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Anhand von Löschzeitplänen für angepasste Objektdatensätze können Sie die Datenaufbewahrung managen und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Sie können bis zu 10 Zeitpläne pro Objekt einrichten und dabei Bedingungen wie „Zuletzt aktualisiert“ oder angepasste Felder verwenden, um festzulegen, wann Datensätze gelöscht werden. Sie sollten die Datensätze vor der Aktivierung der Zeitpläne in der Vorschau anzeigen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Diese Funktion trägt zur Wahrung des Datenschutzes bei und sorgt für bessere Organisation, da veraltete oder unnötige Datensätze automatisch entfernt werden.
Datenaufbewahrungsrichtlinien sind für das Management der Datenaufbewahrung in Ihrem Konto und die Einhaltung von Branchenvorschriften zur Aufbewahrung bestimmter Arten von Daten von entscheidender Bedeutung. Mithilfe von Löschzeitplänen für angepasste Objektdatensätze können Administratoren und Agenten in angepassten Rollen mit entsprechenden Berechtigungen Richtlinien für die Aufbewahrung angepasster Daten in Ihrem Zendesk-Konto erstellen.
- Temporäre Bestelldatensätze 30 Tage nach dem Lösen eines mit der Bestellung verknüpften Tickets löschen.
- Mehr als drei Jahre alte Produktregistrierungsdatensätze oder Serviceaufträge löschen.
- Abgelehnte Kreditanträge nach 180 Tagen löschen.
Erstellen eines Löschzeitplans für Datensätze eines angepassten Objekts
Administratoren und Agenten in angepassten Rollen mit entsprechenden Berechtigungen können für jedes angepasste Objekt bis zu zehn Löschzeitpläne erstellen, von denen aber jeweils immer nur einer aktiv sein kann. Wenn Sie über das Add-on „Erweiterter Datenschutz“ verfügen, können Sie für jedes angepasste Objekt bis zu zehn Löschzeitpläne aktivieren.
So erstellen Sie einen Löschzeitplan für angepasste Objektdatensätze
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
Konto und dann auf Sicherheit > Löschzeitpläne. - Klicken Sie auf Löschzeitplan erstellen und dann auf den Namen des angepassten Objekts, für das Sie einen Löschzeitplan erstellen möchten.
Wenn Sie für das betreffende Objekt bereits zehn Löschzeitpläne erstellt haben, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen, dass Sie Ihr Limit erreicht haben. In diesem Fall müssen Sie einen Zeitplan löschen, bevor Sie einen neuen erstellen können.
- Geben Sie den Namen des Zeitplans ein.
Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention. Auf diese Weise lassen sich ähnliche Löschzeitpläne leichter erkennen.
- (Optional) Geben Sie eine Beschreibung für den Löschzeitplan ein.
- Geben Sie in der Zeile der Kategorie Zuletzt aktualisiert an, wie lange nach der letzten Aktualisierung ein Datensatz jeweils gelöscht werden soll.
Dieses Feld ist erforderlich.
- Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um eine weitere Alle-Bedingung zum Löschen der Datensätze hinzuzufügen, die auf einer anderen Datensatzeigenschaft basiert.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Bedingungsanweisungen für Löschzeitpläne für angepasste Objektdatensätze.
Wenn Sie das Add on „Erweiterter Datenschutz“ haben, können Sie Löschkriterien hinzufügen, die die Bedingungen Alle oder Beliebige erfüllen. Sie können beliebig viele Bedingungen hinzufügen.
- Wählen Sie für jede Bedingung eine Kategorie, einen Operator und einen Wert aus.
Der Operator bestimmt die Beziehung zwischen der Kategorie und dem Wert. Wenn Sie z. B. den Operator Ist wählen, muss die Kategorie dem angegebenen Wert entsprechen
- (Optional) Klicken Sie auf Vorschau, um die ungefähre Anzahl der Datensätze zu ermitteln, die die hinzugefügten Bedingungen erfüllen und nach Aktivierung des Zeitplans gelöscht werden.Hinweis: Administratoren sehen eine vollständige Liste aller Datensätze, die die Bedingungen erfüllen und gelöscht werden. Aufgrund der Berechtigungen für angepasste Objekte spiegelt die Anzahl der zu löschenden Datensätze, die Agenten sehen, jedoch nur die Datensätze wider, auf die sie Zugriff haben.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Ihr neuer Löschzeitplan wird am Ende der Liste als inaktiver Zeitplan hinzugefügt.
- Aktivieren Sie den Löschzeitplan.
Erstellen von Bedingungsanweisungen für Löschzeitpläne für angepasste Objektdatensätze
Bedingungsanweisungen bestehen aus Kategorien, Feldoperatoren und Bedingungswerten, die sich je nach der ausgewählten Kategorie unterscheiden. Bedingungsanweisungen sind im Prinzip „Wenn“-Anweisungen, die angepasste Objektdatensätze löschen, die die vorgegebenen Kriterien erfüllen.
In der folgenden Tabelle sind die Kategorien aufgeführt, die in Bedingungsanweisungen für Zeitpläne zum Löschen angepasster Objektdatensätze verwendet werden können.
| Kategorie | Beschreibung |
|---|---|
| Zuletzt aktualisiert | Löscht Datensätze basierend auf dem Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Mindestens eine Bedingung „Zuletzt aktualisiert“ ist erforderlich. |
| Erstellt am | Löscht Datensätze basierend auf dem Zeitpunkt der Erstellung. |
| Angepasste Felder | Löscht Datensätze basierend auf den Werten angepasster Felder. |