Aktivieren der automatischen Erstellung von Tickets aus einem Gmail-Posteingang

Sie können E-Mails aus einem oder mehreren Gmail-Posteingängen automatisch in Tickets umwandeln lassen. Zendesk Support ruft die neuen E-Mails aus Ihrem Gmail-Posteingang einmal pro Minute ab. Nur neue ungelesene E-Mails im Posteingang werden in Tickets umgewandelt.

Alle Ticketbenachrichtigungen werden von Ihrem Gmail-Konto über Google- statt Zendesk-Mailserver gesendet. Das heißt, dass Sie weder SPF noch DKIM einrichten müssen, um Zendesk Support zu berechtigen, in Ihrem Namen E-Mails zu senden, denn die E-Mails kommen direkt von Ihrem Gmail-Konto. Alle Benachrichtigungen sind in Ihrem Gmail-Konto im Ordner „Gesendet“ zu finden.

Sie können Ihre Zendesk Support-Instanz mit mehreren Gmail-Konten verbinden. Dabei wird Ihre Gmail-Adresse automatisch als Supportadresse hinzugefügt. Sie brauchen dies nicht manuell zu tun. Beim Einrichten der Verbindung haben Sie die Möglichkeit, die letzten 50 E-Mails importieren zu lassen.

Wichtig: Bei Aktivierung dieser Funktion werden die Google-API-Services in Anspruch genommen. Zendesk verpflichtet sich, die beim Verbinden von Zendesk Support mit Gmail-Konten über die Google-API-Services empfangenen Informationen gemäß den Anforderungen für „Limited Use“ unter Google API Services: User Data Policy zu nutzen.

Bevor Sie Ihre Zendesk Support-Instanz mit Ihrem Gmail-Konto verbinden, müssen Sie sich bei dem Gmail-Konto anmelden, das Sie verknüpfen möchten. Wenn Sie mit dem Browser, den Sie für Zendesk Support verwenden, bei einem anderen Gmail-Konto angemeldet sind, wird eine Verbindung zum falschen Konto hergestellt.

Google-Sendelimits

Google beschränkt das Senden von E-Mails auf 500 pro Tag bei Gmail bzw. 2000 bei Google Apps. Es sei denn, Sie sind ein Kleinunternehmen mit geringem Verkehrsaufkommen, empfehlen wir für diese Integration Google Apps. Weitere Informationen finden Sie auf der Support-Website von Google.

Wenn Sie dieses Limit erreichen (basierend auf der Anzahl von E-Mail-Benachrichtigungen, die über Ihr Gmail-Konto gesendet wurden), erhalten Sie eine Warnmeldung, und Benachrichtigungen werden vorübergehend über die Mailserver von Zendesk (statt Google) gesendet. Sollte dieses Problem weiterhin auftreten, deaktivieren Sie die Option E-Mail über Gmail senden und richten Sie die E-Mail-Weiterleitung sowie einen SPF-Eintrag ein, damit Benachrichtigungen über die Zendesk-Mailserver gesendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten eingehender E-Mails an Zendesk Support.

Verbinden eines Gmail-Kontos

Sie können ein oder mehrere Gmail-Konten verbinden. Danach werden alle neuen ungelesenen E-Mails im Posteingang importiert und in Tickets umgewandelt.

So verbinden Sie ein Gmail-Konto

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol Admin () und dann auf Kanäle > E-Mail.
2. Klicken Sie im Abschnitt Supportadressen auf Adresse hinzufügen und dann auf Externe Adresse verbinden.

   

3. Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an, wenn Sie hierzu aufgefordert werden.

   

   Wenn keine bereits im Posteingang vorliegenden E-Mails als Tickets importiert werden sollen, deaktivieren Sie die Option Tickets aus den letzten 50 E-Mails erstellen.

   Wenn diese Option aktiviert ist, werden die letzten 50 E-Mails als Tickets importiert, egal, ob ihr Status „gelesen“ oder „ungelesen“ ist. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden keine bereits vorhandenen E-Mails als Tickets importiert.

4. Klicken Sie auf Anmelden über Google.
5. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um eine Verbindung zu Ihrem Gmail-Konto herzustellen.
6. Klicken Sie auf Fertigstellen.

   Ihre Zendesk Support-Instanz ist jetzt mit Ihrem Gmail-Konto verbunden. Zendesk Support ruft die neuen E-Mails einmal pro Minute aus Ihrem Gmail-Posteingang ab und wandelt sie in Tickets um. Ticketbenachrichtigungen werden von Ihrem Gmail-Konto gesendet.

   Um zu mehreren Konten eine Verbindung herzustellen, wiederholen Sie diese Schritte.

Verwalten der Gmail-Verbindungen

Sie können jederzeit die Verbindung zu einem Gmail-Posteingang trennen, wenn Sie keine E-Mails aus dem betreffenden Posteingang mehr importieren möchten.

So trennen Sie ein Gmail-Konto

1. Machen Sie auf der Seite Kanäle > E-Mail im Abschnitt Supportadressen Ihr Gmail-Konto ausfindig.
2. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Adresse und klicken Sie auf Trennen.
3. Klicken Sie auf Adresse löschen, um zu bestätigen, dass die Verbindung tatsächlich gelöscht werden soll.

Wenn neben Ihrem Gmail-Konto im Abschnitt Supportadressen eine Warnung erscheint, dass das Konto getrennt wurde, dann können Sie die Verbindung erneut herstellen.

Wenn Sie die Verbindung erneut herstellen, werden alle bereits importierten E-Mails nicht erneut importiert, da es sonst doppelte Tickets gäbe.

So stellen Sie erneut eine Verbindung zu einem deaktivierten Gmail-Konto her

1. Machen Sie auf der Seite Kanäle > E-Mail im Abschnitt Supportadressen Ihr Gmail-Konto ausfindig.
2. Klicken Sie auf mit Google Mail verbunden und dann auf Erneut verbinden.

Wenn Ihr Gmail-Konto aus dem Abschnitt Supportadressen verschwunden ist, befolgen Sie die Anweisungen unter Verbinden eines Gmail-Kontos weiter oben.