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Améliorez le contrôle des enregistrements d’objets personnalisés en configurant des règles d’accès. Ces règles vous permettent de gérer les enregistrements qui sont visibles par les agents et les utilisateurs finaux, en fonction de leurs rôles. Vous pouvez créer un maximum de 50 règles par objet, les appliquer aux permissions de consultation, d’ajout, de modification et de suppression, et même limiter l’accès par marque. Supprimez ou modifiez les règles en fonction de vos besoins pour optimiser la sécurité et l’organisation.
Quand vous créez des objets personnalisés, vous devez comprendre comment les agents et les utilisateurs finaux (aussi appelés clients) peuvent accéder aux objets et à leurs enregistrements. Avec les éditions Enterprise, vous pouvez définir cet accès à la page Rôles du Centre d’administration. Avec toutes les autres éditions, l’accès est prédéfini pour chaque rôle système, sauf celui de client.
Les règles d’accès sont des conditions supplémentaires qui déterminent quels enregistrements d’un objet sont visibles par les utilisateurs finaux et les agents ayant un rôle personnalisé avec la permission d’accéder aux enregistrements de l’objet. Les règles d’accès fournissent un moyen de limiter l’accès aux enregistrements d’un objet, plutôt que de devoir choisir entre accès total et aucun accès.
Article connexe : Configuration des permissions pour accéder aux enregistrements d’objets personnalisés
Création de règles d’accès
Les règles d’accès sont uniques à chaque objet personnalisé. Créez-en pour contrôler quels enregistrements sont visibles par les utilisateurs ayant un rôle avec la permission d’accéder aux enregistrements de l’objet.
Les règles d’accès peuvent être appliquées aux permissions de consultation, d’ajout, de modification et de suppression de chaque rôle séparément. Il est important de vérifier que les utilisateurs qui ont la permission d’ajouter, de modifier ou de supprimer des enregistrements ont aussi des permissions suffisantes pour les consulter. Ainsi, si un rôle a un accès complet pour l’ajout, la modification ou la suppression des enregistrements d’un objet, il doit aussi avoir un accès complet pour la consultation de ces enregistrements. De la même façon, si un rôle a un accès limité pour l’ajout, la modification ou la suppression des enregistrements d’un objet, il doit avoir un accès limité pour la consultation de ces enregistrements.
Les administrateurs peuvent créer un maximum de 50 règles d’accès par objet.
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur Objets et règles (
) dans la barre latérale, puis sélectionnez Objets personnalisés > Objets. - Cliquez sur le nom de l’objet personnalisé pour lequel vous voulez créer une règle d’accès, puis cliquez sur l’onglet Permissions.
- Sous Règles d’accès, cliquez sur Créer une règle d’accès.
- Saisissez le nom de la règle.
Les agents peuvent voir ce nom.
- (facultatif) Saisissez une description pour la règle d’accès.
- Cliquez sur Ajouter une condition pour configurer une règle de façon à appliquer toutes ou l’une des conditions que vous spécifiez.
Les conditions sont les qualifications nécessaires pour que l’utilisateur puisse accéder aux enregistrements de l’objet personnalisé.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 conditions par règle d’accès.
- Sélectionnez une catégorie, un opérateur de champ et une valeur pour chaque condition que vous ajoutez.
L’opérateur de champ détermine la relation entre la condition et sa valeur. Par exemple, si vous sélectionnez l’opérateur Est, votre condition devra être égale à la valeur. Différentes conditions utilisent différents opérateurs de champ.
- Cliquez sur Enregistrer.
La règle est immédiatement disponible pour être utilisée lors de la configuration des permissions d’accès limité pour un rôle.
Utilisation des règles d’accès pour limiter l’accès par marque
Si vous utilisez les champs de relation de recherche pour définir les relations entre les objets personnalisés et les marques, il est courant d’également limiter l’accès aux objets en fonction de la marque. Les règles d’accès sont le seul moyen de le faire.
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur Objets et règles () dans la barre latérale, puis sélectionnez Objets personnalisés > Objets.
- Cliquez sur le nom de l’objet personnalisé pour lequel vous voulez créer une règle d’accès, puis cliquez sur l’onglet Permissions.
- Sous Règles d’accès, cliquez sur Créer une règle d’accès.
- Saisissez un nom de règle, par exemple Marque associée.
Les agents peuvent voir ce nom.
- (facultatif) Saisissez une description pour la règle d’accès.
- Cliquez sur Ajouter une condition et sélectionnez les valeurs suivantes : Marque | est | (marque de l’utilisation actuel).
- Cliquez sur Enregistrer.
Application des règles d’accès aux permissions d’un objet
Pour préciser les enregistrements d’un objet qui sont disponibles pour les utilisateurs avec un rôle donné, vous pouvez utiliser la page Objets pour modifier les permissions de l’objet et les configurer sur l’accès limité, et spécifier les règles d’accès qui doivent être appliquées à chaque permission.
Consultez Définition des permissions des rôles personnalisés Enterprise pour les agents et Définition des permissions des utilisateurs finaux pour les objets personnalisés.
Modification d’une règle d’accès
Vous pouvez mettre à jour le nom, la description et les conditions d’une règle d’accès en fonction de vos besoins.
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur Objets et règles () dans la barre latérale, puis sélectionnez Objets personnalisés > Objets.
- Cliquez sur le nom de l’objet personnalisé pour lequel vous voulez modifier une règle d’accès, puis cliquez sur l’onglet Permissions.
- Sous Règles d’accès, cherchez la règle d’accès que vous voulez modifier et cliquez sur son nom.
- Mettez la règle d’accès à jour en fonction de vos besoins.
- Cliquez sur Enregistrer.
Suppression d’une règle d’accès
Si vous n’avez plus besoin d’une règle d’accès, vous pouvez la supprimer. Avant de supprimer une règle d’accès, vous devez arrêter de l’utiliser dans les permissions d’accès limité pour tous les rôles.
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur Objets et règles () dans la barre latérale, puis sélectionnez Objets personnalisés > Objets.
- Cliquez sur le nom de l’objet personnalisé pour lequel vous voulez supprimer une règle d’accès, puis cliquez sur l’onglet Permissions.
- Sous Règles d’accès, cherchez la règle d’accès à supprimer, cliquez sur l’icône de menu (
) et sélectionnez Supprimer. - Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Supprimer.