Verwenden von Microsoft Dynamics 365 Sales-Aktionen in Aktionsflüssen

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Sie können Aktionsflüsse mit Microsoft Dynamics 365 Sales verbinden, um Aufgaben wie das Suchen, Erstellen und Aktualisieren von Leads, Fällen, Kontakten und Accounts zu automatisieren. Verwenden Sie ein dediziertes Dienstkonto für die sichere OAuth 2.0-Authentifizierung. Diese Integration erleichtert die Verwaltung von CRM-Daten in Arbeitsabläufen und verbessert die Datengenauigkeit sowie die plattformübergreifende Zusammenarbeit ohne manuelle Eingaben.

Durch Verbinden des Aktionsgenerators mit externen Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Sales können Administratoren Zendesk in automatisierten Workflows mit externen Systemen integrieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern und für ein plattformübergreifend einheitliches Erlebnis zu sorgen.

Hinweis: Die mit externen Systemen verknüpften Schritte in Aktionsflüssen werden als externe Aktionen bezeichnet.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:

Verbinden von Microsoft Dynamics 365 Sales mit dem Aktionsgenerator
Verwenden von Microsoft Dynamics 365 Sales-Aktionen in Aktionsflüssen

Verbinden von Microsoft Dynamics 365 Sales mit dem Aktionsgenerator

Bevor Sie externe Aktionen in Aktionsflüsse einbinden können, müssen Sie den Aktionsgenerator mit dem externen System verbinden.

Beachten Sie beim Verbinden mit externen Systemen für die Verwendung in Aktionsflüssen die folgenden Best Practices:

Alle von einem Aktionsfluss ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.
Alle Integrationen fordern den Zugang zu erforderlichen Zugriffsarten an. Sie sollten die Zugriffsarten jedoch unbedingt überprüfen und validieren, bevor Sie die Verbindung zum externen System autorisieren.
Bei der Verwaltung von Anmeldedaten für Tools wie OpenAI, die auf API-Schlüsseln basieren, sollten die Schlüssel nach Möglichkeit in einem sicheren Tresor oder Credential Manager gespeichert werden.

So verbinden Sie den Aktionsgenerator mit Microsoft Dynamics 365 Sales

Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf Apps und Integrationen und dann auf Aktionen > Aktionsflüsse.
Erstellen oder bearbeiten Sie einen Aktionsfluss.
Öffnen Sie die Schritt-Seitenleiste.
Klicken Sie unter Externe Aktionen auf Microsoft Dynamics 365 Sales.
Klicken Sie auf Verbinden.
Befolgen Sie die Anweisungen von Microsoft Dynamics 365 Sales, um sich zu authentifizieren und den Verbindungsaufbau abzuschließen.
Die Microsoft Dynamics 365 Sales-Verbindung verwendet OAuth 2.0-Authentifizierung für den sicheren Zugriff auf Ihre Dynamics 365 CRM-Instanz. Sie werden zu Microsoft Dynamics 365 Sales umgeleitet, um den Zugriff auf Ihr Konto zu autorisieren.

Bei der Einrichtung müssen Sie Ihre Dynamics 365-Domäne eingeben. Wenn Ihre Dynamics 365 Sales-URL https://abc.crm.dynamics.com lautet, geben Sie als Domäne abc.crm.dynamics.com ein.

Hinweis: Alle von einem Aktionsfluss ausgeführten externen Aktionen werden dem Benutzer zugeordnet, der das externe System verbunden hat. Deshalb wird empfohlen, für die Verbindung mit einem externen System ein dediziertes Dienstkonto und keine persönlichen Anmeldedaten zu verwenden.

Nach dem Verbindungsaufbau sehen Sie eine entsprechende Anzeige sowie Details zu der verbundenen Instanz und den für Microsoft Dynamics 365 Sales verfügbaren Aktionen.

Verwenden von Microsoft Dynamics 365 Sales-Aktionen in Aktionsflüssen

Folgende Microsoft Dynamics 365 Sales-Aktionen sind verfügbar:

Leads durchsuchen
Lead erstellen
Lead aktualisieren
Fälle durchsuchen
Fall erstellen
Fall aktualisieren
Kontakte suchen
Kontakt erstellen
Kontakt aktualisieren
Konten durchsuchen
Konto erstellen
Konto aktualisieren
Benutzer nachschlagen

Suchen nach Leads

Mit der Aktion Leads durchsuchen können Sie vorhandene Leads finden, um sie zu deduplizieren oder anzureichern.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

	Variablen
Eingaben	Optional: `Email`, `Subject`, `Company name`, `Phone` „Email“ und „Phone“ bewirken eine Suche nach genauen Übereinstimmungen. Mit „Subject“ und „Company name“ wird nach teilweisen Übereinstimmungen gesucht (enthält). Verwenden Sie diese Aktion, um vor dem Erstellen eines Leads auf Duplikate zu prüfen.
Ausgabe	Array von Leads mit Lead-ID, Betreff, Name, Details, Kontaktinformationen, Unternehmensdaten, Lead-Qualität und Quellcodes sowie Status und Statuscodes, Inhaber-ID und Zeitstempel.

Erstellen eines Leads

Mit der Aktion Lead erstellen können Sie in Dynamics 365 CRM einen neuen Sales-Lead erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Subject` „Subject“ ist der Titel oder Betreff des Leads (maximal 200 Zeichen). Optional: `First name`, `Last name`, `Email`, `Business phone`, `Company name`, `Description`, `Lead quality` Die Optionen für „Lead quality“ beinhalten Werte, die in Ihrer Dynamics 365-Konfiguration definiert sind.
Ausgabe	Lead-Details wie Lead-ID, Betreff, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Status und Statuscodes, Zeitpunkt der Erstellung und Inhaber-ID.

Erforderlich: Subject

„Subject“ ist der Titel oder Betreff des Leads (maximal 200 Zeichen).

Optional: First name, Last name, Email, Business phone, Company name, Description, Lead quality

Die Optionen für „Lead quality“ beinhalten Werte, die in Ihrer Dynamics 365-Konfiguration definiert sind.

Ausgabe Lead-Details wie Lead-ID, Betreff, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Status und Statuscodes, Zeitpunkt der Erstellung und Inhaber-ID.

Aktualisieren eines Leads

Mit der Aktion Lead aktualisieren können Sie einen vorhandenen Lead in Dynamics 365 CRM ändern.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Lead ID` „Lead ID“ muss die GUID des zu aktualisierenden Leads sein. Optional: `Subject`, `Description`, `State`, `Status reason`, `Lead quality` Die Optionen für „State“ beinhalten Werte, die in Ihrer Dynamics 365-Konfiguration definiert sind. Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert.
Ausgabe	Leaddetails wie Lead-ID, Betreff, Status und Statuscodes sowie Zeitstempel der Änderung.

Erforderlich: Lead ID

„Lead ID“ muss die GUID des zu aktualisierenden Leads sein.

Optional: Subject, Description, State, Status reason, Lead quality

Die Optionen für „State“ beinhalten Werte, die in Ihrer Dynamics 365-Konfiguration definiert sind. Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert.

Ausgabe Leaddetails wie Lead-ID, Betreff, Status und Statuscodes sowie Zeitstempel der Änderung.

Suchen nach Fällen

Mit der Option Fälle durchsuchen können Sie vorhandene Fälle finden, um sie zu deduplizieren oder zu verfolgen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

	Variablen
Eingaben	Optional: `Title`, `Case number`, `Customer ID`, `State` „Case number“ und „Customer ID“ bewirken eine Suche nach genauen Übereinstimmungen. Mit „Title“ wird nach einer teilweisen Übereinstimmung gesucht (enthält). Mithilfe des Dropdownmenüs „Status“ können Sie die Ergebnisse nach dem Fallstatus filtern.
Ausgabe	Array von Fällen mit Vorfall-ID, Fallnummer, Titel, Beschreibung, Kunden-ID, Ursprungs- und Typcodes, Status und Statuscodes, Priorität, Inhaber-ID und Zeitstempeln.

Erstellen eines Falls

Mit der Aktion Fall erstellen können Sie in Dynamics 365 CRM einen neuen Supportfall erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Title` „Title“ darf maximal 200 Zeichen enthalten. Optional: `Description`, `Contact`, `Account`, `Priority`, `Case origin`, `Case type` Geben Sie entweder „Contact“ oder „Account“ an, um den Fall mit einem Kunden zu verknüpfen. Der Kontakt und das Konto werden aus dynamischen Dropdownlisten Ihrer CRM-Daten übernommen.
Ausgabe	Falldetails wie Vorfall-ID, Titel, Fallnummer, Status und Statuscodes sowie Zeitpunkt der Erstellung.

Erforderlich: Title

„Title“ darf maximal 200 Zeichen enthalten.

Optional: Description, Contact, Account, Priority, Case origin, Case type

Geben Sie entweder „Contact“ oder „Account“ an, um den Fall mit einem Kunden zu verknüpfen. Der Kontakt und das Konto werden aus dynamischen Dropdownlisten Ihrer CRM-Daten übernommen.

Ausgabe Falldetails wie Vorfall-ID, Titel, Fallnummer, Status und Statuscodes sowie Zeitpunkt der Erstellung.

Aktualisieren eines Falls

Mit der Aktion Fall aktualisieren können Sie einen vorhandenen Fall in Dynamics 365 CRM ändern.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Case number` Die Fallnummer weist in der Regel das Format CAS-01003-XXXXXX auf. Optional: `Title`, `Description`, `Contact`, `Account`, `State`, `Status code`, `Priority` Der Statuscode wird durch den ausgewählten Status bestimmt. Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert.
Ausgabe	Falldetails wie Vorfall-ID, Titel, Fallnummer, Status und Statuscodes sowie Zeitstempel der Änderung.

Erforderlich: Case number

Die Fallnummer weist in der Regel das Format CAS-01003-XXXXXX auf.

Optional: Title, Description, Contact, Account, State, Status code, Priority

Der Statuscode wird durch den ausgewählten Status bestimmt. Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert.

Ausgabe Falldetails wie Vorfall-ID, Titel, Fallnummer, Status und Statuscodes sowie Zeitstempel der Änderung.

Suchen nach Kontakten

Mit der Aktion Kontakte suchen können Sie Kontaktdaten finden und anreichern. Verwenden Sie diese Aktion, um vor dem Erstellen von Kontakten auf vorhandene Kontakte zu prüfen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

	Variablen
Eingaben	Optional: `Email`, `First name`, `Last name`, `Phone` „Email“ und „Phone“ bewirken eine Suche nach genauen Übereinstimmungen. Mit „First name“ und „Last name“ wird nach teilweisen Übereinstimmungen gesucht (enthält).
Ausgabe	Array von Kontakten mit Kontakt-ID, Name, Details, Kontaktinformationen, Stellenbezeichnung, Abteilung, Adresse, Geburtsdatum, Beschreibung, übergeordneter Kunden-ID, Inhaber-ID und Zeitstempeln.

Erstellen eines Kontakts

Mit der Aktion Kontakt erstellen können Sie in Dynamics 365 CRM einen neuen Kontaktdatensatz erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Last name` Optional: `First name`, `Email`, `Business Phone`, `Mobile phone`, `Job title`, `Parent account ID`, `Notes` „Parent account ID“ verknüpft den Kontakt mit einem vorhandenen Konto. Geben Sie zu diesem Zweck die GUID des Kontos an.
Ausgabe	Kontaktdetails wie Kontakt-ID, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Erstellung.

Erforderlich: Last name

Optional: First name, Email, Business Phone, Mobile phone, Job title, Parent account ID, Notes

„Parent account ID“ verknüpft den Kontakt mit einem vorhandenen Konto. Geben Sie zu diesem Zweck die GUID des Kontos an.

Ausgabe Kontaktdetails wie Kontakt-ID, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Erstellung.

Aktualisieren eines Kontakts

Mit der Aktion Kontakt aktualisieren können Sie einen vorhandenen Kontakt in Dynamics 365 CRM ändern.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Contact ID` „Contact ID“ muss die GUID des zu aktualisierenden Kontakts sein. Optional: `First name`, `Last name`, `Email`, `Phone`, `Mobile phone`, `Job title`, `Description` Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert. Die vorhandenen Werte in nicht angegebenen Feldern bleiben unverändert.
Ausgabe	Kontaktdetails wie Kontakt-ID, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Zeitstempel der Änderung.

Erforderlich: Contact ID

„Contact ID“ muss die GUID des zu aktualisierenden Kontakts sein.

Optional: First name, Last name, Email, Phone, Mobile phone, Job title, Description

Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert. Die vorhandenen Werte in nicht angegebenen Feldern bleiben unverändert.

Ausgabe Kontaktdetails wie Kontakt-ID, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Zeitstempel der Änderung.

Suchen nach Konten

Mit der Aktion Konten durchsuchen können Sie Kontodaten finden und anreichern. Verwenden Sie diese Aktion, um vor dem Erstellen von Konten auf vorhandene Konten zu prüfen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Optional: `Account name`, `Email`, `Phone`, `Website` „Email“ und „Phone“ bewirken eine Suche nach genauen Übereinstimmungen. Mit „Account name“ und „Website“ wird nach teilweisen Übereinstimmungen gesucht (enthält).
Ausgabe	Array von Konten mit Konto-ID, Name, Details, Kontaktinformationen, Website, vollständiger Adresse, Beschreibung, Anzahl der Mitarbeiter, Umsatz, Branchencode, Inhaber-ID und Zeitstempeln.

Optional: Account name, Email, Phone, Website

„Email“ und „Phone“ bewirken eine Suche nach genauen Übereinstimmungen. Mit „Account name“ und „Website“ wird nach teilweisen Übereinstimmungen gesucht (enthält).

Ausgabe Array von Konten mit Konto-ID, Name, Details, Kontaktinformationen, Website, vollständiger Adresse, Beschreibung, Anzahl der Mitarbeiter, Umsatz, Branchencode, Inhaber-ID und Zeitstempeln.

Erstellen eines Kontos

Mit der Aktion Konto erstellen können Sie in Dynamics 365 CRM ein neues Organisationskonto erstellen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Account name` „Account name“ darf maximal 160 Zeichen enthalten. Optional: `Email`, `Main phone`, `Website`, `Street address`, `City`, `State/Province`, `Postal code`, `Country`, `Description` „Website“ darf maximal 200 Zeichen enthalten. Geben Sie in den Adressfeldern den primären Standort der Organisation an.
Ausgabe	Kontodetails wie Konto-ID, Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Erstellung.

Erforderlich: Account name

„Account name“ darf maximal 160 Zeichen enthalten.

Optional: Email, Main phone, Website, Street address, City, State/Province, Postal code, Country, Description

„Website“ darf maximal 200 Zeichen enthalten. Geben Sie in den Adressfeldern den primären Standort der Organisation an.

Ausgabe Kontodetails wie Konto-ID, Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Erstellung.

Aktualisieren eines Kontos

Mit der Aktion Konto aktualisieren können Sie ein vorhandenes Organisationskonto in Dynamics 365 CRM ändern.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Erforderlich: `Account ID` „Account ID“ muss die GUID des zu aktualisierenden Kontos sein. Optional: `Account name`, `Email`, `Phone`, `Website`, `Street address`, `City`, `State/Province`, `Postal code`, `Country`, `Description` Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert. Die vorhandenen Werte in nicht angegebenen Feldern bleiben unverändert.
Ausgabe	Kontodetails wie Konto-ID, Name, E-Mail-Adresse und Zeitstempel der Änderung.

Erforderlich: Account ID

„Account ID“ muss die GUID des zu aktualisierenden Kontos sein.

Optional: Account name, Email, Phone, Website, Street address, City, State/Province, Postal code, Country, Description

Es werden nur die angegebenen Felder aktualisiert. Die vorhandenen Werte in nicht angegebenen Feldern bleiben unverändert.

Ausgabe Kontodetails wie Konto-ID, Name, E-Mail-Adresse und Zeitstempel der Änderung.

Nachschlagen eines Benutzers

Mit der Aktion Benutzer suchen können Sie anhand der ID oder E-Mail-Adresse nach einem Benutzer suchen.

Diese Aktion weist die folgenden Eingaben und Ausgaben auf:

Variablen

Eingaben

	Variablen
Eingaben	Optional: `User ID`, `Email` Geben Sie für die Suche nach einem Benutzer entweder die Benutzer-ID oder die E-Mail-Adresse an. Wenn Sie beides angeben, hat die Benutzer-ID Vorrang.
Ausgabe	Benutzerdetails wie ID, E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname.

Optional: User ID, Email

Geben Sie für die Suche nach einem Benutzer entweder die Benutzer-ID oder die E-Mail-Adresse an. Wenn Sie beides angeben, hat die Benutzer-ID Vorrang.

Ausgabe Benutzerdetails wie ID, E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname.