Puede configurar una secuencia de correo electrónico para interactuar con los leads (clientes potenciales) y contactos enviándoles automáticamente mensajes de correo electrónico cada cierto tiempo. Una secuencia es una serie de acciones que especifican cómo y cuándo los representantes de ventas deben contactar a los nuevos leads y contactos.
Los mensajes de correo electrónico de las secuencias se crean usando una plantilla. Por lo tanto, es necesario especificar varias plantillas adecuadas de correo electrónico para leads y contactos antes de configurar una secuencia de correo electrónico.
Para configurar secuencias de correo electrónico en Sell, necesita tener derechos de administrador.
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Crear una secuencia de correo electrónico
Para usar una secuencia de correo electrónico, tiene que especificar la frecuencia de contacto y los pasos que hay que seguir, incluido el tipo de correspondencia (por ejemplo, un correo electrónico automatizado o los pasos de la tarea). También puede asignar un nombre a cada tarea en los pasos de la secuencia. Podría ser algo específico (por ejemplo: Llamar al contacto, Enviar correo electrónico de seguimiento o Contactar por LinkedIn, o bien algo general como Lead para investigar).
En el caso de los pasos que tienen tareas, la secuencia avanza automáticamente al siguiente paso cuando la tarea del paso anterior se marca como completada.
Para configurar una secuencia de correo electrónico
- En la barra lateral, haga clic en Configuración (
) y luego haga clic en Reglas de negocio > Secuencias.
Verá todas las secuencias de leads existentes que ha configurado.
- Haga clic en Agregar secuencia.
- Dele un nombre a la nueva secuencia de leads o contactos.
Nota: Use un nombre significativo porque es el que usarán los representantes de ventas para buscar la secuencia de correo electrónico correcta cuando agreguen leads o contactos.
- Lea las reglas predefinidas para el envío de mensajes de correo electrónico en una secuencia:
- Cualquier usuario puede inscribir leads y contactos en una secuencia.
- Los mensajes de correo electrónico se envían a los leads y contactos en nombre del usuario que los inscribió.
- Los mensajes de correo electrónico se envían los lunes, martes, miércoles, jueves y viernes. Los fines de semana (sábado y domingo) se omiten.
- Cuando un lead o contacto responde a un correo electrónico, o un lead se convierte en un contacto, la secuencia se detiene y el lead o contacto ya no recibe más mensajes de correo electrónico.
- Haga clic en Agregar paso.
Los mensajes automatizados se enviarán en el orden que defina en los pasos (aunque puede cambiar el orden de los pasos antes de guardar la secuencia).
- Elija la plantilla de correo electrónico que desea usar para este paso, o cree una plantilla nueva.
- Especifique cuándo desea que se entregue el mensaje de correo electrónico.
Para el primer paso, puede ser conveniente enviar el correo electrónico inmediatamente, para que el mensaje se envíe tan pronto como se inscriba al lead o contacto en la secuencia. Si se trata de un paso de seguimiento, especifique un tiempo de espera.
El primer paso no tiene que realizarse justo después de la inscripción, ya que depende de la secuencia. La primera acción ocurre inmediatamente después de que se inscribe al lead o contacto en una secuencia y el próximo paso sigue exactamente los intervalos que se han configurado. Por ejemplo, si ha sido configurado para que se envíe un día después, el segundo paso tendría lugar 24 horas después del primero.Nota: El tiempo de espera de una tarea se especifica en días de semana (de lunes a viernes) porque los fines de semana (sábado y domingo) no se toman en cuenta al calcular el tiempo de espera. También se puede establecer la hora (en horas) a la que se debe enviar un correo electrónico o a la que se deben completar las tareas de un paso. - (Opcional - Agregar un vínculo para cancelar suscripción al correo electrónico) Para evitar que su correo electrónico sea catalogado como spam, conviene incluir un vínculo para cancelar la suscripción en toda comunicación automatizada, como son las secuencias de correo electrónico. Asimismo, en algunas jurisdicciones la ley exige incluir un vínculo para cancelar la suscripción. Para incluir un vínculo para cancelar la suscripción:
- Seleccione la casilla Agregue un vínculo para cancelar la suscripción a todos los correos electrónicos en esta secuencia.
- Haga clic en el menú desplegable Idioma del vínculo para cancelar la suscripción y elija el idioma que desea usar para el mensaje de cancelar suscripción.
Se agregará el vínculo para cancelar la suscripción, en el idioma seleccionado, en la parte inferior de cada mensaje de correo electrónico enviado en una secuencia.
Nota: Una buena práctica es permitir que solo los usuarios puedan hacer clic en el vínculo para cancelar la suscripción en un correo electrónico. De no ser así, podría resultar en la cancelación de la suscripción de leads o contactos.Cuando un destinatario de un correo electrónico hace clic en Cancelar suscripción, verá una confirmación para cancelar la suscripción y será excluido de todas las secuencias en curso y futuras. Para evitar enviar mensajes de correo electrónico indeseados, si por equivocación se agrega un destinatario a una secuencia o se intenta enviarle un mensaje de correo electrónico, se le notificará que el destinatario ha cancelado su suscripción. Si desea verificar que un destinatario ha cancelado su suscripción, pase el cursor por encima del icono para cancelar suscripción junto al correo electrónico del destinatario.
- Para asegurarse de que toda la información es correcta, mire una vista previa de la plantilla de correo electrónico que se enviará en un paso.
Nota: Las plantillas de correo electrónico compartidas están a disposición de todos los integrantes del equipo, incluso para correos electrónicos que se envíen una sola vez. Para compartir una plantilla, es necesario editarla (consulte Configuración de una plantilla de correo electrónico compartida en Sell). - Haga clic en Agregar paso para incluir otro paso y repita el proceso para cada paso de la secuencia. Para los pasos de seguimiento, puede elegir si desea que el correo electrónico se envíe como una respuesta al paso anterior o si desea comenzar un nuevo hilo de correo electrónico.
También puede agregar una tarea como un paso en cualquier punto y especificar cuándo vence la tarea (por ejemplo, una vez completado el paso anterior). Puede arrastrar y soltar los pasos para cambiar el orden de la secuencia.
- Haga clic en Guardar secuencia para guardar la secuencia de correo electrónico.
Verá la nueva secuencia en la página Reach - secuencias, incluida la información sobre el número de pasos de la secuencia, los leads o contactos que están inscritos y el creador de la secuencia.
Una vez creada la secuencia de correo electrónico, podrá utilizarla cualquier usuario de Sell de la cuenta para comunicarse con sus leads o contactos (consulte Envío de una secuencia de correo electrónico a los leads y contactos en Sell).
Monitorear el uso de las secuencias de correo electrónico
Para sacar el máximo provecho de los flujos de trabajo de las secuencias, se pueden ver las estadísticas de uso y rendimiento de cada secuencia.
Para ver las estadísticas de una secuencia de correo electrónico
- Haga clic en Configuración () y luego haga clic en Reglas de negocio > Secuencias.
En la página Reach - secuencias, podrá ver todas las secuencias que ha configurado para leads y contactos existentes.
- Haga clic en el nombre de la secuencia que desea editar para abrirla.
A continuación verá sus estadísticas de uso:
- Activos: cuántos leads o contactos están activos actualmente en la secuencia.
- Completados: cuántos leads o contactos ya completaron la secuencia.
- Índice de respuesta: qué porcentaje de los leads o contactos que completaron la secuencia han respondido a cualquiera de los mensajes de la secuencia. Coloque el cursor por encima del índice de respuesta para ver la cantidad exacta de leads o contactos que ya respondieron.
Cambiar una secuencia de correo electrónico
Puede editar una secuencia de correo electrónico existente si necesita cambiar algunos detalles.
Para editar o cambiar una secuencia de correo electrónico
- Haga clic en Configuración () y luego vaya a Reglas de negocio > Secuencias.
En la página Reach - secuencias se enumeran todas las secuencias que ha configurado para leads y contactos existentes.
- Haga clic en el nombre de la secuencia que desea editar para abrirla.
Si la secuencia está en uso (es decir, si hay leads o contactos activos inscritos en la secuencia), recibirá una advertencia que especifica el número de leads que se verán afectados si edita la secuencia. Si como administrador de Sell no desea que los leads o contactos existentes se vean afectados por los cambios de una secuencia, deberá crear una secuencia nueva. Si se edita una secuencia, todos los leads o contactos inscritos seguirán los cambios a partir del paso que sigue al que ya está programado.
- En la página de edición de la secuencia de leads, puede:
- Cambiar el nombre de la secuencia: haga clic en el nombre de la secuencia para cambiarlo. Esto no afecta a los leads o contactos de la secuencia.
- Volver a ordenar los pasos de la secuencia de correo electrónico: arrastre o suelte los pasos para cambiar el orden.
- Agregar un paso: para agregar un paso nuevo a la secuencia, haga clic en Agregar paso y especifique una plantilla de correo electrónico y una demora para el paso.
- Cambiar un paso: haga clic en Editar en un paso específico para abrir el cuadro de diálogo y cambiar la plantilla de correo electrónico y la demora para el paso.
- Eliminar un paso: haga clic en Editar en un paso específico y haga clic en Borrar para borrarlo.
Los leads o contactos nuevos que inicien esta secuencia después de los cambios seguirán la nueva secuencia de correo electrónico. Todos los leads y contactos activos que hayan iniciado la secuencia antes de los cambios continuarán la secuencia que tenían sin los cambios que se aplicaron.
Nota: Los cambios que haga en el contenido de una plantilla de correo electrónico se aplicarán inmediatamente a todas las secuencias en las que se usa la plantilla editada. - Haga clic en Guardar para conservar la secuencia de correo electrónico editada.
Verá la secuencia editada en la página Reach - secuencias, incluida la información sobre el número de pasos y el creador de la secuencia.
Borrar una secuencia de correo electrónico
Las secuencias de correo electrónico se pueden borrar de la página Reach - secuencias. Cuando se borra una secuencia, esta se elimina permanentemente.
Para borrar una secuencia de correo electrónico
- Haga clic en Configuración () y luego vaya a Reglas de negocio > Secuencias.
En la página Reach - secuencias, podrá ver todas las secuencias que ha configurado para leads y contactos existentes.
- Haga clic en la Papelera (
) para borrar la secuencia.
Si la secuencia está en uso (es decir, si hay leads o contactos activos inscritos en la secuencia), verá una advertencia que especifica el número de leads o contactos que se verán afectados si borra la secuencia. Si borra la secuencia, se eliminará de inmediato y los leads o contactos inscritos no recibirán los mensajes de correo electrónico nuevos como parte de esa secuencia.
- Haga clic en Borrar para confirmar.
La secuencia se borra permanentemente y ya no aparece en la página Reach - secuencias.