Planification de l’envoi des tableaux de bord

Après avoir partagé un tableau de bord, vous pouvez notifier les utilisateurs de ses mises à jour en leur envoyant automatiquement la dernière version par e-mail en fonction d’un calendrier que vous configurez. Dans cet article, vous allez apprendre à envoyer des tableaux de bord par e-mail à d’autres agents, ainsi qu’aux administrateurs et aux groupes. Avec les éditions Enterprise, vous pouvez aussi envoyer les tableaux de bord par e-mail aux utilisateurs finaux.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Planification de l’envoi d’un tableau de bord
• Consultation de tous les envois planifiés
• Modification d’un envoi planifié existant
• Suppression d’un envoi planifié

Planification de l’envoi d’un tableau de bord

Après avoir ouvert un tableau de bord, vous pouvez planifier son envoi à un ou plusieurs groupes.

Pour planifier l’envoi d’un tableau de bord

1. Dans un tableau de bord Explore que vous avez préalablement partagé, copiez l’URL du tableau de bord à partir de la barre d’adresse de votre navigateur (vous en aurez besoin plus tard) et cliquez sur Planifier.
2. À la page Envois planifiés, vous voyez tous les envois planifiés configurés précédemment. Cliquez sur Nouvel envoi planifié.

   

   Conseil : Pour voir les envois planifiés de tableaux de bord pour tous les utilisateurs Explore, vous devez avoir des permissions d’administrateur. Pour en savoir plus, consultez Consultation de tous les envois planifiés dans cet article.
3. À la page Planifier l’envoi, configurez les options suivantes :
   • Planifié : utilisez les listes déroulantes pour configurer l’heure et la fréquence des envois de chaque tableau de bord.

     Notez que l’heure de planification n’est pas exactement la même que l’heure d’envoi. L’heure de planification d’un tableau de bord est le moment auquel les rapports du tableau de bord sont calculés en utilisant les données synchronisées à ce moment dans Explore. Ainsi, si vous planifiez un tableau de bord à 9 heures, il est possible que ses destinataires le reçoivent après 9 heures, mais les rapports qu’ils voient quand ils le reçoivent reflètent les données telles qu’elles existaient dans Explore à 9 heures.

     Pour les rapports complexes ou les jeux de données volumineux, le calcul et l’envoi des données et la réception du tableau de bord par les destinataires peuvent prendre un certain temps.

     Remarque – Si vous planifiez l’envoi d’un tableau de bord qui doit renvoyer les données pour la totalité de la journée précédente, planifiez-le pour 2 heures du matin ou plus tard. La synchronisation des données Explore peut prendre jusqu’à deux heures, ainsi si vous planifiez l’envoi pour 2 heures du matin, vous êtes sûr que les données de la journée précédente ont été intégralement synchronisées avant l’envoi du tableau de bord.
   • Sujet : saisissez l’objet et le texte du message. Le texte entre {{brackets}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord.
   • Message : tapez le message que les utilisateurs recevront avec le rapport. Le texte entre {{brackets}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord.

     Si vous voulez que les utilisateurs accèdent au tableau de bord dans Explore, n’oubliez pas de coller l’URL de votre tableau de bord dans le corps du message, car elle n’est pas générée automatiquement. Sinon, les utilisateurs recevront uniquement une copie du tableau de bord dans les formats que vous spécifiez dans la section Inclut.

     Si l’URL du tableau de bord est très longue, envisagez d’utiliser un service de réduction d’URL comme Bitly afin de la raccourcir et de faciliter la lecture de votre message.

   • Inclure : sélectionnez un ou plusieurs formats pour la livraison. Vous avez le choix entre :
     • Image : envoie le tableau de bord sous la forme d’un fichier d’image (.png) pour chaque onglet.
     • PDF : envoie le tableau de bord sous la forme d’un fichier PDF unique (.pdf) incluant tous les onglets.
     • Excel : envoie le tableau de bord sous la forme d’un fichier Excel (.xlsx) pour chaque onglet.
     • CSV : envoie chaque rapport sous la forme d’un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv). Les fichiers .csv pour chaque onglet sont compressés dans un fichier .zip.
       Remarque – Pour les envois planifiés, les pièces jointes aux e-mails ne peuvent pas dépasser 20 Mo. Si la taille totale des pièces jointes dépasse cette limite, l’e-mail ne sera pas livré. Pour éviter de dépasser cette limite quand vous planifiez d’envoyer des tableaux de bord volumineux, évitez d’utiliser les formats PDF et image en même temps.

   

4. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner les destinataires.
5. À la page suivante, choisissez les groupes ou les utilisateurs auxquels envoyer le tableau de bord. Vous pouvez commencer à taper le nom d’un groupe ou d’un utilisateur dans le champ de recherche, puis le sélectionner quand il s’affiche dans la liste.

   Si vous ne voyez aucun groupe ou aucun utilisateur quand vous commencez à taper, vérifiez que vous êtes bien un administrateur Explore avec la permission de modifier le tableau de bord.

   

   Conseil : si vous utilisez Explore Enterprise et voulez planifier des envois de tableaux de bord aux utilisateurs finaux, vous devez d’abord activer cette option pour chaque utilisateur en ajoutant le marqueur explore à son profil. Pour en savoir plus, consultez Partage de tableaux de bord.
6. Cliquez sur Planifier quand vous avez fini.

La planification que vous avez configurée s’affiche à la page des envois planifiés.

Les destinataires des envois planifiés sont regroupés par langue et par fuseau horaire, avec un e-mail envoyé à chaque groupe. Si un envoi planifié échoue, un e-mail de notification est envoyé au propriétaire de la planification uniquement.

Consultation de tous les envois planifiés

Dans le menu Admin d’Explore, vous pouvez consulter et supprimer les envois planifiés.

Pour consulter tous les envois planifiés

1. Dans Explore, cliquez sur le menu Admin () dans la barre latérale gauche.
2. En haut au centre de l’écran, sélectionnez Envoi des tableaux de bord par e-mail (). Une liste de tous les envois planifiés s’affiche.

   

3. Vous pouvez sélectionner n’importe quel envoi planifié pour en savoir plus à son sujet. Vous pouvez aussi sélectionner un envoi planifié, puis cliquer sur Supprimer pour le supprimer.

Remarque – Quand un agent est rétrogradé, les envois planifiés qu’il avait créés sont immédiatement supprimés et ne peuvent plus être consultés sur cette page. Pour en savoir plus, consultez Meilleures pratiques pour la suppression des agents.

Modification d’un envoi planifié existant

Vous pouvez modifier un envoi planifié de tableau de bord existant sans le supprimer et le recréer de zéro.

Pour modifier un envoi planifié existant

1. Ouvrez le tableau de bord pour lequel vous voulez modifier l’envoi planifié.

   Vous pouvez aussi ouvrir la liste des envois planifiés, sélectionner l’envoi à modifier et cliquer sur le nom du tableau de bord dans le volet Détails de l’envoi planifié afin d’accéder au tableau de bord.

   

2. Cliquez sur Planifier.
3. Dans la fenêtre Envois planifiés, cliquez sur l’envoi à modifier.

   

4. Modifiez les détails de l’envoi ou les destinataires en fonction de vos besoins. Consultez Planification de l’envoi d’un tableau de bord pour en savoir plus.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour.

Suppression d’un envoi planifié

Vous pouvez supprimer un envoi planifié quand vous passez en revue tous les envois planifiés, mais vous pouvez aussi supprimer un envoi planifié que vous avez précédemment configuré à la page Envoi planifié.

1. Ouvrez le tableau de bord pour lequel vous voulez modifier l’envoi planifié.
2. Cliquez sur Planifier.
3. Dans la fenêtre Envois planifiés, placez votre curseur sur l’envoi à supprimer et cliquez sur le menu des options (), puis sur Supprimer.

   

L’envoi planifié est supprimé et les utilisateurs ne recevront plus d’e-mails.