Sellでユーザーがリード、取引先、または取引にできることは、ロールで規定されています。ロールは、同じ権限を持つ複数のユーザーを設定する場合に便利です。たとえば、ビジネス開発チームのメンバー全員に全く同じ権限を持たせることができます。
ProfessionalプランとEnterpriseプランでは、カスタムロールを作成して、そのロールを割り当てられたユーザーがどのように自分や他のユーザーのレコードを閲覧、作成、管理できるかを指定することができます。これらのオプションは、リード、取引先、取引ごとに個別に設定することができます。ロールには、任意の数のユーザーを割り当てることができます。
ロールを設定するには管理者権限が必要です。
Sellでこれらのカスタムロールを作成して使用するには、詳細な権限を有効にする必要があります。
この記事では、次のトピックについて説明します。
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詳細なアクションと階層的な権限を持つロールを作成する
新しいユーザーを追加するたびに個別に権限を設定するのではなく、すでに作成されているカスタムロールに割り当てることができます。
ユーザー階層を作成している場合は、ユーザー階層で定義されたチーム構造に基づいてロールを作成することができます。
新しいロールを設定するには
- 設定アイコン（
）をクリックし、「管理」>「ユーザー」を選択します。 - 「ロール」タブを開きます。メモ：このタブは、ユーザー階層を設定した場合のみ表示されます。
- 「新しいロール」をクリックします。
- 「ロールを新規作成」では、ロールの名前（「インサイドセールス」など）と、そのロールの対象を示す説明を指定します（省略可能）。こうしておくと、アカウントの他の管理者もそのロールをすぐに理解できます。
ユーザーにロールを割り当てるときに簡単に識別できるように、意味のわかるロール名を付けるようにしてください。
- 「アクセス権限を設定」では、リード、取引先、取引について5つの権限グループがあり、ユーザーが自分や同僚、部下、またはマネージャーのレコードに対してできることを設定します。これらの用語はすべて、ユーザー階層内のユーザーの位置に対応しています。ユーザーにどのような権限が必要かを考慮してください。
- 表示：読み取り専用アクセス権が与えられます（最も制限の厳しいアクセス権限タイプ。レコードに対してコメントや修正を行える手段がない）。
- 追加：新しいリード、取引先、または取引をSellに入力できます。
- 更新：以下のような様々なアクションを実行できます。
- フィールドの編集
- 取引のステージ間の移動、リードのステータスへの移動
- メモの追加、ログアクティビティの追加、商談予約の設定
- コミュニケーション（メール、電話、テキストメッセージなどを使用）
- ドキュメントおよび製品の追加と削除
- オーナーシップの再割り当て：たとえば、あるオーナーから別のオーナーへ、取引を移動できます。この権限では、リードを取引先に変換することもできます。
- 削除：削除する権限があります。削除する権限を許可する場合は、注意が必要です。たとえば、いったん削除した取引は元に戻せません。
- 「アクセス権限を設定」で、「リード」タブを開きます。このロールを持つユーザーが、リードに対して行える操作を指定するためのオプションが多数あります。デフォルト値は、各権限タイプごとに表示されます。以下に示す操作のタイプごとにロール権限を設定します。
-
リードを表示可能：
- 本人およびその部下のリード
- 本人、その部下、および同僚のリード
- 本人、その部下、同僚、およびマネージャーのリード
- マネージャーが表示可能なリード
- リードを追加可能：リードの追加を許可する場合はチェックボックスを選択し、許可しない場合はチェックボックスの選択を解除します。
-
リードを更新可能：リードの更新を許可する場合はチェックボックスを選択し、対象となるリードを定義します。リードの更新を許可しない場合はチェックボックスの選択を解除します。
- 本人およびその部下のリードのみ
- 表示可能なすべてのリード
-
オーナーシップを割り当て直してリードを変換可能：オーナーシップの再割り当てとリードの変換を許可する場合はチェックボックスを選択し、対象となるリードを定義します。許可しない場合はチェックボックスの選択を解除します。
- 本人およびその部下のリードのみ
- 表示可能なすべてのリード
-
リードを削除可能：リードの削除を許可する場合はチェックボックスを選択し、対象となるリードを定義します。リードの削除を許可しない場合はチェックボックスの選択を解除します。
- 本人およびその部下のリードのみ
- 表示可能なすべてのリード
-
リードを表示可能：
- 「取引先」タブを開きます。このロールを持つユーザーが、取引先に対して行える操作を指定するためのオプションがいくつかあります。デフォルト値は、各権限タイプごとに表示されます。以下に示す操作のタイプごとにロール権限を設定します。
-
取引先を表示可能：
- 本人およびその部下の取引先
- 本人、その部下、および同僚の取引先
- 本人、その部下、同僚、およびマネージャーの取引先
- マネージャーが表示可能な取引先
-
見込みとカスタマーを表示するためのさまざまな権限を設定する：見込みとカスタマーを区別する場合はチェックボックスを選択し、アクション権限を選択します。
見込みとカスタマーを表示可能
- 本人およびその部下の見込みとカスタマー
- 本人、その部下、および同僚の見込みとカスタマー
- 本人、その部下、同僚、およびマネージャーの見込みとカスタマー
- マネージャーが表示可能な見込みとカスタマー
- 取引先を追加可能：取引先の追加を許可する場合はチェックボックスを選択し、許可しない場合はチェックボックスの選択を解除します。
-
取引先を更新可能：
- 本人およびその部下の取引先のみ
- 表示可能なすべての取引先
-
取引先のオーナーシップを割り当て直し可能：
- 本人およびその部下の取引先のみ
- 表示可能なすべての取引先
-
取引先を削除可能：
- 本人およびその部下の取引先のみ
- 表示可能なすべての取引先
-
取引先を表示可能：
- 「取引」タブを開きます。このロールを持つユーザーが、取引に対して行える操作を指定するためのフィールドが多数あります。デフォルト値は、各権限タイプごとに表示されます。以下に示す操作のタイプごとにロール権限を設定します。
-
取引を表示可能：
- 本人およびその部下の取引
- 本人、その部下、および同僚の取引
- 本人、その部下、同僚、およびマネージャーの取引
- マネージャーが表示可能な取引
- 取引を追加可能：取引の作成を許可する場合はチェックボックスを選択し、許可しない場合はチェックボックスの選択を解除します。
-
取引を更新可能：
- 本人およびその部下の取引のみ
- 表示可能なすべての取引
-
取引のオーナーシップを割り当て直し可能：
- 本人およびその部下の取引のみ
- 表示可能なすべての取引
-
取引を削除可能：
- 本人およびその部下の取引のみ
- 表示可能なすべての取引
-
取引を表示可能：
- 「保存」をクリックして新しいロールを作成します。
- 「ユーザー管理」>「ロール」に、新しいロールが、そのロールに割り当てられているユーザー数を示す列と共に表示されます。ロールが作成された時点では、割り当てられているユーザーの数は0です。
これでロールにユーザーを追加する準備ができました。
ロールを更新する
既存のロールの更新は、「ロール」タブで行うことができます。メモ：ロールの設定を更新した場合、変更を保存するとすぐに、変更内容がロールに割り当てられているすべてのユーザーに適用されます。ロールに割り当てられているユーザーは、「保存」の上に表示されている「割り当てられたユーザー」の上にカーソルを置くと確認できます。
ロールを更新するには
- 設定アイコン（）をクリックし、「管理」>「ユーザー」を選択します。
- 「ロール」タブを開きます。
- 更新するロールの名前をクリックします。
- 変更したい名前、説明、または権限を編集します。
- 「保存」をクリックします。
そのロールに割り当てられているすべてのユーザーに変更内容が適用されます。
ロールを削除する
既存のロールの削除は、「ロール」タブで行うことができます。メモ：ロールに割り当てられたユーザーがいる場合、そのロールを削除することはできません。削除するには、ユーザーを新しいロールに割り当てるか、ユーザーの割り当てを解除して手動で権限を設定する必要があります。その後、ロールを削除できます。
ロールを削除するには
- 設定アイコン（）をクリックし、「管理」>「ユーザー」を選択します。
- 「ロール」タブを開きます。
- 削除したいロールの名前をクリックし、「割り当てられたユーザー」列をチェックして、そのロールに割り当てられているユーザーがいないことを確認します。ロールを削除する前に、ユーザーからロールを削除する必要があります。
「割り当てられたユーザー」列の数字にカーソルを合わせると、そのロールに割り当てられているユーザーの名前が表示されます。 - 「このロールを削除」をクリックします。このオプションは、ロールに割り当てられたユーザーがいない場合にのみ表示されます。
- 「削除」をクリックして、ロールの削除を確定します。
ロールが削除され、取得できなくなります。
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