此配方显示如何使用 Zendesk 提醒-提醒-解决 (Bump-Bump-Solve) 方法清除您帐户中过时的休眠工单。运用业务规则来设置时间间隔,以便首先通知请求者您正在等待其回复,然后通知请求者该处于休眠状态的工单(问题)已解决。

此流程包括:

  • 一个自行程序,可在工单处于待回应状态 4 天后“提醒”工单请求者
  • 一个自行程序,可解决工单并在 3 天后通知客户
  • 一个重置流程的触发机制,前提是客户在以上任一通知发出后作出回应

本文章包括以下部分:

  • 工作流程目标
  • 视频指南
  • 自动执行第一次提醒 (Bump)
  • 自动执行第二次提醒 (Bump)
  • 自动解决工单 (Solve)
  • 自动清理工单

工作流程目标

此配方显示如何在 4 个日历天后通知 (Bump) 工单请求者,在 6 个日历天后再次通知工单请求者(如果您仍需要对方响应),然后在 7 个日历天后解决 (Solve) 工单。要满足您的需求,请修改此工作流程以使用其他时间间隔,或设置工作日而不是日历日。

视频指南

请观看下方视频,获取关于此工作流程的可视化指南。

自动执行第一次提醒 (Bump)

根据工单处于待回应状态的时长来提醒客户,而不是基于特定的工单事件。通过自行程序(而不是触发器)发送提醒。

创建 Bump 自行程序,提醒工单请求者工单处于待回应状态已有4 天了。设置条件和操作,确保自行程序在各个待回应状态下仅运行一次,且仅在 4 个日历天后运行。此自行程序会为工单添加一个唯一标签(同时检查该标签是否已存在),并向请求者发送通知。设置步骤如下:

自动执行第一次提醒

  1. 在管理中心中,单击侧栏中的对象和规则图标 (),然后选择业务>规则自行程序。
  2. 单击添加自行程序。
  3. 为自行程序输入以下信息。

    对于自行程序的名称和条件:

    工单:工单标签条件用于确保工单上不会同时出现两个标签。第一个标签 bump1 表示自行程序已触发,且已通知客户。鉴于此工作流程会在解决工单之前发送第二个通知(6 天后),因而在第一个通知之后添加了 bump1 标签,以便您区分第一个和第二个通知。

    第二个标签 dont_bump 相当于专员的一种安全保障机制,若他们不希望特定工单触发这一自动流程,则可使用此标签。专员可手动在工单中添加 dont_bump 标签,以防止任何提醒自行程序运行。

    对于自行程序的操作:

  4. 添加完自行程序名称、条件和操作后,单击创建自行程序。

在以下条件得到满足时:

  • 工单状态已处于待回应状态四天(96 小时)以上
  • 工单没有 bump1 或 dont_bump1 标签

自行程序会执行如下操作:

  • 此自行程序向工单请求者发送一封电邮通知。请参阅以下示例。
  • 此自行程序向工单添加 bump1 标签,以跟踪第一个提醒是否已发送。

以下提供一则示例,显示一张工单处于待回应状态超过四天后发送给客户的电邮通知。

自动执行第二次提醒 (Bump)

对于在第一个提醒后仍处于待回应状态的工单,可创建第二个提醒自行程序,若 6 天后工单仍处于待回应状态,则发送第二次提醒。

自动执行第二次提醒:

  1. 在管理中心中,单击侧栏中的对象和规则图标 (),然后选择业务>规则自行程序。
  2. 单击添加自行程序。
  3. 为自行程序输入以下信息。

    对于自行程序的名称和条件:

    对于自行程序的操作:

  4. 添加完自行程序名称、条件和操作后,单击创建自行程序。

在以下条件得到满足时:

  • 工单状态已处于待回应状态 6 天(144 小时)以上
  • 工单没有 bump2 或 dont_bump 标签
  • 工单上已添加 bump1 标签,这意味着第一个通知已发送,工单准备就绪,可发送第二个通知
  • 确认工单离最近一次更新已超过 2 天(48 小时)(即第一个自行程序运行时)。这样即可避免在首次实施该流程且已有处于待回应状态超过 6 天的工单时,在短时间内触发两次通知。

    客户对通知的回复将重新开启工单,清理触发器会从工单中移除所有 bump 标签以重置流程。

自行程序会执行如下操作:

  • 此自行程序向工单请求者发送一封电邮通知。请参考以下示例。
  • 此自行程序向工单添加 bump2 标签,以跟踪第二个提醒是否已发送。

以下提供一则示例,显示当某个工单处于待回应状态超过 6 天且客户未回复第一个通知时,自行程序发送给客户的电邮通知。

自动解决工单 (Solve)

现在您已通知请求者两次,并给予他们足够的回复时间,接下来再创建一个自行程序,可关闭工单。此自行程序可解决工单问题并通知请求者。

解决工单的步骤:

  1. 在管理中心中,单击侧栏中的对象和规则图标 (),然后选择业务>规则自行程序。
  2. 单击添加自行程序。
  3. 为自行程序输入以下信息。

    对于自行程序的名称和条件:

    对于自行程序的操作:

  4. 添加完自行程序名称、条件和操作后,单击创建自行程序。

在以下条件得到满足时:

  • 工单状态已处于待回应状态 7 天(168 小时)以上
  • 工单有 bump2 标签,显示已发送两个通知。
  • 工单距最近一次更新已超过 24 小时。

自行程序会执行如下操作:

  • 此自行程序向工单请求者发送一封电邮通知。请参考以下示例。
  • 自行程序会将工单状态更改为已解决

以下提供一则示例,显示当待回应工单自动标注为已解决时发送给客户的电邮通知。

如果请求者在工单从已解决变为已关闭状态之前回复了通知,工单将重新开启,同时清理触发器也会激活。

自动清理工单

最后一步,添加清理触发器。当工单重新开启时,此触发器将移除所有“提醒-提醒-解决”流程标签。如果工单已重新开启,且专员回复了并将其设置回待回应状态,则需要此触发器。在这种情况下,清理可使流程再次运行,即使已经运行过一次。

清理流程标签:

  1. 在管理中心中,单击侧栏中的对象和规则图标 (),然后选择业务规则 > 触发器。
  2. 单击添加触发器。
  3. 为触发器输入以下信息。

    在满足以下所有条件下添加:

    状态 | 已更改为 | 打开

    当前用户 | 是 |(终端用户)

    工单标签 | 至少包含以下之一 | bump 1 bump 2

    对于触发器操作,添加:

    删除工单标签 | bump1 bump2

  4. 单击创建触发器。

通过这些业务规则,您可以构建一个自动化流程,以提醒客户您正等待他们的响应,并在客户未回复的情况下最终解决工单。您无需再手动管理那些未收到回复的待回应工单了。

如需更多信息,请参阅:

  • 关于自行程序及其工作方式
  • 使用工单标签
  • 工单触发器和自行程序有什么区别?
由 Zendesk 提供技术支持