Planen der Dashboard-Zustellung

Nachdem Sie ein Dashboard geteilt haben, können Sie Benutzer über Aktualisierungen informieren, indem Sie ihnen nach einem festgelegten Zeitplan automatisch die jeweils neueste Version per E-Mail zusenden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Dashboards per E-Mail an andere Agenten, Administratoren und Gruppen senden. Bei Enterprise-Plänen können Sie Dashboards auch per E-Mail an Endbenutzer senden.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:

• Planen der Dashboard-Zustellung
• Überprüfen aller geplanten Zustellungen
• Ändern einer vorhandenen geplanten Zustellung
• Löschen einer geplanten Zustellung

Planen der Dashboard-Zustellung

Nachdem Sie ein Dashboard geöffnet haben, können Sie dessen Zustellung an eine oder mehrere Gruppen planen.

So planen Sie eine Dashboard-Zustellung

1. Kopieren Sie in einem Explore-Dashboard, das Sie zuvor geteilt haben, die in der Adressleiste des Browsers angezeigte Dashboard-URL (Sie werden sie später noch benötigen), und klicken Sie dann auf Planen.
2. Auf der Seite Geplante Zustellungen werden alle bisher konfigurierten Zustellungszeitpläne angezeigt. Klicken Sie auf Neuer Zeitplan.

   

   Tipp: Zur Anzeige der geplanten Dashboard-Zustellungen aller Explore-Benutzer werden Administratorberechtigungen benötigt. Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag unter Überprüfen aller geplanten Zustellungen.
3. Konfigurieren Sie auf der Seite Zustellung planen die folgenden Optionen:
   • Geplant: Konfigurieren Sie in der Dropdownliste die Uhrzeit und das Intervall für die Zustellung des betreffenden Dashboards.

     Beachten Sie, dass die geplante Zeit nicht genau mit der Zustellungszeit übereinstimmt. Die geplante Zeit eines Dashboards ist der Zeitpunkt, zu dem seine Berichte anhand der in Explore jeweils synchronisierten Daten berechnet werden. Wenn Sie also ein Dashboard für 9 Uhr morgens planen, werden die Empfänger es möglicherweise erst irgendwann nach 9 Uhr erhalten, die darin angezeigten Berichte basieren jedoch auf den Daten, die um 9 Uhr in Explore verfügbar waren.

     Bei komplexen Berichten oder großen Datensätzen kann es einige Zeit dauern, bis die berechneten Daten versendet werden können und bei den Empfängern eingehen.

     Hinweis: Achten Sie darauf, ein Dashboard, das Daten für den gesamten vorherigen Tag liefern soll, für frühestens 2 Uhr morgens zu planen. Die Datensynchronisation von Explore kann bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen und ist deshalb bis zur Zustellung eines für vor 2 Uhr morgens geplanten Dashboards möglicherweise noch nicht vollständig abgeschlossen.
   • Betreff: Geben Sie den Betreff und die Nachricht ein. Der Text in {{brackets}} wird automatisch durch den Namen des Dashboards ersetzt.
   • Nachricht: Geben Sie die Nachricht ein, die die Benutzer zusammen mit dem Bericht erhalten sollen. Der Text in {{brackets}} wird automatisch durch den Namen des Dashboards ersetzt.

     Wenn Benutzer in Explore auf das Dashboard zugreifen sollen, müssen Sie die Dashboard-URL in den Nachrichtentext einfügen, da sie nicht automatisch generiert wird. Andernfalls erhalten die Benutzer lediglich eine Kopie des Dashboards in den im Abschnitt Enthält angegebenen Formaten.

     Wenn die Dashboard-URL sehr lang ist, sollten Sie sie mit Bitly oder einem ähnlichen Service verkürzen, damit die Nachricht nicht zu unübersichtlich wird.

   • Einschließen: Wählen Sie ein oder mehrere Formate für die Bereitstellung aus. Folgende Einstellungen sind verfügbar:
     • Bild: Sendet den Bericht als Bilddatei im .png-Format.
     • PDF: Sendet den Bericht als PDF-Datei.
     • Excel: Sendet den Bericht als Excel-Tabelle. Das Dokument wird als .zip-Datei komprimiert.
     • CSV: Sendet den Bericht als Textdatei mit durch Kommas getrennten Werten. Das Dokument wird als .zip-Datei komprimiert.
       Hinweis: Für E-Mail-Anhänge einer geplanten Zustellung gilt ein Größenlimit von 20 MB. Wenn die Anhänge insgesamt größer als 20 MB sind, wird die E-Mail nicht zugestellt. Um Überschreitungen dieses Limits zu vermeiden, sollten Sie die Formate „Bild“ und „PDF“ nicht gleichzeitig verwenden.

   

4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Empfänger auswählen.
5. Wählen Sie auf der nächsten Seite die Gruppen oder Benutzer aus, an die Sie das Dashboard senden möchten. Sobald Sie mit der Eingabe eines Gruppen- oder Benutzernamens in das Suchfeld beginnen, wird eine Liste der passenden Namen angezeigt, in der Sie den gewünschten Eintrag auswählen können.

   Wenn während der Eingabe keine Gruppen- oder Benutzernamen angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie als Explore-Administrator mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Dashboards angemeldet sind.

   

   Tipp: Wenn Sie Explore Enterprise verwenden und die Zustellung von Dashboards an Endbenutzer planen möchten, müssen Sie die gewünschten Empfänger einzeln vorbereiten, indem Sie ihrem Benutzerprofil jeweils das Stichwort explore hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Teilen von Dashboards.
6. Klicken Sie abschließend auf Planen.

Der konfigurierte Zeitplan wird auf der Seite Geplante Zustellung angezeigt.

Die Empfänger geplanter Zustellungen werden nach Sprache und Zeitzone gruppiert, wobei an jede Gruppe eine E-Mail gesendet wird. Wenn eine geplante Zustellung fehlschlägt, wird nur ihr Inhaber per E-Mail benachrichtigt.

Überprüfen aller geplanten Zustellungen

Im Administratormenü von Explore können Sie geplante Zustellungen überprüfen und löschen.

So überprüfen Sie alle geplanten Dashboard-Zustellungen

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste von Explore auf das Menü Admin ().
2. Klicken Sie in der oberen Bildschirmhälfte auf die Option Zustellung von Dashboards per E-Mail (). Eine Liste aller geplanten Dashboard-Zustellungen wird angezeigt.

   

3. Klicken Sie auf einen beliebigen Zeitplan, um weitere Informationen anzuzeigen. Außerdem können Sie einen Zeitplan auswählen und auf Löschen klicken, um ihn zu entfernen.

Hinweis: Wenn ein Agent herabgestuft wird, werden alle von ihm erstellten geplanten Zustellungen sofort gelöscht und sind auf dieser Seite nicht mehr zu sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Best Practices zum Entfernen von Agenten.

Ändern einer vorhandenen geplanten Zustellung

Sie können eine bestehende geplante Dashboard-Zustellung ändern, ohne sie zu löschen und von Grund auf neu zu erstellen.

So ändern Sie eine vorhandene geplante Zustellung

1. Öffnen Sie das Dashboard, dessen Zustellung Sie ändern möchten.

   Sie können auch die Liste der geplanten Zustellungen öffnen, die gewünschte Zustellung auswählen und im Bereich Zeitplandetails auf den Namen des Dashboards klicken, um direkt dorthin zu gelangen.

   

2. Klicken Sie auf Planen.
3. Klicken Sie im Fenster Geplante Zustellungen auf die Zustellung, die Sie ändern möchten.

   

4. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an den Zustellungsdetails oder Empfängern vor. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Dashboard-Zustellung.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Aktualisieren.

Löschen einer geplanten Zustellung

Sie können eine Zustellung beim Überprüfen aller geplanten Zustellungen auf der Seite Geplante Zustellung löschen.

1. Öffnen Sie das Dashboard, dessen Zustellung Sie ändern möchten.
2. Klicken Sie auf Planen.
3. Setzen Sie den Mauszeiger im Fenster Geplante Zustellungen auf die Zustellung, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf das Optionsmenü () und anschließend auf Löschen.

   

Die Zustellung wird gelöscht und die betreffenden Benutzer erhalten keine E-Mail-Nachrichten mehr.