Création d’un fichier CSV pour l’importation des leads, contacts et opportunités de vente

Vous pouvez importer vos contacts, leads et opportunités de vente dans Zendesk Sell en utilisant un fichier CSV, ce qui vous permet d’importer rapidement des informations en masse. Si vous mettez à jour des opportunités de vente existantes en masse, consultez Importation des leads, contacts et opportunités de vente en utilisant un fichier CSV.

Remarque – Vous pouvez importer la plupart des types de champs, mais pas tous (consultez Types de champ non pris en charge pour l’importation).

Cet article aborde les sujets suivants :

• Préparation de votre fichier CSV
• Exemple de modèle CSV

Articles connexes :

• Importation des leads et contacts en utilisant un fichier CSV
• Importation des opportunités de vente en utilisant un fichier CSV
• Mise à jour en masse à l’aide d’un fichier CSV

Préparation de votre fichier CSV

Lorsque vous créez une liste d’utilisateurs à importer, vous allez sans doute travailler dans un système de gestion des utilisateurs, en utilisant une fonctionnalité d’exportation CSV. Si vous devez créer une liste en partant de zéro, vous pouvez utiliser un tableur tel que Microsoft Excel ou OpenOffice Calc.

Pour préparer votre fichier, vérifiez les points suivants :

• Le fichier que vous téléchargez est formaté correctement pour que le téléchargement réussisse.
• Les champs personnalisés de case à cocher contiennent des valeurs qui sont « 0 » ou « 1 » (équivalent à Non/Oui).
• La première ligne des colonnes de votre fichier CSV contient un en-tête. Cela vous aide à identifier les données que vous mappez pendant l’importation.
• Les données que vous n’importez pas pour un champ ne sont pas répertoriées pas dans la ligne d’en-tête.
• Le fichier CSV est formaté correctement et enregistré avec l’encodage de caractères UTF-8 ou UTF-16 pour garantir qu’il gère correctement tous les symboles, par exemple : — , “, č, ć, ł).
• Il n’y a pas de sauts de ligne dans vos données car les sauts de ligne dans la ligne d’en-tête causent des problèmes dans le processus d’importation.
• La taille de fichier de votre importation est raisonnable. Ne dépassez pas 3 000 contacts par importation. Par exemple, si votre fichier CSV contient 5 000 contacts, il peut être judicieux de l’importer en deux fois. Il n’y a pas de limites du nombre de contacts que vous pouvez charger ni du nombre de fichiers CSV que vous pouvez importer.
• Si vous voulez affecter un lead ou un contact à un utilisateur de votre compte, vous devez inclure une colonne intitulée Propriétaire au fichier afin de la mapper avec le champ Propriétaire dans Sell. La mention Propriétaire indique l’utilisateur de votre compte auquel appartient un lead ou un contact spécifique.
• Si vous importez des opportunités de vente et associez chacune d’entre elles avec un contact, le contact peut être un contact de personne ou un contact d’entreprise.
  • Si votre opportunité de vente est associée à un contact qui est une personne, ce contact doit avoir un nom de famille. Si vous importez le nom complet de votre contact, il doit être séparé en deux colonnes : prénom et nom.
  • Si le contact de votre opportunité de vente se trouve déjà dans votre compte Sell, Zendesk fusionnera le contact existant avec celui qui se trouve dans votre fichier CSV et vous enverra un récapitulatif des données fusionnées par e-mail.
  • Chaque opportunité de vente a un nom d’opportunité de vente et un contact associé. Si une ou plusieurs de vos opportunités de vente n’ont pas d’étape spécifiée, elles seront placées à la première étape de votre pipeline par défaut.
  • Pendant l’importation, n’affectez pas les opportunités de vente à un utilisateur dans votre compte. Les données importées sont affectées à la personne qui les importe. Vous pouvez réaffecter les données une fois l’importation terminée.
• Si vous ajoutez un nom d’entreprise à un contact, deux enregistrements de contact seront créés dans votre liste de contacts Sell : un pour la personne et un pour l’entreprise. Pour cette raison, il est facultatif d’importer un nom d’entreprise avec vos contacts.
• Si vous importez des opportunités de vente, ajoutez une colonne Opportunité de vente ajoutée à votre tableur si vous souhaitez antidater la création des opportunités. Cette colonne est mappée avec le champ Date d’ajout de vos opportunités de vente. Si vous n’ajoutez pas de colonne Date d’ajout à votre fichier CSV, la date de la création de l’opportunité par défaut sera la date de fin de votre importation. Réfléchissez aux points suivants quand vous créez votre colonne Date d’ajout :
  • Si votre compte utilise le format de date américain et le format horaire de 12 heures, Sell ne fera correspondre la date que quand elle est écrite au format MM/JJ/AAAA.
  • Si votre compte utilise le format de date européen et le format horaire de 24 heures, Sell ne fera correspondre la date que quand elle est écrite au format JJ/MM/AAAA.

  Le tableau ci-dessous présente des exemples de champs que vous pouvez inclure au fichier CSV.

Tableau 1. Données d’importation (utilisateurs)

Champs	Description
first name	Le prénom du client.
last name	Le nom de famille du client. Le nom ou le nom de l’entreprise est obligatoire pour l’importation de nouveaux leads. Le nom est obligatoire pour les contacts.
name	Le nom complet du client. Peut être automatiquement divisé en prénom et nom de famille pendant le processus d’importation. Remarque – Zendesk Sell catégorise automatiquement les contacts comme contacts de personne (employés) et contacts d’entreprise. Le prénom et le nom de famille doivent être inclus dans chaque fichier importé pour que Zendesk sache comment appeler vos contacts. Sell vous donne la possibilité d’importer le prénom et le nom de famille séparément pendant le processus de mappage de l’importation. Les contacts d’entreprise n’ont pas besoin d’avoir un prénom et un nom de famille, mais seulement un nom dans un champ Nom de l’entreprise.
mobile number	Le numéro de portable du lead/contact.
work number	Le numéro professionnel du lead/contact.
email address	L’adresse e-mail complète du client (par exemple [e-mail]). Vous pouvez affecter plusieurs adresses e-mail aux clients en ajoutant des champs d’adresse e-mail supplémentaires.
company name	Le nom ou le nom de l’entreprise est obligatoire pour l’importation de nouveaux leads. Le nom de l’entreprise du client. Remarque – Si vous voulez associer des contacts à une entreprise, incluez une autre colonne pour le nom de l’entreprise à votre fichier. Pendant l’importation, Sell fera correspondre les contacts de personne et les contacts d’entreprise pour que vos contacts de personne s’affichent comme des employés quand vous consultez les entreprises dans Sell. Si vous importez des contacts de personne sans les mapper avec un nom d’entreprise, ces contacts de personne seront importés sans contact d’entreprise associé.
title	Le titre du poste du client.
source (lead)	Le canal à partir duquel a été créé le lead ou l’opportunité de vente (consultez Suivi des sources de leads et d’opportunités de vente). Il s’agit d’un champ déroulant. S’il n’y a pas de source existante correspondant à vos données importées, elle peut être automatiquement ajoutée à votre liste de sources existante et le mappage peut être modifié afin de remplacer le contenu par une source existante si vous le préférez.
industry	Le secteur d’activité du client pour vous permettre de catégoriser et filtrer les leads et les contacts. Il s’agit d’un champ déroulant. S’il n’y a pas de secteur existant correspondant à vos données importées, il peut être automatiquement ajouté à votre liste de secteurs existante et le mappage peut être modifié afin de remplacer le contenu par un secteur existant si vous le préférez.
notes	Les notes portant sur le client. Vous pouvez ajouter des notes à la carte du lead, du contact ou de l’opportunité de vente sous la forme de notes ou en ajoutant un autre champ (comme Description).
street (address)	L’adresse du client. Remarque – Quand vous importez une adresse dans un contact, nous vous suggérons de diviser les différentes parties de l’adresse en plusieurs colonnes dans votre fichier CSV. Cela vous permet de trier ces champs ou de les utiliser pour filtrer les données dans Sell. Vous devez vous assurer que les champs suivants sont séparés, chacun dans sa propre colonne, dans voter fichier avant d’effectuer l’importation : adresse (rue), ville, région/état, code postal et pays.
city	La ville du client.
postal code or zip code	Le code postal du client.
state/region	L’état ou la région du client.
country	Le pays du client. (champ déroulant)
company address	L’adresse de l’entreprise du client. Remarque – Si vous importez des adresses différentes pour les contacts de personne et les contacts d’entreprise, vous devez créer des colonnes différentes dans votre fichier : adresses des personnes et adresses des entreprises. Les colonnes d’adresse des personnes que vous devez inclure sont l’adresse de la personne (rue), sa ville, sa région/son état, son pays. Les colonnes d’adresse des entreprises que vous devez inclure sont l’adresse de l’entreprise (rue), sa ville, la région/son état, etc.
tags	Les marqueurs spécifiques ajoutés aux leads, contacts et opportunités de vente pour vous aider à catégoriser les clients et les filtrer rapidement dans des listes intelligentes et des rapports (consultez Utilisation des marqueurs avec les leads, contacts et opportunités de vente). Séparez les marqueurs par des virgules.
owner	L’utilisateur Sell à qui appartient le lead, le contact ou l’opportunité de vente.
website	Le site Web du client.
skype	Un lien incorporé vers le compte Skype du client.
facebook	Un lien incorporé vers le compte Facebook du client.
twitter	Un lien incorporé vers le compte X (anciennement Twitter) du client.
linkedin	Un lien incorporé vers le compte LinkedIn du client.
fax	Le numéro de fax du client.
description	Pour ajouter une description au profil du client.
champ personnalisé	Les champs personnalisés peuvent être mis en correspondance avec les champs personnalisés existants (ou créés pendant l’importation). Les champs personnalisés suivants sont pris en charge : Texte d’une seule ligne Paragraphe Numéro Liste déroulante Date Choix multiples E-mail Téléphone Adresse URL Case à cocher (avec une valeur de « 0 » ou « 1 »)

Les suggestions suivantes devraient aussi vous aider à gérer le processus d’importation au mieux.

• Il n’y a pas de limites du nombre d’enregistrements que vous pouvez importer simultanément, mais si vous importez un fichier de données CSV volumineux, il est conseillé de le diviser en plusieurs fichiers plus petits. Cela évite que l’importation ne prenne trop longtemps et vous pouvez vérifier que chaque fichier est importé correctement. Commencez par un fichier de 20 000 et si tout se passe bien, augmentez la taille des fichiers à 30-50 000 pour les fichiers suivants.
• Vérifiez qu’il n’y a pas de sauts de ligne dans votre ligne d’en-tête. Sinon, l’importation échouera.

Exemple de modèle CSV

Si vous n’avez pas encore de fichier CSV ou si vous voulez commencer de zéro, vous pouvez utiliser le modèle CSV de Zendesk pour remplir vos opportunités de vente en utilisant un programme comme Excel. Téléchargez l’exemple de fichier CSV