Recentemente, a Microsoft anunciou que está implementando mudanças para ajudar a reduzir a quantidade de spam que seus usuários recebem. Essa mudança é um avanço positivo e com o qual a Zendesk se alinha. Você pode enfrentar atrasos ou rejeições no envio de e-mails, pois essas alterações incluem requisitos relacionados aos limites de taxa, além de verificações de DNS para checagem da integridade de seus registros. A Zendesk está sempre monitorando ativamente a integridade de nossa infraestrutura para oferecer a melhor entrega possível.
Essas alterações da Microsoft seguem mais os padrões RFC, especificamente SPF e DKIM. Esses são padrões que o Zendesk também adota e oferece suporte com o nosso produto.
Avaliação da integridade da sua instância do Zendesk e do seu domínio
Devido às mudanças feitas pela Microsoft, as contas podem querer revisar a integridade de sua instância do Zendesk, especificamente a seção Endereços de suporte na página E-mail, na Central de administração, e a configuração do Domínio personalizado para DKIM.
Os endereços de suporte do sistema (suporte@seusubdomínio.zendesk.com) utilizam SPF e DKIM para garantir que atendam aos requisitos de envio. O tráfego enviado desses endereços é autenticado por nossa própria autoridade com esses dois protocolos.
Quando estamos enviando tráfego em nome do domínio de uma conta (suporte@seusubdominio.com):
- Incentivamos as contas a adicionar um registro SPF para seus endereços de suporte externos. Além disso, incentivamos os clientes para que examinem a integridade do registro SPF de seu próprio domínio (EasyDMARC, EmailStuff e Kitterman são ferramentas úteis). Se você vir erros em qualquer um desses serviços de verificação, resolva o problema com o administrador do domínio ou provedor de e-mail.
- A habilitação do DKIM é altamente recomendada (após a adição dos registros DNS necessários). Isso adiciona uma camada extra de validação ao tráfego de e-mail de saída de uma conta. Não ative esse recurso sem primeiro adicionar os registros DNS/cname necessários.
- Adicione um registro DMARC ao seu domínio. Isso é feito totalmente fora do Zendesk e pode exigir a assistência de seu administrador de domínio ou provedor de e-mail.
Outras considerações para melhorar a integridade do seu tráfego de email
- Remova os links de vendas e marketing das assinaturas de seus agentes ou de seus gatilhos, automações ou modelo HTML. Eles podem ser vistos com mais severidade pela Microsoft (e outros destinatários, como Gmail e Yahoo) e fazer com que seu tráfego de suporte transacional pareça parte de uma tentativa de venda ou marketing não convidada.
- Considere remover os endereços @outlook.com para arquivamento de e-mails ou substituí-los por um endereço projetado para lidar com cargas de tráfego crescentes. A Microsoft está implementando limites de taxa. As contas de email gratuitas não foram projetadas para fins de arquivamento comercial.
- Examine seus fluxos de trabalho de email. Em geral, se um usuário não tiver enviado um e-mail para você primeiro, o recebimento de uma mensagem automática pode parecer tráfego indesejado, especialmente para qualquer provedor de e-mail gratuito.
Resumo
Embora a Zendesk não tenha controle sobre o comportamento ou as políticas de aceitação de qualquer serviço ou recurso externo, é comum que esses serviços implementem alterações para aderir melhor aos padrões RFC. A Zendesk monitora as atualizações e alterações dessas políticas para garantir os mais altos níveis de entrega e incentiva nossos clientes a utilizar práticas de envio íntegras, que são uma parceria entre:
- O que fazemos como remetente de email
- Os registros DNS existentes para o seu domínio
- As políticas de aceitação em vigor no serviço destinatário
Embora esses novos requisitos da Microsoft estejam alinhados com as políticas que muitos servidores de e-mail usam há algum tempo, as contas que não adotaram SPF/DKIM ou que possuem registros inválidos devem considerar aproveitar esses protocolos de autenticação.
Como obter assistência
Se você tem dúvidas sobre os registros DNS ou a integridade do seu domínio, encaminhe a questão para o administrador do domínio ou provedor de e-mail. A Zendesk não pode investigar ou solucionar esses problemas, pois estão fora do nosso escopo de suporte.
Se você tem dúvidas sobre emails específicos da sua conta do Zendesk, entre em contato com o Suporte ao cliente Zendesk. Se você tiver comentários sobre o produto ou solicitações de recursos relacionados a esse anúncio, visite o fórum da comunidade, onde coletamos e gerenciamos o feedback dos clientes sobre o produto.