大多数支持团队都会创建并使用大量的宏。随着宏列表的增长,当您尝试将宏应用到工单时,可能会很难快速找到宏。您可以通过使用多种不同的技术对宏进行组织和排序以解决此问题。
本文章讨论了与组织和管理宏相关的以下主题:
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访问宏页面
浏览并搜索宏列表
宏按激活状态进行划分。宏页面的默认视图是活跃的宏列表。您可单击非活跃的标签以查看已取消激活的宏。如需了解更多关于激活状态的信息,请参阅编辑、复制、取消激活和删除宏。
默认情况下,宏按字母顺序列出。如果您有大量的宏,该列表将被分页。您可以使用页面底部的控件滚动页面。
搜索宏列表
如果您知道要查看的宏的名称或部分名称,可以将其输入到页面顶部的搜索框中。
所有包含该搜索词的宏都将出现在列表中。
编辑、复制、取消激活和删除宏
您可以使用宏的选项菜单 ()。
- 编辑允许您修改所使用的标题、操作和权限。
- 复制创建一个您可以修改和重新调整用途的副本。
- 取消激活将从活跃的宏列表中移除宏,并将其移动到非活跃的宏列表,使其对专员不可用。如果需要,可以激活已取消激活的宏。
- 删除将永久移除宏。仅可删除取消激活的宏。已删除的宏无法恢复。
此外,管理员可以查看和复制专员的个人宏。例如,管理员可能想要复制专员的个人宏,以便将其创建为共享宏,供所有专员使用。
- 在宏页面上,找到您要编辑的宏。
- 将鼠标悬停在宏上以显示选项菜单图标 ()。
- 单击选项菜单图标并选择编辑。
- 根据需要修改标题和操作。
- 单击保存。
- 在宏页面上,找到您要复制的宏。
- 将鼠标悬停在宏上以显示选项菜单图标 ()。
- 单击选项菜单图标并选择复制。
- 为您的宏输入一个新标题,并根据需要修改操作。
- 单击创建。
取消激活宏
- 在宏页面上,找到您要取消激活的宏。
- 将鼠标悬停在宏上以显示选项菜单图标 ()。
- 单击选项菜单图标并选择取消激活。
宏将移动到非活跃的宏列表。
注意:您无法取消激活在操作语句中包含不可用值的宏。尝试取消激活宏将会失败,宏将保留在活跃的宏列表中,并标有红色的感叹号。
激活已取消激活的宏
- 在宏页面上,单击非活跃的标签以显示所有非活跃的宏。
- 将鼠标悬停在您要激活的宏上以显示选项菜单图标 () 并选择激活。
宏将移回活跃的宏列表。
删除宏
- 在宏页面上,单击非活跃的标签以显示所有非活跃的宏。如果宏当前是活跃的,请按照上面的说明将其取消激活。
- 将鼠标悬停在您要删除的宏上以显示选项菜单图标 ()。
- 单击选项菜单图标并选择删除。
宏将永久删除。
对宏进行分类
将宏按类别排序可快速查找特定的宏或宏类型。分类允许专员在处理工单时快速应用宏,并为您提供一个在宏管理页面上筛选宏的选项。
您可以通过在宏标题中包含类别并用两个冒号 (::) 分隔来对宏进行分类,如下例所示:
创建嵌套的宏类别
- 在管理中心,单击侧栏中的工作区,然后选择专员工具 > 宏。
- 单击添加宏。
- 创建一个宏标题,其中包含您要使用的顶级类别和子类别,后跟宏名称,每个名称用两个冒号隔开,如下所示:
分配给::me::question
此示例中的宏标题表明您正在将此工单分配给您自己,并将 Type 属性设置为 Question。顶级类别是“Assign to”,子类别是“me”。宏的名称是“question”。您可以使用喜欢的任意类别和标题命名结构。
- 创建您要包括在此类别结构中的任何其他宏,或修改现有宏的标题以遵循相同的模式。
要组织宏,您可以根据需要创建任意数量的顶级类别和子类别。
使用类别将宏应用到工单
在您对宏进行分类后,您可以在创建或更新工单时,使用应用宏菜单单击各个分类级别。
使用类别筛选宏
在宏表格的顶部,下拉菜单允许您根据您创建的类别以及宏类型筛选显示的宏。
按类别筛选宏
- 单击所有类别下拉菜单。您创建的任何类别(如上所述)都将作为菜单选项包含在内。
- 选择您要显示的类别。
此筛选将同时应用于活跃的和非活跃的宏列表。
您可以通过单击下拉菜单并选择所有类别来恢复到未筛选的宏列表。
按类型筛选宏
- 单击所有共享宏下拉菜单。
- 选择您要显示的宏类型:
- 与所有专员共享的宏,对所有专员可用的宏。
- [组名],宏仅对指定组中的专员可用。
- 您, 宏仅对您可用。
-
个人专员,由所有其他专员拥有的个人宏。这仅对管理员可见。
通过单击下拉菜单并选择所有共享宏来恢复到未筛选的列表。
对宏列表进行排序
宏页面包括用于查看和排序宏的选项。您可以按名称、创建日期和最后更新日期对宏进行排序。如果您使用的是 Professional 或 Enterprise 服务模式,您可以按使用量排序。视图中的宏总数显示在宏列表的上方。
查看宏时,第三列的名称因服务模式而异。例如:
- 在 Team 和旧版 Essential 服务模式中:列名为 Last updated。
- 在 Professional 和 Enterprise 服务模式中:列名为 Usage。
您可以根据多个属性对宏列表进行排序,包括:
- 名称
- 创建日期
- 更新日期
- 使用频率(1 小时、24 或 7 天、30 天)(Suite Growth 或 Support Professional 服务模式或更高)
- 在宏页面上,单击 排序方式 图标 以打开菜单。
- 选择您要使用的属性。
宏将根据该属性进行重组。
对宏进行手动重新排序
您可以通过多种方式手动对宏进行重新排序:
- 使用拖放功能在列表中移动它们。
- 为他们分配第一个、最后一个或另一个特定的位置。
然而,如果宏的顺序对您的工作流程不是很重要,我们建议您禁用手动排序模式,这样所有新创建的宏都将无需手动干预。
使用拖放对宏进行重新排序
- 在宏页面上,单击设置图标 () 打开菜单。
- 选择对页面进行重新排序。
如果“重新排序页面”选项已禁用(灰色),请选择 “设置”,然后启用 “手动排序” 并单击“ 保存”。
- 单击并按住您要移动的宏的拖放句柄。
- 将宏拖动到位并释放手柄。根据需要重复操作以重新排序您的宏列表。
- 单击保存。
将列表中的位置分配给宏
- 将鼠标悬停在您要移动的宏上以显示选项菜单图标 ()。
- 单击选项菜单图标并为宏选择一个新的位置。
- 移动到第一个位置会将宏放在宏列表的顶部。
- 移动到最后一个位置会将宏放在宏列表的底部。
-
选择位置 将打开一个窗口,允许您为宏选择一个位置。
- 滚动(或搜索)宏列表。
- 选择一个将移动的宏放在上面。
- 单击移动。
- 宏将移动到其在列表中的新位置。
禁用最常用的宏选项
默认情况下,过去一周中最常用的五个宏显示在宏列表的顶部。如果它不适合您的工作流程,您可以关闭此功能。
禁用最常用的宏选项
- 在宏页面上,单击设置图标 () 打开菜单。
- 选择设置。
- 在宏设置中,关闭显示专员最常使用的宏。
- 单击保存。
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