Uso do repositório de documentos

Qual é o meu plano?

O repositório de documentos é um espaço de armazenamento compartilhado onde é possível guardar documentos usados com frequência por muitos membros da equipe. Ele é gerenciado por usuários com direitos de administrador.

Assim como acontece com os documentos que os usuários do Sell carregam e anexam diretamente, os documentos no repositório podem ser anexados em leads, contatos e oportunidades e também adicionados a mensagens de email.

Para obter informações sobre a inclusão de documentos em leads, contatos, oportunidades e mensagens de email, consulte Inclusão de documentos em leads, contatos e oportunidades.

Observação: quando você adiciona um documento a um repositório, ele ficará visível para apenas os usuários na conta que estão em um nível inferior na hierarquia de usuários. Os usuários que estiverem no mesmo nível ou superior ao seu na hierarquia de usuários não conseguem ver seus documentos. Se você deseja que todos os usuários no Sell acessem um documento, o usuário que está na hierarquia mais alta precisa carregar o documento.

Esse artigo ensina como usuários administradores adicionam e gerenciam documentos no repositório e inclui os tópicos a seguir:

• Inclusão de documentos ao repositório
• Gerenciamento de seus documentos do repositório
• Limitações e tipos de arquivo

Inclusão de documentos ao repositório

Apenas usuários com direitos de administrador podem adicionar e gerenciar arquivos no repositório.

Como adicionar documentos ao repositório

1. Clique no ícone do perfil no canto superior direito do cabeçalho da página e selecione Gerenciar repositório.
2. Você pode soltar o arquivo na janela do repositório de documentos ou selecionar Carregar do computador.
3. Se você optar pelo segundo procedimento, localize o documento em seu computador, selecione-o e clique em Abrir. O documento é adicionado à sua lista de documentos do repositório.

Os documentos que foram inclusos no repositório podem ser adicionados a leads, contatos e oportunidades, consulte Inclusão de documentos em leads, contatos e oportunidades.

Gerenciamento de seus documentos do repositório

No repositório de documentos, é possível visualizar seus documentos, pesquisar documentos específicos pelo nome e classificá-los por nome e data.

Você também pode baixar os documentos no seu computador, carregar uma nova versão do documento, alterar o nome do arquivo e apagar documentos. Quando você seleciona um arquivo, as opções de gerenciar são exibidas no painel direito do repositório.

Clique na opção de gerenciamento que deseja executar no arquivo. Será solicitado que você conclua a ação.

Observação: a atualização, a edição do nome e a exclusão de documentos afetam toda a sua conta do Sell. Por exemplo, quando você atualiza um documento, a nova versão será atualizada sempre que for anexada em leads, contatos e oportunidades. Você só pode apagar os documentos do repositório adicionados por você.

Para selecionar vários arquivos, pressione a tecla SHIFT enquanto seleciona os arquivos com o seu mouse.

Limitações e tipos de arquivo

Não há restrições quanto ao tamanho dos arquivos individuais que você carrega no Sell, no entanto, os planos do Sell têm limite por usuário para o armazenamento de documentos. Por exemplo, o limite de armazenamento de documentos por usuário é de 2 GB no plano Team. Para obter a lista completa das limitações de armazenamento de documentos por plano, consulte a página de comparação de planos do Zendesk Sell. 

O Sell oferece suporte para o carregamento e armazenamento dos tipos de arquivo a seguir: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Pages, Keynote, PNG e JPG.