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Collegando lo strumento di creazione azioni a sistemi esterni, come Microsoft Outlook, gli amministratori possono integrare Zendesk con sistemi esterni in workflow automatizzati, migliorando la collaborazione e garantendo un'esperienza fluida su più piattaforme.
Nota: I passaggi associati ai sistemi esterni nei flussi di azioni sono indicati collettivamente come azioni esterne.
Questo articolo include i seguenti argomenti:
  • Connessione di Microsoft Outlook a Creazione azioni
  • Uso delle azioni di Microsoft Outlook nei flussi di azioni
  • Procedura: Invia un’email al team commerciale quando un ticket viene identificato come una nuova opportunità per i prospect

Connessione di Microsoft Outlook a Creazione azioni

Prima di poter includere azioni esterne nei flussi di azioni, devi collegare lo strumento di creazione azioni al sistema esterno.

Quando ci si connette a sistemi esterni per l’uso nei flussi di azioni, si consigliano le seguenti best practice:
  • Tutte le azioni esterne eseguite da un flusso di azioni vengono attribuite all’utente che ha collegato il sistema esterno. Pertanto, è consigliabile usare un account di servizio dedicato anziché credenziali personali quando ci si connette a ciascun sistema esterno.
  • Tutte le integrazioni richiedono l’accesso agli ambiti necessari. Tuttavia, è importante rivedere e convalidare gli ambiti prima di autorizzare la connessione al sistema esterno.
  • Quando si gestiscono le credenziali per strumenti basati su chiavi API, come OpenAI, è meglio archiviare le chiavi in un insieme di credenziali sicuro o in un gestore credenziali.
Per collegare Microsoft Outlook a Creazione azioni
  1. Nel Centro amministrativo, fai clic su App e integrazioni nella barra laterale, quindi seleziona Azioni > Flussi di azioni.
  2. Crea o modifica un flusso di azioni.
  3. Apri la barra laterale dei passaggi.
  4. In Azioni esterne, fai clic su Microsoft Outlook.
  5. Fai clic su Connetti.
  6. Usa Microsoft per autenticare l’account.

    Assicurati che l’account usato per l’autenticazione disponga delle autorizzazioni necessarie per inviare e leggere le email. Sono obbligatori i seguenti ambiti: Mail.Send e Mail.Read, Mail.ReadWrite.

    Nota: Tutte le azioni esterne eseguite da un flusso di azioni vengono attribuite all’utente che ha collegato il sistema esterno. Pertanto, è consigliabile usare un account di servizio dedicato anziché credenziali personali quando ci si connette a ciascun sistema esterno.

Dopo esserti connesso al sistema, vedrai un indicatore di connessione e i dettagli sull’istanza a cui sei connesso, oltre alle azioni disponibili per Microsoft Outlook.

Uso delle azioni di Microsoft Outlook nei flussi di azioni

I passaggi delle azioni di Microsoft Outlook possono essere usati per inviare, rispondere, inoltrare e cercare email in Microsoft Outlook. Questi passaggi usano l’ API Microsoft Graph per fornire un’automazione email sicura e affidabile, semplificando le comunicazioni, riducendo la gestione manuale delle email e migliorando i tempi di risposta.

Sono disponibili le seguenti azioni di Outlook:
  • Trova email
  • Inoltra email
  • Risposta all’email
  • Invia email

Ricerca di un indirizzo email

Usa l’azione Trova email per recuperare un’email in base all’oggetto dell’email o ai dettagli del mittente per un ulteriore utilizzo nel flusso di azione.

Questa azione ha i seguenti input e output:

  Variabili
Input subject, from
Output body, categories, change_key, conversation_id, conversation_index, created_datetime, from_address, from_name, has_attachments, id, internet_message_id, is_delivery_receipt_requested, is_draft, is_read, is_read_receipt_requested, last_modified_datetime, parent_folder_id, received_datetime, replyTo_address, replyTo_name, sent_datetime, subject, web_link

Inoltro di un’email

Usa l’azione Inoltra email per inoltrare un’email esistente a un destinatario specifico.

Questa azione ha i seguenti input e output:

  Variabili
Input to_email, subject, body, content_type, cc_emails, bcc_emails, save_to_sent_items
Output email_id

Rispondere a un’email

Usa l’azione Rispondi a email per inviare una risposta a un’email esistente usando l’ID email.

Questa azione ha i seguenti input e output:

  Variabili
Input to_email, subject, body, content_type, cc_emails, bcc_emails, save_to_sent_items
Output nessuno

Invio di un’email

Usa l’azione Invia email per inviare una nuova email a un destinatario specifico con l’oggetto e il corpo definiti.

Questa azione ha i seguenti input e output:

  Variabili
Input to_email, subject, body, content_type, cc_emails, bcc_emails, save_to_sent_items
Output nessuno

Ricetta: Invia un’email al team commerciale quando un ticket viene identificato come una nuova opportunità per i prospect

Il seguente flusso di azioni di esempio invia automaticamente un’email al team commerciale tramite Microsoft Outlook quando un ticket Zendesk viene determinato come una nuova opportunità per i prospect. Ciò garantisce un rapido follow-up da parte del team commerciale, che non lavora direttamente con i ticket Zendesk.

Tale flusso di azioni consisterebbe nei passaggi seguenti:
  1. Aggiungi un trigger del flusso di azioni con i seguenti dettagli:
    1. Fai clic su Aggiungi trigger.
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Zendesk, fai clic su Ticket.
    3. Fai clic su Proprietà e seleziona Tag ticket modificati.
    4. Fai clic su Aggiungi condizione.
    5. In Variabile, fai clic su Tag ticket modificati e seleziona Tag (aggiunti).
    6. Imposta Operatore su Contiene almeno 1 di.
    7. In Valore, inserisci sales_prospect.
  2. Aggiungi un passaggio per cercare i dettagli del ticket:
    1. In Creazione azioni, sotto il trigger del flusso di azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni Zendesk, fai clic su Cerca ticket.
    3. In ID ticket, fai clic nel campo, quindi fai clic su Seleziona una variabile.
    4. Nel menu delle variabili, seleziona Tag ticket modificati come passaggio che genera l’output della variabile da usare, quindi seleziona ID ticket.
  3. Aggiungi un passaggio per cercare i dettagli utente sull’assegnatario del ticket:
    1. In Creazione azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni Zendesk, fai clic su Cerca utente.
    3. In Tipo di ID utente, seleziona ID utente Zendesk.
    4. In ID utente, fai clic su Aggiungi variabile.
    5. Nel menu della variabile, seleziona Cerca ticket come passaggio che genera l’output della variabile da usare, quindi seleziona ID richiedente.
  4. Aggiungi un passaggio che crei un evento di calendario in base alle informazioni raccolte per il ticket, l’assegnatario e l’organizzazione:
    1. In Creazione azioni, fai clic sull’icona Aggiungi passaggio ().
    2. Nella barra laterale dei passaggi, in Azioni esterne, fai clic su Microsoft Outlook e seleziona Invia email.
    3. In Email del destinatario, inserisci l’elenco di distribuzione del team commerciale. Ad esempio, vendite@tuaazienda.com.
    4. In Oggetto, inserisci ID ticket ticket identificato come nuovo prospect, dove ID ticket è una variabile.

      Fai clic su Aggiungi variabile, seleziona Cerca tickete seleziona ID ticketper inserire la variabile ID ticket nell’oggetto.

    5. In Corpo, inserisci il messaggio da inviare al team commerciale per i nuovi prospect. Includi i ticket pertinenti e le informazioni sugli utenti come variabili rispettivamente dai passaggi Cerca ticket e Cerca utente per semplificare la loro capacità di follow-up. Nell’esempio seguente, tutte le variabili sono in corsivo: 
      Hi Sales Team,

Ticket Ticket ID has been identified as a new prospect. Can you please follow up with User Name as soon as possible?

User contact information:
- Email: User Email
- Phone: User Phone
- Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
- Notes: User Notes

Here's more context on the ticket:
- Ticket subject: Ticket Subject
- Ticket description: Ticket Description
- Last ticket update: Ticket's Latest agent update
  5. Fai clic su Salva.
  6. Fai clic su Prova pertestare il flusso di azioni.
  7. Fai clic sul menu delle opzioni () e seleziona Attiva per iniziare a usare il flusso di azioni per inviare automaticamente un’email al team commerciale quando un ticket viene identificato e contrassegnato come nuovo prospect di vendita.

Avvertenza sulla traduzione: questo articolo è stato tradotto usando un software di traduzione automatizzata per fornire una comprensione di base del contenuto. È stato fatto tutto il possibile per fornire una traduzione accurata, tuttavia Zendesk non garantisce l'accuratezza della traduzione.

Per qualsiasi dubbio sull'accuratezza delle informazioni contenute nell'articolo tradotto, fai riferimento alla versione inglese dell'articolo come versione ufficiale.

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