Mit Aufgabenlisten können Administratoren Aktionen festlegen, die Agenten in gängigen Szenarien ausführen müssen. Diese können Agenten dann direkt im Arbeitsbereich für Agenten verwenden, ohne das Ticket verlassen zu müssen. Nach Erstellung einer Aufgabenliste müssen Sie möglicherweise die Aufgaben auf der Liste oder die Liste selbst ändern. In diesem Beitrag wird die Verwaltung von Aufgabenlisten sowie der darin enthaltenen Aufgaben erläutert.

Welchen Plan habe ich
Kundenservice-Suite Professional, Enterprise oder Enterprise Plus
Employee Service Suite Growth, Professional, Enterprise oder Enterprise Plus

Zusammenfassung: ◀▼

Sie können Aufgabenlisten erstellen und verwalten, um Agenten bei der Bearbeitung von Tickets durch gängige Aktionen zu führen. Sie können die Namen, Beschreibungen und Zugriffsrechte für Aufgabenlisten aktualisieren oder Aufgabenlisten endgültig löschen. Innerhalb von Aufgabenlisten können Sie einzelne Aufgaben neu anordnen, bearbeiten, klonen oder löschen. Diese Funktionen helfen, Workflows zu organisieren, und stellen sicher, dass Agenten bei der Bearbeitung von Tickets die richtigen Schritte befolgen.

Mit Aufgabenlisten können Administratoren Aktionen festlegen, die Agenten in gängigen Szenarien ausführen müssen. Diese können Agenten dann direkt im Arbeitsbereich für Agenten verwenden, ohne das Ticket verlassen zu müssen. Nach Erstellung einer Aufgabenliste müssen Sie möglicherweise die Aufgaben auf der Liste oder die Liste selbst ändern. In diesem Beitrag wird die Verwaltung von Aufgabenlisten sowie der darin enthaltenen Aufgaben erläutert.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
  • Verwalten von Aufgabenlisten
  • Verwalten der Aufgaben in einer Aufgabenliste
Verwandte Beiträge:
  • Erstellen von Aufgabenlisten, um Agenten beim Lösen von Tickets zu unterstützen
  • Verwenden von Aufgabenlisten in Tickets

Verwalten von Aufgabenlisten

Nachdem Sie eine Aufgabenliste erstellt haben, können Sie folgende Aktionen ausführen, um die Liste selbst zu verwalten:
  • Bearbeiten von Aufgabenlisten
  • Klonen von Aufgabenlisten
  • Aktivieren und Deaktivieren von Aufgabenlisten
  • Löschen von Aufgabenlisten

Bearbeiten von Aufgabenlisten

Nachdem Sie eine Liste erstellt haben, können Sie ihren Namen und ihre Beschreibung bearbeiten und die darin enthaltenen Aufgaben verwalten.

So bearbeiten Sie eine Aufgabenliste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Einstellungen verwalten.
  4. Ändern Sie den Namen und die Beschreibung der Aufgabenliste wie gewünscht.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Klonen von Aufgabenlisten

Es kann vorkommen, dass Sie mehrere Aufgabenlisten mit zahlreichen identischen Aufgaben erstellen müssen. Um den Vorgang zu beschleunigen, können Sie eine Aufgabenliste einfach klonen.

So klonen Sie eine Aufgabenliste

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Machen Sie die Aufgabenliste ausfindig, die Sie klonen möchten, klicken Sie auf das Optionsmenü () und dann auf Klonen.
  3. Ändern Sie den Namen, die Beschreibung und die zugriffsberechtigten Benutzer der geklonten Aufgabenliste wie gewünscht.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Aktualisieren Sie die Aufgaben der geklonten Aufgabenliste wie gewünscht.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Aktivieren und Deaktivieren von Aufgabenlisten

Aufgabenlisten sind standardmäßig inaktiv. Nachdem Sie mindestens eine Aufgabe erstellt haben, kann eine Aufgabenliste aktiviert werden.

Eine vorübergehend nicht benötigte Aufgabenliste kann deaktiviert werden. Eine deaktivierte Aufgabenliste kann von Agenten nicht mehr zu Tickets hinzugefügt werden, bleibt aber weiterhin sichtbar in Tickets, zu denen sie bereits hinzugefügt wurde. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass eine deaktivierte Aufgabenliste doch wieder benötigt wird, können Sie sie erneut aktivieren.

So aktivieren Sie eine Aufgabenliste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Machen Sie die Aufgabenliste ausfindig, die Sie aktivieren möchten.
  3. Klicken Sie auf das Optionsmenü () und dann auf Aktivieren.
So deaktivieren Sie eine Aufgabenliste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Machen Sie die Aufgabenliste ausfindig, die Sie deaktivieren möchten.
  3. Klicken Sie auf das Optionsmenü () und dann auf Deaktivieren.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Deaktivieren.

    Deaktivierte Aufgabenlisten bleiben auf der Seite „Aufgaben“ mit dem Status Inaktiv sichtbar

Löschen von Aufgabenlisten

Wenn Sie eine Aufgabenliste nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. Eine gelöschte Liste kann nicht mehr zu Tickets hinzugefügt werden, erscheint aber weiterhin in Tickets, zu denen sie bereits hinzugefügt wurde.

Gelöschte Aufgabenlisten werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

So löschen Sie eine Aufgabenliste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Machen Sie die Aufgabenliste ausfindig, die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Optionsmenü () und dann auf Löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.

Verwalten der Aufgaben in einer Aufgabenliste

Nachdem Sie eine Aufgabenliste erstellt und Aufgaben hinzugefügt haben, können Sie folgende Aktionen ausführen, um die Aufgaben in der Liste zu verwalten:
  • Ändern der Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste
  • Bearbeiten einer Aufgabe in einer Liste
  • Klonen einer Aufgabe in einer Liste
  • Löschen einer Aufgabe in einer Liste

Ändern der Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste

Administratoren können Aufgaben in einer Liste neu anordnen, um Agenten zu helfen, Aktionen in der richtigen Reihenfolge auszuführen. Allerdings kann ein Agent die Aufgaben auch in einer anderen als der in der Liste vorgegebenen Reihenfolge ausführen.
Hinweis: Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste ändern, gilt die neue Reihenfolge nur für Tickets, denen diese Liste ab diesem Zeitpunkt hinzugefügt wird.
So ändern Sie die Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste, die Sie aktualisieren möchten.
  3. Klicken Sie auf den Anfasser () neben dem Namen einer Aufgabe und ziehen Sie diese an die gewünschte Position.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten einer Aufgabe in einer Liste

Sie können die Namen und Beschreibungen der einzelnen Aufgaben bearbeiten.

So bearbeiten Sie eine Aufgabe
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste, die die gewünschte Aufgabe enthält.
  3. Klicken Sie auf die Karte der Aufgabe, um die Details einzublenden.
  4. Ändern Sie den Namen und die Beschreibung wie gewünscht.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Klonen einer Aufgabe in einer Liste

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen möchten, deren Beschreibung der einer vorhandenen Aufgabe ähnelt, können Sie Zeit sparen, indem Sie die vorhandene Aufgabe klonen. Geklonte Aufgaben werden zu der Aufgabenliste hinzugefügt, in der sich die ursprüngliche Aufgabe befindet, und können nicht mit anderen Aufgabenlisten geteilt werden.

So klonen Sie eine Aufgabe
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste, die die gewünschte Aufgabe enthält.
  3. Klicken Sie auf das Menüsymbol () neben der Aufgabe, die Sie klonen möchten, und dann auf Klonen.
  4. Ändern Sie die den Namen und die Beschreibung der geklonten Aufgabe wie gewünscht.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen einer Aufgabe in einer Liste

Aufgabenlisten können deaktiviert werden, einzelne Aufgaben aber nicht. Aufgaben bleiben Bestandteil einer Liste, bis sie aus ihr entfernt werden. Gelöschte Aufgaben werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

So löschen Sie eine Aufgabe
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste, die die gewünschte Aufgabe enthält.
  3. Klicken Sie auf das Menüsymbol () neben der Aufgabe, die Sie löschen möchten, und dann auf Löschen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten von Aufgabenlisten

Nachdem Sie eine Aufgabenliste erstellt haben, können Sie folgende Aktionen ausführen, um die Liste selbst zu verwalten:
  • Bearbeiten von Aufgabenlisten
  • Löschen von Aufgabenlisten

Bearbeiten einer Aufgabenliste

Nachdem Sie eine Liste erstellt haben, können Sie ihren Namen, ihre Beschreibung und die geltenden Zugriffsberechtigungen bearbeiten und die in ihr enthaltenen Aufgaben verwalten.

So bearbeiten Sie eine Aufgabenliste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabenliste, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Einstellungen verwalten.
  4. Ändern Sie den Namen und die Beschreibung der Aufgabenliste wie gewünscht.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen einer Aufgabenliste

Wenn Sie eine Aufgabenliste nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. Ähnlich wie eine deaktivierte Liste kann eine gelöschte Liste nicht mehr zu Tickets hinzugefügt werden, verbleibt aber auf Tickets, denen sie bereits hinzugefügt wurde.

Gelöschte Aufgabenlisten werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

So löschen Sie eine Aufgabenliste
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Arbeitsbereiche und dann auf Agententools > Aufgaben.
  2. Machen Sie die Aufgabenliste ausfindig, die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Optionsmenü () und dann auf Löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.
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