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Gérez les demandes de congés des agents via la page de gestion des congés, sur laquelle vous pouvez approuver, refuser ou rouvrir les demandes. Communiquez avec les agents en utilisant des commentaires et des notes internes. Comparez les demandes de journées entières et de journées partielles aux périodes de travail planifiées et aux heures facturables. Les notifications vous tiennent au courant des demandes et vous pouvez modifier les demandes closes selon les besoins, afin d’assurer la précision du suivi et des communications.
Les administrateurs de Gestion des collaborateurs et les membres de l’équipe qui ont un rôle personnalisé avec permission peuvent gérer les demandes de congés des agents à la page Gestion des congés. Vous pouvez approuver, refuser ou rouvrir une demande.
Quand vous gérez les demandes de congés, vous pouvez aussi répondre par un commentaire qui est envoyé ayant fait la demande ou inclure une note interne que peuvent voir les autres administrateurs.
Articles connexes
Demandes de congés
Une demande de journée entière est mappée avec la période de travail planifiée de l’agent pour cette journée, par exemple une période de travail de 9 heures au lieu de 24 heures. Si un agent a plusieurs périodes de travail qui commencent le même jour, toutes ces périodes sont couvertes par des blocs de congés correspondants.
Les périodes de travail de nuit sont attribuées au jour où elles commencent et sont totalement couvertes si un agent demande une journée de congé entière.
Les heures facturables s’appliquent aux journées entières et partielles et représentent le volume de temps rémunéré couvert par les congés. Elles sont égales à la durée de la période de travail moins les portions non rémunérées, comme le déjeuner ou autres tâches non rémunérées.
Les heures facturables ne sont comptabilisées que les jours pendant lesquels l’agent est supposé travailler d’après ses paramètres d’emplacement affecté. Par exemple, si un agent ne travaille jamais le week-end, dans le cas d’un congé de deux semaines qui inclut un week-end, seuls les jours de semaine sont comptabilisés dans les heures facturables.
Du côté de l’agent, les demandes de journées de congé entières sont mappées avec le fuseau horaire de l’emplacement affecté de l’agent. Les agents voient une notification dans le produit pendant la demande. Cela garantit que les responsables et les agents voient la même source d’informations pour les congés.
Les blocs de congés et les heures facturables sont calculés quand la demande est envoyée et ne sont pas modifiés rétroactivement si la période de travail de l’agent change ultérieurement. Vous pouvez supprimer une demande de congés et l’ajouter à nouveau pour déclencher un nouveau calcul.
Approbation ou refus d’une demande de congés
Les administrateurs de Gestion des collaborateurs et les membres de l’équipe avec permission peuvent approuver ou refuser les demandes de congés en attente.
Quand un agent demande des congés, vous recevez une notification par e-mail. Si l’agent appartient à plusieurs équipes, les responsables de toutes les équipes auxquelles l’agent est affecté recevront la notification.
Si votre organisation n’a pas configuré plusieurs équipes, n’importe quel administrateur de Gestion des collaborateurs ou membre de l’équipe avec permission peut gérer les demandes.
- Dans Gestion des collaborateurs, cliquez sur Emploi du temps (
) dans la barre de navigation, puis sélectionnez Gestion des congés. - Placez votre curseur sur la demande que vous voulez approuver ou refuser, puis cliquez sur le menu des options (
) dans la colonne Action. - Sélectionnez Approuver la demande, Refuser la demande ou Répondre avec un commentaire.
- Si vous répondez avec un commentaire, vous pouvez saisir un message pour le demandeur.
Vous pouvez aussi saisir une note interne qui sera visible par les autres responsables et administrateurs, mais pas par le demandeur.
Une fois une demande approuvée ou refusée, elle est placée dans l’onglet Clos.
Réouverture d’une demande de congés close
Les demandes de congés closes sont les demandes qui ont déjà été approuvées ou refusées.
Les administrateurs Gestion des collaborateurs et les membres de l’équipe avec permission peuvent rouvrir les demandes closes si nécessaire.
- Dans Gestion des collaborateurs, cliquez sur Emploi du temps () dans la barre de navigation, puis sélectionnez Gestion des congés.
- Cherchez l’agent ou l’équipe pour lequel ou laquelle vous voulez rouvrir la demande de congés.
- Faites glisser la barre coulissante de En attente à Clos.
- Dans la colonne Statut, placez votre curseur sur le statut de la demande et cliquez sur le menu des options ().
- Selon le statut de la demande, sélectionne l’une des options suivantes :
- Approuver la demande ou Refuser la demande
- Rouvrir la demande
- Rouvrir et répondre avec un commentaire
Si vous rouvrez une demande, elle est placée dans l’onglet En attente.