Importación de tratos usando un archivo CSV

¿Qué plan tengo?

Puede agregar varios tratos a Sell mediante la importación de un archivo CSV (valores separados por comas) que contenga los datos de los clientes. Si lo prefiere, también tiene la opción de importar tratos por separado a Sell (consulte Leads, contactos y tratos en Zendesk Sell).

Nota: Se puede importar la mayoría de los tipos de campos. Sin embargo, hay algunos campos que no se pueden importar (consulte Tipos de campo no compatibles con la importación).

Este artículo explica cómo cargar el archivo CSV que preparó. Si necesita crear un archivo CSV, consulte Creación de un archivo CSV para importar contactos, leads y tratos.

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Cargar el archivo CSV
• Importar la configuración y el mapeo
  • Opciones para importar sus datos
  • Mapeo
• Revisar las selecciones de importación
• Revertir una importación

Artículos relacionados:

• Creación de un archivo CSV para importar leads, contactos o tratos
• Importación de leads y contactos usando un archivo CSV
• Actualización masiva mediante un archivo CSV

Cargar el archivo CSV

Una vez que haya preparado su archivo CSV, y se haya asegurado de que todos los tratos tengan contactos especificados, estará listo para importar sus tratos.

Si un trato ya tiene su contacto, se utilizarán valores tales como correo electrónico o número de teléfono para hacerlos concordar, y estos valores se adjuntarán al trato. Si no existe un contacto para el trato, se crearía y se adjuntaríaal trato.

Si ya existe un contacto para un trato, es posible hacer concordar o desduplicar el contacto por medio del nombre, número de teléfono o correo electrónico en la configuración de la administración de duplicados con solo ir a Configuración > Datos > Administración de duplicados > Administrar reglas de duplicación (consulte Administración de la configuración de duplicaciones).

Asegúrese de que la fase del pipeline coincida con las fases reales. También puede incluir otros campos personalizados como Ubicación​. Si no incluye información para los campos Dueño del trato o Agregado el, los dos campos serán agregados con los valores predeterminados (usuario actual, fecha actual). Una buena práctica es usar un archivo de prueba para ver si los cambios pueden revertirse en la sección de importación.

Para importar los datos en Sell

1. En la barra lateral de Sell, haga clic en el icono Configuración () y luego haga clic en Datos > Importar.
2. Haga clic en Importar datos nuevos.
3. Haga clic en CSV para el tipo de archivo que desea importar.
4. Haga clic en Importar tratos y contactos.
5. Arrastre y suelte el archivo, o haga clic en Seleccionar archivo para cargar el archivo manualmente.
6. Haga clic en Siguiente.

Nota: Según el tamaño del archivo, Sell puede tardar algunos minutos en procesarlo.

Importar la configuración y el mapeo

En Importe sus datos, puede proporcionar más detalles sobre cómo desea manejar los datos a la hora de importarlos. Por ejemplo, si desea sobrescribir los datos o guardarlos en un campo adicional.

Para importar los datos de tratos nuevos

1. Para Durante esta importación, deseo, haga clic en el menú desplegable y elija agregar contactos nuevos y actualizar los contactos existentes.
2. Para Si los datos que hay ahora en Sell no coinciden con los datos de la importación, haga clic en el menú desplegable y elija actualizar todos los datos de Sell existentes con los datos nuevos del archivo de importación.

   

Opciones para importar sus datos

Se agregan todos los tratos a la importación. A medida que los contactos también se agregan con los tratos, la siguiente lista explica las opciones bajo Importe sus datos para los contactos:

• Agregar contactos nuevos y actualizar los contactos existentes. Use esta opción si va a agregar contactos nuevos y, al mismo tiempo, hacer cambios en los contactos que ya existen en Sell.
• Agregar solo los contactos nuevos que no estén en Sell. Use esta opción si va a importar todos los datos nuevos, es decir, si va a agregar contactos que nunca han sido importados en Sell. Si selecciona esta opción, Sell duplicará las compañías. No adjuntará la persona a cada compañía.
• Actualizar solo los contactos de Sell existentes con los datos nuevos del archivo de importación. Use esta opción cuando ya tenga contactos en Sell con los que está trabajando, pero también tiene otros datos que desearía agregar a esos registros. Para evitar registros duplicados y asegurarse de que los datos nuevos se agreguen al contacto apropiado, seleccione solo los campos que se encuentren en los contactos existentes en Sell, para que podamos emparejar los datos nuevos con el registro correspondiente.
  Nota: Si elige la primera y la tercera opción, tenga en cuenta que si se revierte una importación no se eliminarán los datos que se fusionaron en los contactos existentes. La reversión de una importación solo elimina los contactos nuevos (consulte la sección Revertir una importación, más abajo).

• Si los datos que Zendesk Sell tiene ahora no coinciden con los datos que se van a importar. (Esta opción aparece solo si se selecciona una opción que incluye la actualización de los contactos existentes). Esta opción indica que está haciendo cambios en los contactos que ya existen en Sell. Los campos que aparecen en los contactos pueden tener un valor existente, o bien pueden estar vacíos. Esto indica que tiene la opción de que los datos nuevos de su archivo sobrescriban los valores de estos campos existentes o que llenen un campo vacío.

Se le solicitará que elija una de las siguientes opciones:

• Actualizar solo los campos de Sell vacíos con datos del archivo de importación. Use esta opción para colocar los datos del archivo de importación en los campos vacíos existentes, sin anular ningún campo que ya tenga un valor.
• Actualizar todos los datos de Sell existentes con los nuevos datos del archivo de importación. Use esta opción para sobrescribir todos los valores de los campos, estén vacíos o no, con los datos del archivo de importación.
• Crear automáticamente un campo personalizado para conservar ambos valores. Utilice esta opción para crear un nuevo campo personalizado (normalmente se llama Dirección). Si está importando leads, verá una opción adicional que no aparece cuando se importan contactos y tratos.

  Si un contacto del archivo de importación ya existe como un contacto de Zendesk Sell:

  • No lo importe.
  • Impórtelo y cree contactos duplicados.

Mapeo

En la pantalla de mapeo, puede elegir los campos a los que desea mapear cada columna de datos y puede editarlos según sea necesario. Si usa los campos predeterminados como se detalló arriba, el importador hará sugerencias automáticamente basado en el encabezado de la columna.

Para mapear datos a un campo

1. En la barra lateral de Sell, haga clic en Configuración > Datos > Importar > Importe sus datos.
2. En Seleccionar un campo para importar a, haga clic en el menú desplegable para elegir el campo correcto al que desea mapear cada columna.

   También puede hacer el mapeo con los campos personalizados que ya se hayan creado o, si es necesario, agregar un campo nuevo.

3. Algunas columnas ofrecen la opción de editar o ignorar conflictos aparentes. Por ejemplo, en la columna Contacto, puede dividir los contactos cuyo primer nombre y apellido se encuentren en la misma columna. Para Dividir en primer nombre y apellido, haga clic en Editar.

   Para poder garantizar la coincidencia entre los correos electrónicos de un contacto, se recomienda elegir la dirección de correo electrónico del contacto, en lugar de la dirección de correo electrónico de la compañía.

   

   A veces (más comúnmente al importar un contacto) tendrá que elegir entre importar un contacto como una persona o como una compañía. Si el encabezado de la columna no especifica esto, se le pedirá que indique si desea que los datos se apliquen al contacto de persona o al contacto de compañía.

4. Cuando haya terminado de revisar los campos, haga clic en Importar.

   También puede actualizar de forma masiva los tratos existentes (consulte Uso de listas inteligentes para hacer actualizaciones masivas y tomar acciones con respecto a leads, contactos y tratos).

   Nota: Si desea que los datos se importen a la persona y a la compañía, verifique que el archivo CSV tenga dos columnas para que se puedan importar en ambos contactos.

   Si el importador no hace una sugerencia, como un campo de etiqueta, puede hacer clic en el cuadro desplegable para buscar en la lista el campo personalizado o predeterminado correspondiente. También puede escribir el nombre del campo, y el importador filtrará la lista automáticamente.

   Una vez mapeado un campo, podrá editar la columna o ignorarla para que se ignore la columna completa y no se importen los datos.

   

   Para cambiar la configuración de la importación

   • Haga clic en Editar.

   Si selecciona Ignorar por error, haga clic en Importar esta columna para volver a la configuración de mapeo.

Revisar las selecciones de importación

Cuando todos los campos estén mapeados, puede revisar la configuración de importación y los parámetros del mapeo de campos.

1. En Importe sus datos, revise todos los campos que está mapeando y los ejemplos de los valores del archivo CSV.
2. Si hay algún error, vuelva a la configuración de mapeo para hacer el cambio.
3. Haga clic en Importar para completar el proceso.

Revertir una importación

Si, por cualquier motivo, tiene que volver a una importación anterior, puede elegir a cuál.

Para revertir una importación

1. En la barra lateral, haga clic en Configuración > Datos > Importar, bajo Historial de importaciones, verá una lista de sus importaciones completadas por fecha.
2. Haga clic en Revertir importación en la fecha de importación para eliminar de su cuenta los datos que se incluyeron en este archivo.
   Nota: La reversión de una importación no elimina los datos que se fusionaron con los tratos existentes. Solo se eliminan los tratos recién creados.

Tenga en cuenta lo siguiente al revertir una importación:

• Solo un administrador puede revertir una importación.
• Cuando se revierte una importación, las etiquetas y los campos personalizados que se crearon durante la importación quedarán intactos en su cuenta.
• Si durante una importación dos registros se fusionan o un registro existente se actualiza con información nueva, no se cancelará la fusión del registro ni tampoco se borrará.
• Si se reasigna al dueño de un registro importado no se evitará la reversión de ese registro.
• Si se crea un trato a partir de un contacto importado en el archivo CSV, y luego se intenta revertir la importación, el contacto importado no se borrará porque el trato requiere un contacto principal.
• Si se crea un contacto y un trato a la vez a través de una importación de CSV y luego se revierte la importación, se borrarán el contacto y el trato.
• La opción Revertir importación no está disponible cuando se hace una actualización masiva de los datos existentes (consulte Actualización masiva mediante un archivo CSV).
  Nota: Si una importación contiene más de 1000 entradas, la eliminación de todos los datos de su cuenta puede tardar hasta 10 minutos.