Question

Comment supprimer un représentant commercial mon compte ? Quelle est la différence entre la suppression et la désactivation d’un utilisateur dans Zendesk Sell ? Quelles mesures dois-je prendre quand quelqu’un quitte mon entreprise ?

Réponse

Les administrateurs disposent de deux options pour supprimer une personne de leur compte : Désactiver ou Supprimer. Les deux options révoqueront la possibilité pour l’utilisateur d’accéder à votre compte Sell et mettront fin à toutes les intégrations existantes créées par cette personne.

Prenez en compte les différences ci-dessous pour décider de désactiver ou de supprimer un utilisateur.

  • Désactiver
  • Supprimer
Conseil : la différence principale entre la désactivation et la suppression d’un utilisateur est qu’un utilisateur désactivé peut être réactivé alors que la suppression d’un utilisateur est permanente. N’oubliez pas que si un utilisateur est supprimé du compte, puis doit être à nouveau ajouté au compte, il sera ajouté en tant que nouvel utilisateur. Les actions entreprises par le nouvel utilisateur ne seront pas synchronisées avec les rapports historiques.

Désactiver

L’option de désactivation est généralement utilisée lorsqu’il est possible qu’un employé revienne dans l’entreprise ultérieurement ou si un employé quitte l’entreprise et que ses actions passées doivent être conservées dans le compte.

    • La désactivation est une option temporaire. Vous pouvez réactiver ou supprimer l’utilisateur ultérieurement.
    • Les leads, contacts, opportunités de vente et tâches peuvent rester sous le nom de l’utilisateur désactivé jusqu’à ce que le propriétaire soit mis à jour. Vous ne pouvez pas affecter de nouveaux enregistrements à l’utilisateur dans le compte. 
    • Un utilisateur désactivé apparaîtra toujours dans les rapports Sell pour l’analyse des actions passées de son compte. 
    • Les conversations par e-mail historiques de l’utilisateur désactivé sont conservées tant que l’utilisateur reste désactivé. 
Remarque – Si vous projetez de désactiver un utilisateur mais que vous ne souhaitez pas que ses conversations par e-mail soient conservées dans Sell pour des raisons de confidentialité ou de sécurité, demandez à l’utilisateur de déconnecter son intégration de messagerie avant de le désactiver du compte. L’autre option permettant de retirer un utilisateur de votre compte, la suppression, supprimera également toutes les conversations par e-mail.

Pour en savoir plus, consultez l’article : Désactivation d’un utilisateur dans Sell.

Supprimer

L’option de suppression est généralement utilisée lorsqu’un représentant commercial quitte l’entreprise et que vous souhaitez réaffecter ses dossiers.  

  • La suppression est une option permanente. 
  • Vous devez affecter la propriété de tous les leads, contacts et opportunités de vente précédemment affectés à votre représentant commercial à un autre utilisateur actif.
  • Le nom d’un utilisateur supprimé s’affichera dans les rapports historiques sous la forme « nom d’utilisateur - supprimé ».
  • Toutes les données de conversation par e-mail du représentant sont supprimées de Sell.

Pour en savoir plus, consultez l’article : Suppression d’un utilisateur dans Sell.

Important : La désactivation ou la suppression d’un utilisateur n’est pas reflétée dans votre abonnement. Si vous supprimez un utilisateur par le biais de l’une de ces options, vous libérez un poste/une licence, qui devient disponible pour un autre utilisateur. Pour en savoir plus, consultez l’article : Ajout et suppression de licences Sell. 

Vous trouverez une comparaison plus détaillée des activités affectées par la désactivation ou la suppression dans le tableau ci-dessous :

  Désactivation Suppression
Notes Les notes de l’utilisateur désactivé restent dans le compte. Les notes de l’utilisateur supprimé restent dans le compte. 
Collaborateur Un utilisateur désactivé apparaît toujours en tant que collaborateur.  Un utilisateur supprimé apparaît toujours en tant que collaborateur.
Conversations téléphoniques  Les conversations téléphoniques de l’utilisateur désactivé restent dans le compte.  Les conversations téléphoniques de l’utilisateur supprimé restent dans le compte. 
SMS Les SMS sont enregistrés dans le compte.  Les SMS sont enregistrés dans le compte.
E-mails  Les conversations par e-mail de l’utilisateur sont gelées dans Sell, sauf s’il désactive l’intégration de la messagerie avant qu’il ne soit lui-même désactivé. Si vous supprimez un utilisateur du compte, toutes ses conversations par e-mail sont supprimées dans Sell.
Propriété Un utilisateur désactivé peut rester propriétaire de leads, contacts et opportunités de vente.  Vous devez réaffecter la propriété de chaque lead, contact et opportunité de vente à un autre utilisateur. Le nom de l’utilisateur supprimé n’apparaîtra pas dans les listes intelligentes.
Tâches et rendez-vous Les tâches et rendez-vous futurs et passés de l’utilisateur désactivé sont enregistrés dans le compte.  Les tâches et rendez-vous futurs et passés de l’utilisateur supprimé sont enregistrés dans le compte sous le nom « nom - supprimé ». 
Rapports Les activités des utilisateurs désactivés s’affichent toujours dans les rapports.  L’activité des utilisateurs supprimés, à l’exception des conversations par e-mail, s’affiche dans les rapports sous le nom « nom - supprimé ». 
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