Bevor Sie externe Aktionen in Aktionsflüsse einbinden können, müssen Sie den Aktionsgenerator mit dem externen System verbinden.

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Zusammenfassung: ◀▼

Sie können Airtable mit Aktionsflüssen verbinden, um Aufgaben wie das Erstellen, Aktualisieren, Löschen und Suchen von Datensätzen zu automatisieren. Verwenden Sie für die sichere Authentifizierung ein persönliches Zugriffstoken und ein dediziertes Dienstkonto. Zu den verfügbaren Aktionen gehören das Ausführen von Massenvorgängen, das Hinzufügen von Kommentaren und das Abrufen von Tabellenschemata. Dadurch können Sie das Airtable-Datenmanagement direkt in Ihre Workflows integrieren und so die Zusammenarbeit und Datenverarbeitung verbessern.

Durch Verbinden des Aktionsgenerators mit externen Systemen wie Airtable können Administratoren Zendesk in automatisierten Workflows mit externen Systemen integrieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern und für ein plattformübergreifend einheitliches Erlebnis zu sorgen.
Hinweis: Die mit externen Systemen verknüpften Schritte in Aktionsflüssen werden als externe Aktionen bezeichnet.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
  • Verbinden von Airtable mit dem Aktionsgenerator
  • Verwenden von Airtable-Aktionen in Aktionsflüssen

Verbinden von Airtable mit dem Aktionsgenerator

Bevor Sie externe Aktionen in Aktionsflüsse einbinden können, müssen Sie den Aktionsgenerator mit dem externen System verbinden.

Beachten Sie beim Verbinden mit externen Systemen für die Verwendung in Aktionsflüssen die folgenden Best Practices:
  • Alle von einem Aktionsfluss ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.
  • Alle Integrationen fordern den Zugang zu erforderlichen Zugriffsarten an. Sie sollten die Zugriffsarten jedoch unbedingt überprüfen und validieren, bevor Sie die Verbindung zum externen System autorisieren.
  • Bei der Verwaltung von Anmeldedaten für Tools wie OpenAI, die auf API-Schlüsseln basieren, sollten die Schlüssel nach Möglichkeit in einem sicheren Tresor oder Credential Manager gespeichert werden.

So erstellen Sie ein persönliches Zugriffstoken

Für die Authentifizierung der Airtable-Verbindung wird ein persönliches Zugriffstoken benötigt. Weitere Informationen finden Sie in der Airtable-Dokumentation.
  1. Erstellen Sie unter https://airtable.com/create/tokens ein persönliches Zugriffstoken.
  2. Erteilen Sie dem Token Zugriff auf die Datenbanken, die Sie verwenden möchten.
  3. Stellen Sie sicher, dass das Token über die folgenden Zugriffsarten verfügt:data.records:read, data.records:write, data.recordComments:read, data.recordComments:write,schema.bases:read
  4. Speichern Sie das Token, oder lassen Sie das Fenster geöffnet, damit Sie das Token kopieren und in Zendesk einfügen können.

    Sie benötigen es für die Verbindung von Airtable mit dem Aktionsgenerator.

So verbinden Sie den Aktionsgenerator mit Airtable
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Apps und Integrationen und dann auf Aktionen > Aktionsflüsse.
  2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Aktionsfluss.
  3. Öffnen Sie die Schritt-Seitenleiste.
  4. Klicken Sie unter Externe Aktionen auf Airtable.
  5. Klicken Sie auf Verbinden.
  6. Befolgen Sie die Anweisungen von Airtable, um Ihr Airtable-Zugriffstoken einzugeben und die Verbindung herzustellen.
    Hinweis: Alle von einem Aktionsfluss ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.

Nach dem Verbindungsaufbau sehen Sie eine entsprechende Anzeige sowie Details zur verbundenen Instanz und zu den verfügbaren Airtable-Aktionen.

Verwenden von Airtable-Aktionen in Aktionsflüssen

Folgende Airtable-Aktionen sind verfügbar:
  • Datensatz erstellen
  • Datensatz aktualisieren
  • Datensatz löschen
  • Datensatz nachschlagen
  • Datensätze suchen
  • Kommentare nachschlagen
  • Mehrere Datensätze erstellen
  • Mehrere Datensätze löschen
  • Kommentar zum Datensatz hinzufügen
  • Tabellenschema nachschlagen

Erstellen eines Datensatzes

Mit der Aktion Datensatz erstellen können Sie einen neuen Datensatz in einer Airtable-Tabelle erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Record fields (oder tabellenspezifische dynamische Felder)

Die Datenbank-ID beginnt mit „app“ (z. B. appAbCd1234EfGhIj) und ist Bestandteil Ihrer Airtable-URL.

Der Tabellenname kann der Name der Tabelle (z. B. „Contacts“) oder die Tabellen-ID (beginnt mit „tbl“) sein.

Nachdem Sie eine Datenbank und eine Tabelle ausgewählt haben, werden die spezifischen Felder der Tabelle dynamisch geladen. Datensatzfelder sollten dem Format „FieldName: Value, Field2: Value2“ und Arrays dem Format (Tags: tag1; tag2) mit Strichpunkten als Trennzeichen folgen.
Ausgabe Datensatzdetails wie ok status, baseId und tableName sowie Datensatzobjekt (mit id, createdTime und Feldern).

Aktualisieren eines Datensatzes

Mit der Aktion Datensatz aktualisieren können Sie einen vorhandenen Datensatz in einer Airtable-Tabelle ändern.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Record ID, Record fields (oder tabellenspezifische dynamische Felder)

Die Datensatz-ID beginnt mit „rec“ (z. B. recAbCd1234EfGhIj).

Nachdem Sie eine Datenbank und eine Tabelle ausgewählt haben, werden die spezifischen Felder der Tabelle dynamisch geladen. Geben Sie nur Werte für die Felder an, die Sie aktualisieren möchten. Die vorhandenen Werte in nicht angegebenen Feldern bleiben unverändert.
Ausgabe Datensatzdetails wie ok status, baseId und tableName sowie Datensatzobjekt (mit id und aktualisierten Feldern).

Löschen eines Datensatzes

Mit der Aktion Datensatz löschen können Sie einen Datensatz dauerhaft aus einer Airtable-Tabelle entfernen.
Wichtig: Durch diese Aktion wird der Datensatz dauerhaft gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Deshalb Vorsicht bei Verwendung dieser Einstellung!

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Record ID
Ausgabe Details zum Löschvorgang wie ok status, baseId und tableName sowie Löschbestätigung und Datensatz-ID.

Nachschlagen eines Datensatzes

Mit der Aktion Datensatz nachschlagen können Sie einen Datensatz anhand seiner ID in einer Airtable-Tabelle abrufen. Hierbei werden detaillierte Informationen zu dem betreffenden Datensatz einschließlich aller seiner Feldwerte zurückgegeben. Das Ausgabeschema entspricht stets der tatsächlichen Feldstruktur der jeweiligen Tabelle.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Record ID
Ausgabe Datensatzdetails wie ok status, baseID, tableID und tableName sowie Datensatzobjekt (mit id, createdTime und Feldern mit ihren Werten).

Suchen nach Datensätzen

Mit der Aktion Datensätze suchen können Sie eine Tabelle mithilfe von Filtern, Sortierung und Paginierung nach Datensätzen durchsuchen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base, Table

Optional: Filter by formula, View, Sort field, Sort direction, Max records, Page size, Offset, Return fields by field ID

In Filtern verwendete Formeln folgen der Airtable-Formelsyntax (z. B. {Name} = ‚John‘). Die Ergebnisse können auf eine bestimmte Ansicht beschränkt werden. Die Datensätze lassen sich in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Pro Seite können maximal 100 Datensätze angezeigt werden. Verwenden Sie den Offset-Wert aus der Antwort, um die nächste Seite mit weiteren Ergebnissen abzurufen. Die Option „Return fields by field ID“ bestimmt, ob in der Ausgabe die Feldnamen oder die Feld-IDs verwendet werden.
Ausgabe Array von Datensätzen mit ok status, baseId, tableId und tableName sowie Datensätze (jeweils mit id, createdTime und Feldern) und Paginierungs-Offset.

Nachschlagen von Kommentaren

Mit der Aktion Kommentare nachschlagen können Sie alle Kommentare zu einem Airtable-Datensatz abrufen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Record ID

Optional: Page size, Offset

Die Seitengröße bestimmt, wie viele Kommentare pro Anfrage zurückgegeben werden (1-100, Standardeinstellung: 100). Verwenden Sie den Offset-Wert aus der Antwort, um die nächste Seite mit weiteren Kommentaren abzurufen. Eine leere Offset-Zeichenfolge gibt an, dass keine weiteren Seiten verfügbar sind.
Ausgabe Array von Kommentaren mit ok status, baseId, tableName und recordId sowie Kommentare (jeweils mit id, text, createdTime, lastUpdatedTime und Angaben zum Autor) und Paginierungs-Offset.

Erstellen mehrerer Datensätze

Mit der Aktion Mehrere Datensätze erstellen können Sie mehrere Datensätze gleichzeitig in einer Airtable-Tabelle erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Records

Geben Sie mehrere Datensätze im Format „FieldName: Value, Field2: Value2“ ein und trennen Sie die einzelnen Datensätze durch drei Bindestriche (---). Beispiel: „Name: John Doe, Status: Aktiv\n---\nName: Jane Smith, Status: Done“. Dieses Format eignet sich für den Import großer Datenmengen.
Ausgabe Array von Datensätzen mit ok status, baseId und tableName sowie Array der erstellten Datensätze (jeweils mit id und createdTime).

Löschen mehrerer Datensätze

Mit der Aktion Mehrere Datensätze löschen können Sie mehrere Datensätze gleichzeitig in einer Airtable-Tabelle löschen. Diese Aktion eignet sich für die Bereinigung großer Datenmengen.
Wichtig: Durch diese Aktion werden alle angegebenen Datensätze dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Deshalb Vorsicht bei Verwendung dieser Einstellung!

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben Erforderlich: Base ID, Table name, Record IDs

Die Datensatz-IDs können in Form einer Zeichenfolge mit Kommas als Trennzeichen (z. B. „recAbCd123, recEfGh456, recIjKl789“) oder zeilenweise eingegeben werden.
Ausgabe Array von Datensätzen mit ok status, baseId und tableName sowie Array der gelöschten Datensätze (jeweils mit id und Löschbestätigung).

Hinzufügen eines Kommentars zu einem Datensatz

Mit der Aktion Kommentar zum Datensatz hinzufügen können Sie einem Airtable-Datensatz einen Kommentar hinzufügen. Kommentare sind für alle Mitarbeiter sichtbar, die auf den Datensatz zugreifen können. Verwenden Sie diese Aktion, um Datensätzen in Ihren Zendesk-Workflows Notizen, Aktualisierungen oder Kontext hinzuzufügen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben

Erforderlich: Base ID, Table name or ID, Record ID, Comment text
Ausgabe Kommentardetails wie ok status, baseId, tableIdOrName und recordId sowie Kommentarobjekt (mit id, text und createdTime Angaben zum Autor wie id, email und name).

Nachschlagen eines Tabellenschemas

Mit der Aktion Tabellenschema nachschlagen können Sie das Schema und die Felddefinitionen einer Airtable-Tabelle abrufen. Verwenden Sie diese Aktion, um die Struktur einer Tabelle mit allen verfügbaren Feldern und Feldtypen zu untersuchen. Dies ist besonders dann nützlich, wenn Sie dynamische Workflows erstellen möchten, die sich an unterschiedliche Tabellenstrukturen anpassen lassen. Mithilfe der Tabellen-ID aus dieser Antwort können Tabellen in anderen Aktionen zuverlässiger referenziert werden.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

  Variablen
Eingaben

Erforderlich: Base ID, Table ID or name
Ausgabe Tabellenschema mit ok status, baseId, tableId und tableName sowie Tabellenobjekt (mit id, name, primaryFieldId und description sowie Feld-Arrays mit id/name/type/description und Ansichts-Array mit id/name/type).
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