic su Salva.
  7. Fai clic su Prova per testare il flusso di azioni.
  8. Fai clic sul menu delle opzioni () e seleziona Attiva per iniziare a inviare email al team commerciale quando i ticket Zendesk vengono identificati come clienti potenziali.

Avvertenza sulla traduzione: questo articolo è stato tradotto usando un software di traduzione automatizzata per fornire una comprensione di base del contenuto. È stato fatto tutto il possibile per fornire una traduzione accurata, tuttavia Zendesk non garantisce l'accuratezza della traduzione.

Per qualsiasi dubbio sull'accuratezza delle informazioni contenute nell'articolo tradotto, fai riferimento alla versione inglese dell'articolo come versione ufficiale.

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