Le azioni di approvazione avanzate consentono agli amministratori di creare workflow automatizzati, detti flussi di azioni, che creano richieste di approvazione e quindi eseguono azioni successive in base alla risposta alla richiesta di approvazione. Ciò consente di automatizzare le operazioni successive, come mettere in pausa, continuare o terminare il processo, inviare notifiche alle parti interessate o aggiornare i campi.

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Le azioni di approvazione avanzate consentono di automatizzare i workflow creando richieste di approvazione e attivando i passaggi successivi in base a risposte come approvato, rifiutato o ritirato. Puoi impostare flussi di azioni multiramo per gestire esiti diversi, aggiornare i ticket di conseguenza e gestire i timeout. Per usare queste funzionalità per automatizzare i processi di approvazione e le notifiche nei workflow assistenza , è necessario aderire al programma di accesso anticipato.

Le azioni di approvazione avanzate consentono agli amministratori di creare workflow automatizzati, chiamati flussi di azioni , che creano richieste di approvazione e quindi eseguono azioni successive in base alla risposta alla richiesta di approvazione. Ciò consente di automatizzare le operazioni successive, come mettere in pausa, continuare o terminare il processo, inviare notifiche alle parti interessate o aggiornare i campi.

Creazione di flussi di azioni di approvazione umani nel ciclo

Puoi usare il passaggio Crea richiesta di approvazione nei flussi di azioni e configurarlo in modo che attenda una risposta. Ciò fa sì che un flusso di azioni attenda fino a 30 giorni prima di una risposta alla richiesta di approvazione. La creazione di flussi di azioni che includono questa azione consente di creare automaticamente richieste di approvazione e automatizzare i passaggi successivi in base alla risposta alla richiesta di approvazione.

Ad esempio, il seguente flusso di azioni di esempio usa i passaggi branch per definire i percorsi automatizzati per tutte le possibili risposte a una richiesta di approvazione:
  1. Passaggio 1 - Trigger del flusso di azioni : Il trigger del flusso di azioni. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa correlata a un ticket, come la creazione o un tipo specifico di aggiornamento. Per questo esempio, usiamo il trigger Ticket creato e specifichiamo le condizioni che il ticket deve soddisfare.
  2. Passaggio 2 - Ottieni i dettagli del ticket : Recupera le informazioni sul ticket usando l’ID ticket come input di variabile dal trigger del flusso di azioni.
  3. Passaggio 3 - Invia richiesta di approvazione : Seleziona Attendi risposta come comportamento di gestione della risposta del passaggio, specifica l’ID ticket come input di variabile dal trigger del flusso di azioni, seleziona direttamente un utente o una variabile ID utente per identificare dinamicamente il responsabile dell’approvazione appropriato, quindi inserisci l’oggetto e la descrizione del richiesta di approvazione.
    Quando il passaggio è configurato per attendere una risposta, viene creato automaticamente un branch per ogni possibile esito:
    • Approvata
    • Rifiutata
    • Ritirato
    • Scaduto (usato principalmente quando il passaggio è scaduto perché non è stata ricevuta alcuna risposta entro 30 giorni)

  4. Passaggio 5 e successivi
    1. Nel branch Approvato , aggiungi i passaggi che proseguono il workflow. Ad esempio, puoi aggiungere un altro passaggio della richiesta di approvazione per un processo di approvazione multilivello, seguito da un altro branch per gestire i tre possibili esiti.
    2. Nel branch Rifiutato , aggiungi uno o più passaggi per aggiornare il ticket con un campo aggiornamento, un tag o un commento che indichi il rifiuto come soluzione del ticket.
    3. Nel branch Ritirato , aggiungi uno o più passaggi per aggiornare il ticket con un campo di aggiornamento, un tag o un commento che indica che la richiesta è stata ritirata.
    4. Nel branch Scaduto , aggiungi uno o più passaggi che aggiornano il ticket con un campo di aggiornamento, tag o commento che indica che il flusso di azioni è scaduto in attesa di una risposta alla richiesta di approvazione.

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