Échanger des périodes de travail avec d’autres agents

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Gestion des collaborateurs ou Gestion de l’engagement des collaborateurs

Si un administrateur a configuré votre compte de façon à permettre aux agents d’échanger leurs périodes de travail, les agents peuvent s’envoyer des demandes d’échange. Ces demandes doivent être approuvées par un responsable.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Fonctionnement de l’échange de périodes de travail
• Échanger une de vos périodes de travail
• Accepter un échange de périodes de travail

Articles connexes

• Consultation et gestion de votre emploi du temps en tant qu’agent

Fonctionnement de l’échange de périodes de travail

Trois utilisateurs doivent accepter un échange de périodes de travail pour qu’il soit finalisé : les deux agents et un responsable. Si vous comprenez le processus global, vous saurez à quoi vous attendre.

Globalement, l’échange de périodes de travail implique les étapes suivantes :

1. Un agent fait une demande d’échange.
2. Les autres agents consultent les demandes d’échange dans le groupe de périodes de travail.
3. Les agents répondent à une demande en proposant l’une de leurs périodes de travail.
4. L’agent qui fait la demande initiale accepte ou refuse cette offre.
5. Une fois que l’agent qui a fait la demande initiale a accepté l’offre d’échange, son responsable est prévenu et peut l’approuver, la refuser ou répondre avec un commentaire.
6. Une fois qu’un responsable a approuvé l’échange, la demande est résolue et les périodes de travail sont interverties dans le système. Les deux agents reçoivent une notification par e-mail leur indiquant que l’échange a été approuvé.

Échanger une de vos périodes de travail

En tant qu’agent, vous utilisez l’application Emploi des agents dans Zendesk pour demander des échanges de périodes de travail.

Pour demander un échange de périodes de travail

1. Dans Support, cliquez sur l’icône Gestion des collaborateurs Zendesk () dans la barre latérale.
2. En regard d’Échanges de période de travail et cliquez sur l’icône du menu des options () et sélectionnez Échanger la période de travail.

   

3. Sélectionnez la date et l’heure de la période de travail à échanger.
4. Choisissez qui peut voir votre période de travail. Vous pouvez spécifier des utilisateurs individuels, Tout le monde, Mes équipes ou un lieu.

   Si vous spécifiez des utilisateurs individuels, ils reçoivent une notification par e-mail leur signalant votre demande. Sinon, votre demande est visible par les agents sélectionnés dans le groupe d’échanges, mais aucune notification n’est envoyée.

5. Sélectionnez votre date de période de travail de retour idéale. Cela aide les agents qui envisagent de prendre votre période de travail à comprendre quelle date vous intéresse.
6. Cliquez sur Envoyer une demande d’échange.

   

7. Votre demande est ajoutée au groupe d’échanges et visible par les agents que vous avez spécifiés dans la demande.

   

Accepter un échange de périodes de travail

Vous pouvez consulter les demandes d’échange des autres agents dans le groupe de périodes de travail.

Une fois que vous avez accepté un échange de périodes de travail, il faut encore qu’un responsable approuve l’échange pour qu’il devienne officiel.

Pour accepter un échange de périodes de travail

1. Dans Support, cliquez sur l’icône Gestion des collaborateurs Zendesk () dans la barre latérale.
2. En regard d’Échanges de période de travail et cliquez sur l’icône du menu des options () et sélectionnez Afficher le groupe des périodes de travail.

   

3. Toutes les demandes d’échange de périodes de travail à votre disposition sont répertoriées.

   Pour accepter un échange de périodes de travail, placez votre curseur sur la demande et cliquez sur La prendre.

   
4. Sélectionnez l’une de vos périodes de travail à échanger. Vous pouvez proposer n’importe quelle période de travail, mais il est recommandé de respecter les préférences de dates de l’agent qui a fait la demande.

   

5. Cliquez sur Envoyer votre offre.
6. Une fois votre offre envoyée, un e-mail est envoyé à l’agent qui a fait la demande d’échange. Il verra « {Nom de l’agent) souhaite prendre votre période de travail » dans l’application Emploi du temps des agents et il peut cliquer sur Consulter. Il peut alors choisir d’accepter ou de refuser votre offre.

   

S’il l’accepte, la demande est transférée au responsable de l’agent qui a envoyé l’échange pour approbation. Le responsable peut alors accepter la demande, la refuser ou y répondre avec un commentaire.

Les deux agents reçoivent un e-mail les prévenant de la décision du responsable.