Bevor Sie externe Aktionen in Aktionsflüsse einbinden können, müssen Sie den Aktionsgenerator mit dem externen System verbinden.

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Zusammenfassung: ◀▼

Sie können Aktionsflüsse mit Microsoft SharePoint verbinden, um Aufgaben wie das Erstellen, Aktualisieren und Nachschlagen von Listenelementen, Websites und Seiten zu automatisieren. Verwenden Sie ein dediziertes Dienstkonto für Verbindungen und verwalten Sie die Berechtigungen sorgfältig. Zu den verfügbaren Aktionen gehören das Verwalten von Listenelementen, das Abrufen von Website-Informationen sowie das Erstellen oder Veröffentlichen von Seiten zur Integration von SharePoint-Daten und -Workflows in Ihre Supportprozesse.

Durch Verbinden des Aktionsgenerators mit externen Systemen wie Microsoft SharePoint können Administratoren Zendesk in automatisierten Workflows mit externen Systemen integrieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern und für ein plattformübergreifend einheitliches Erlebnis zu sorgen.
Hinweis: Die mit externen Systemen verknüpften Schritte in Aktionsflüssen werden als externe Aktionen bezeichnet.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
  • Verbinden von SharePoint mit dem Aktionsgenerator
  • Verwenden von SharePoint-Aktionen in Aktionsflüssen

Verbinden von SharePoint mit dem Aktionsgenerator

Bevor Sie externe Aktionen in Aktionsflüsse einbinden können, müssen Sie den Aktionsgenerator mit dem externen System verbinden.

Beachten Sie beim Verbinden mit externen Systemen für die Verwendung in Aktionsflüssen die folgenden Best Practices:
  • Alle von einem Aktionsfluss ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.
  • Alle Integrationen fordern den Zugang zu erforderlichen Zugriffsarten an. Sie sollten die Zugriffsarten jedoch unbedingt überprüfen und validieren, bevor Sie die Verbindung zum externen System autorisieren.
  • Bei der Verwaltung von Anmeldedaten für Tools wie OpenAI, die auf API-Schlüsseln basieren, sollten die Schlüssel nach Möglichkeit in einem sicheren Tresor oder Credential Manager gespeichert werden.
So verbinden Sie den Aktionsgenerator mit SharePoint
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Apps und Integrationen und dann auf Aktionen > Aktionsflüsse.
  2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Aktionsfluss.
  3. Öffnen Sie die Schritt-Seitenleiste.
  4. Klicken Sie unter Externe Aktionen auf Microsoft SharePoint.
  5. Klicken Sie auf Verbinden.
  6. Befolgen Sie die Anweisungen von SharePoint, um sich zu authentifizieren und den Verbindungsaufbau abzuschließen.

    Die Microsoft SharePoint-Verbindung verwendet OAuth 2.0 mit der Gewährungsart „Autorisierungscode“. Beim Autorisieren der Verbindung werden Sie zu Microsoft weitergeleitet und müssen Ihrem Zendesk-Konto die erforderlichen Berechtigungen erteilen. Die Verbindung verwendet die Microsoft API (graph.microsoft.com) zur Interaktion mit SharePoint.

    Hinweis: Alle von einem Aktionsfluss ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.

Nach dem Verbindungsaufbau sehen Sie eine entsprechende Anzeige sowie Details zur verbundenen Instanz und den verfügbaren SharePoint-Aktionen.

Verwenden von SharePoint-Aktionen in Aktionsflüssen

Mit SharePoint-Aktionen können Sie Listenelemente, Websites und Seiten verwalten.

Folgende SharePoint-Aktionen sind verfügbar:
  • Listenelement erstellen
  • Listenelement aktualisieren
  • Listenelementspalte aktualisieren
  • Listenelement nachschlagen
  • Website nachschlagen
  • Seite erstellen
  • Seite nachschlagen
  • Seite veröffentlichen

Erstellen eines Listenelements

Mit der Aktion Listenelement erstellen können Sie einer SharePoint-Liste ein neues Element hinzufügen. Nachdem Sie die gewünschte Website und Liste ausgewählt haben, können Sie Werte für die verfügbaren Spalten dieser Liste angeben.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Site, List

Optional: Dynamische Spalten basierend auf der ausgewählten Liste
Ausgabe Details zu Listenelementen wie ID, Web-URL, Zeitstempel der Erstellung und Feldwerte

Aktualisieren eines Listenelements

Mit der Aktion Listenelement aktualisieren können Sie ein vorhandenes Element in einer SharePoint-Liste aktualisieren. Dabei werden nur Spalten aktualisiert, für die Werte angegeben wurden.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Site, List, Item ID

Optional: Dynamische Spalten basierend auf der ausgewählten Liste
Ausgabe Details zu Listenelementen wie ID, Web-URL, Zeitstempel der letzten Änderung und Feldwerte

Aktualisieren einer Listenelementspalte

Mit der Aktion Listenelementspalte aktualisieren können Sie den zu aktualisierenden Wert für eine bestimmte Spalte eines Listenelements angeben.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Site, List, Item ID, Column, Value
Ausgabe Details zu Listenelementen wie ID, Web-URL, Zeitstempel der letzten Änderung und Feldwerte

Nachschlagen eines Listenelements

Mit der Aktion Listenelement nachschlagen können Sie SharePoint-Listenelemente abrufen, die einen bestimmten Spaltenwert aufweisen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Site, List, Column, Value
Ausgabe Details zu Listenelementen wie ID, Zeitstempel der Erstellung, Zeitstempel der letzten Änderung, Web-URL und Feldwerte

Nachschlagen von Website-Informationen

Mit der Aktion Website nachschlagen können Sie Informationen zu einer SharePoint-Website mit einer bestimmten ID oder einem bestimmten Namen abrufen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben

Optional: Site, Site name (mindestens eine dieser Eingaben erforderlich)
Ausgabe Website-Informationen wie ID, Anzeigename, Name, Web-URL, Beschreibung und Zeitstempel der Erstellung

Erstellen einer Seite

Mit der Aktion Seite erstellen können Sie einer SharePoint-Website eine neue Seite hinzufügen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben

Erforderlich: Site ID, Page name, Page title

Hinweis: Page name ist der Dateiname der neuen Seite (z. B. my-page). Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird automatisch die Erweiterung .aspx hinzugefügt.
Ausgabe Seitendetails wie ID, Name, Web-URL und Zeitstempel der Erstellung

Nachschlagen einer Seite

Mit der Aktion Seite nachschlagen können Sie Informationen zu einer bestimmten Seite einer SharePoint-Website abrufen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben

Erforderlich: Site ID, Page ID
Ausgabe Seitendetails wie ID, Name, Titel, Web-URL, Seitenlayout, Veröffentlichungsstatus und Zeitstempel der Erstellung

Veröffentlichen einer Seite

Mit der Aktion Seite veröffentlichen können Sie eine Seite auf einer SharePoint-Website veröffentlichen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben

Erforderlich: Site ID, Page ID
Ausgabe Details zur veröffentlichten Seite wie ID, Name, Titel, Web-URL, Veröffentlichungsstatus und Zeitstempel der Veröffentlichung
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