Las organizaciones son normalmente agrupaciones de usuarios finales, pero también pueden incluir agentes. Su cuenta comienza con una sola organización predeterminada que tiene el mismo nombre que su cuenta y contiene todos sus usuarios.
Los administradores y agentes que tienen roles personalizados con permiso pueden crear y editar organizaciones. La configuración de la organización depende de cómo se desee definir el flujo de trabajo y organizar a los usuarios. Consulte Acerca de las organizaciones y los grupos.
En los planes Team, los usuarios solo pueden pertenecer a una organización. En todos los demás planes, los usuarios pueden pertenecer a hasta 300 organizaciones. No obstante, no es obligatorio que un usuario pertenezca a una organización.
Crear organizaciones
Los administradores y agentes que tienen roles personalizados con permiso pueden crear organizaciones.
El siguiente video ofrece una descripción general de cómo crear una organización:
Crear organizaciones [1:01]
- En Support, haga clic en el icono Organizaciones (
) en la barra lateral. - Haga clic en Agregar organización. O bien, pase el mouse por encima de la pestaña +Agregar en la barra de herramientas superior y luego seleccione Organización.
- Ingrese un Nombre único para la organización.Nota: No incluya una barra vertical (|) en el nombre de la organización. Si lo hace, no se creará la organización.
- Si desea configurar el mapeo de usuarios, en Dominios, ingrese uno o más dominios de correo electrónico, separados por espacios (por ejemplo, organización1.com organización2.com).
Con el mapeo de usuarios, los usuarios de los dominios de correo electrónico especificados se agregan automáticamente a esta organización cuando envían una solicitud por primera vez o cuando se registran. Si agrega un dominio que ya está mapeado a otra organización, los usuarios se mapean a la primera organización en orden alfabético.
- Haga clic en Guardar.
Puede agregar más información después de hacer clic en Guardar.
- Si desea, ingrese Etiquetas.
- Seleccione un Grupo si desea configurar el mapeo de grupos.
Si configura el mapeo de grupos, los tickets de una organización se asignan automáticamente al grupo especificado.
- Para los Usuarios, determine el acceso a los tickets en el portal del cliente del centro de ayuda. Importante: Hay opciones de configuración de acceso de la organización en el perfil de usuario y en la organización en sí. Si las opciones de configuración discrepan, la configuración más permisiva anula la menos permisiva.
Las opciones de acceso al ticket son:
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Ven solo sus tickets: los usuarios de esta organización solo pueden ver y editar sus propios tickets.Nota: Si elige esta configuración, pero la configuración de acceso en el perfil del usuario o el rol personalizado le da al usuario acceso a todos los tickets de la organización, la configuración de la organización será anulada por la configuración del usuario.
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Ven todos los tickets de org.: los usuarios de esta organización pueden ver todos los tickets de la organización. A esto se le conoce como organización compartida. Para esta configuración, determine si los usuarios también pueden hacer comentarios en los tickets de la organización.Nota: Si elige esta configuración, y la configuración de acceso en el perfil del usuario o el rol personalizado limita el acceso de los usuarios de la organización a sus propios tickets, la configuración de la organización anulará la configuración del usuario.
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Ven solo sus tickets: los usuarios de esta organización solo pueden ver y editar sus propios tickets.
- Ingrese todos los Detalles y Notas que desee.
La nueva organización se guarda automáticamente.
Si desea agregar a su organización más información de la que contienen los campos predeterminados, consulte Adición de campos personalizados a organizaciones.
Agregar usuarios automáticamente a organizaciones según su dominio de correo electrónico
Es posible agregar usuarios automáticamente a una organización según su dominio de correo electrónico cuando envían una solicitud por primera vez o cuando se registran. A esto se le conoce como mapeo de usuarios y un administrador puede establecerlo editando la configuración de la organización.
- En Support, haga clic en el icono Organizaciones () en la barra lateral.
- Ubique la organización que desea editar y haga clic en el nombre de la organización.
- En la vista detallada de la organización, ingrese el dominio o los dominios (separados por un espacio) en el campo Dominios para configurar el mapeo de usuarios.
La actualización se guarda automáticamente, de manera que cuando termine simplemente puede salir. Un usuario debe entonces verificar la dirección de correo electrónico para que pueda ser agregada.
- Los usuarios se mapean automáticamente con la primera organización y se ordenan alfabéticamente por nombre.
- Los usuarios ya no se mapean con la organización anterior.
- El dominio de correo electrónico se incluye automáticamente en la lista autorizada.
Si ha agregado dominios de correo electrónico a la lista autorizada (consulte Uso de la lista autorizada y la lista bloqueada para controlar el acceso a Zendesk Support), esos dominios se incluirán automáticamente en la lista. Aunque sí se incluyen los dominios de la lista autorizada, estos no se muestran en la página de configuración de esta organización.
Si se elimina el mapeo de dominios también se eliminarán todos los usuarios que fueron mapeados a ese dominio.
Mapear un grupo a una organización
Los tickets de una organización pueden asignarse automáticamente a un grupo. A esto se le conoce como mapeo de grupos y lo puede configurar un administrador.
- En Support, haga clic en el icono Organizaciones () en la barra lateral.
- Ubique la organización que desea editar y haga clic en el nombre de la organización.
- En la vista detallada de la organización, seleccione un Grupo de la lista desplegable si desea configurar el mapeo de grupos.
La actualización se guarda automáticamente, de manera que cuando termine simplemente puede salir.
Los nuevos tickets ahora se asignarán automáticamente al grupo seleccionado; sin embargo, las reglas de negocio y los agentes pueden anular esta configuración de grupo predeterminada.
Configurar una organización compartida para usuarios finales
Se puede permitir que todos los usuarios finales de una organización vean los tickets de los otros usuarios. A esto se le conoce como organización compartida. Un administrador puede configurarlo.
- En Support, haga clic en el icono Organizaciones () en la barra lateral.
- Ubique la organización que desea y haga clic en el nombre de la organización.
- En la vista detallada de la organización, seleccione Ven todos los tickets de org. en el campo Usuarios. Luego, si desea permitir a los usuarios que agreguen comentarios a los tickets de organizaciones compartidas, seleccione ...y agregar comentarios.Importante: Esta configuración válida para toda la organización anula la configuración de acceso en el perfil del usuario. Eso quiere decir que aunque se limite el acceso de un usuario de la organización para que solo pueda ver sus propios tickets, también podrá ver todos los tickets de la organización si la configuración se lo permite.
La actualización se guarda automáticamente, de manera que cuando termine simplemente puede salir.
Como alternativa, en lugar de permitir que todos los usuarios finales de una organización vean los tickets de una organización, puede otorgar este privilegio a usuarios finales seleccionados. Para ello, cambie la configuración de la organización a Ven solo sus tickets y luego cambie la configuración de los usuarios individuales a Ven todos los tickets de org en sus perfiles. En este caso los permisos del usuario anulan la configuración para toda la organización.