Criação de pools de distribuição (round robin) para a alocação de leads, contatos e oportunidades

Muitas equipes de vendas trabalham com novos leads, contatos e oportunidades usando um processo estruturado em que leads, contatos e oportunidades são alocados igualmente para os membros de uma equipe, com base em fatores diferentes, por exemplo, a localização de um representante.

É possível usar o recurso de distribuição de objeto para:

• Criar pools de distribuição para a distribuição de leads, contatos ou oportunidades
• Atribuir usuários individuais ou, com os planos Enterprise e Elite, atribuir equipes, grupos ou funções inteiros para o pool de distribuição
• Usar o pool de distribuição para atribuir automaticamente leads, contatos ou oportunidades aos usuários no pool, no modo round robin.

Com o plano Professional do Sell, você pode criar um pool de distribuição. Com os planos Enterprise e Elite, você pode criar vários pools de distribuição.

Você precisa de direitos de administrador para configurar e gerenciar os pools de distribuição, no entanto os pools de distribuição são visíveis para todos os usuários.

Após criar o pool de distribuição, você pode atribuí-lo de qualquer parte do Sell na qual você atribui um responsável a um lead, contato ou oportunidade.

Este artigo contém os seguintes tópicos:

• Criação de um pool de distribuição
• Edição de um pool de distribuição
• Exclusão de um pool de distribuição

Criação de um pool de distribuição

Você pode criar um pool de distribuição para a alocação de leads, contatos ou oportunidades em Configurações > Regras de negócios > Distribuições. Cada pool é específico ao tipo de objeto, por exemplo, um pool de distribuição de leads aloca apenas leads, assim como um pool de distribuição de oportunidades aloca apenas oportunidades.

Você pode criar pools de distribuição e alocar manualmente usuários aos pools de distribuição ou usar a REST API do Sell.

Como criar um pool de distribuição

1. Na barra lateral do Sell, clique no ícone Configurações () e selecione Regras de negócios > Distribuições.
2. Clique na aba Leads, Contatos ou Oportunidades, dependendo do tipo de pool de distribuição a ser criado.
3. Se você não configurou anteriormente um pool de distribuição para esse tipo de objeto, clique em Adicionar sua primeira distribuição. Se você tem pools de distribuição existentes para esse tipo de objeto, clique em Adicionar nova distribuição.
4. Na janela da nova distribuição, insira as informações a seguir:
   • Nome da distribuição: use um nome significativo para o pool de distribuição. Esse nome será exibido nos mesmos locais do nome do usuário, portanto, essa informação é importante, pois facilita a identificação da equipe a qual ele está relacionado e também é útil para especificar que isso é um grupo de distribuição.
   • Tipo de distribuição: round robin (único tipo de distribuição disponível no momento).
   • Alternar entre: clique para selecionar usuários ou membros do grupo, membros da equipe ou membros da função, se deseja configurar isso para a sua organização.
     É possível escolher apenas um tipo para a distribuição, ou seja, um conjunto de específicos usuários, grupos e equipes ou funções.

     Observação: em um pool de distribuição há um limite de 200 usuários, equipes, grupos ou funções. Por exemplo, é possível adicionar até 200 grupos a uma distribuição, independentemente do número de usuários em cada grupo.
   • Para adicionar usuários, clique em Usuários e selecione cada usuário da lista suspensa ou comece a digitar uma parte do nome neste campo para obter uma lista restrita dos usuários a serem adicionados. Adicione todos os usuários que deseja que façam parte desse pool de distribuição. À medida que adiciona os usuários, eles são exibidos.

     

   • Para adicionar equipes, grupos ou funções, clique em Membros da equipe, Membros do grupo ou Membros da função e comece a digitar uma parte do nome para obter uma lista restrita de equipes, grupos ou funções que você pode adicionar. Ou então, selecione da lista suspensa. Conforme você os adiciona, os usuários nessa equipe, função ou grupo são exibidos.

     

5. Clique em Criar.

   Você verá que o seu novo pool de distribuição foi criado, mostrando os usuários que foram incluídos no pool. Se você adicionou mais equipes, grupos ou funções, todos os usuários serão listados.

   Se há muitos usuários no pool de distribuição, passe o mouse sobre o número dos usuários adicionais para ver os nomes deles.

   

Agora você está pronto para começar a atribuição de pools de distribuição no Sell. Consulte Distribuição de leads, contatos e oportunidades para obter informações sobre as regras aplicadas ao usar pools de distribuição.

Edição de um pool de distribuição

É possível editar um pool de distribuição existente para alterar o nome ou os membros do pool.

Observação: se você remover um usuário desse pool de distribuição, isso não afetará leads, contatos ou oportunidades que foram alocados anteriormente a esse usuário.

Como editar um pool de distribuição

1. Na barra lateral do Sell, clique no ícone Configurações () e selecione Regras de negócios > Distribuições.
2. Clique na aba Leads, Contatos ou Oportunidades, dependendo do tipo de pool de distribuição a ser editado.
3. Clique no nome do pool de distribuição que deseja editar.
4. Você pode alterar o nome da distribuição.

   Isso mudará o nome em todos os locais em que o pool de distribuição estiver disponível para ser selecionado.

5. Você pode alterar o tipo de distribuição para o pool. É possível escolher apenas um tipo para a distribuição, ou seja, um conjunto de específicos usuários, grupos e equipes ou funções.
   Clique em Usuários ou Membros da equipe, Membros do grupo ou Membros da função, se você os definiu para sua organização e selecione ou pesquise para adicionar.

   Observação: se você escolher uma nova opção para a rotação do pool, a seleção anterior é removida. Por exemplo, se você selecionou Usuários e adicionou usuários individuais e depois escolher Membros da equipe, todos os usuários adicionados anteriormente ao pool serão removidos.
6. Você pode mudar os membros que foram incluídos no pool adicionando ou excluindo usuários, grupos, equipes ou funções, dependendo do tipo de pool criado.
   • Para adicionar usuários, clique em Usuários e selecione da lista ou pesquise cada usuário.
   • Para adicionar equipes, grupos ou funções, clique em Membros da equipe, Membros do grupo ou Membros da função e selecione da lista ou pesquise por cada equipe, grupo ou função.
   • Para apagar do pool de distribuição, clique no X ao lado do nome do usuário, do grupo, do nome da função ou da equipe.
     Observação: não é permitido remover um membro de um grupo, uma equipe ou função. É necessário remover o grupo, a equipe ou a função por inteiro.
7. Clique em Salvar.

   Você verá que o seu pool de distribuição é salvo, mostrando que os usuários foram incluídos no pool. Se você adicionou mais equipes, grupos ou funções, todos os usuários serão listados.

Exclusão de um pool de distribuição

É possível apagar um pool de distribuição clicando no ícone da lixeira ao lado do pool de distribuição. Todos os leads, contatos e oportunidades alocados usando esse pool de distribuição não são afetados (pois já foram alocados para outro usuário), no entanto, os novos leads, contatos e as novas oportunidades não serão alocados para os usuários no pool.

O pool de distribuição é removido de todas as partes do produto.

Você precisa criar um novo pool de distribuição para alocar novos leads, contatos ou novas oportunidades, ou alocá-los manualmente para os usuários.